芻議事業(yè)單位檔案管理信息化建設

吳麗麗

摘 要： 為適應社會進步發(fā)展的步伐，一些事業(yè)單位在辦公信息化方面進行了革新。這充分考慮到對單位內(nèi)檔案資源的管理和開發(fā)，進一步加強檔案共享的可能性，繼而帶動整個單位辦事效率的提升，如此事業(yè)單位的檔案信息化建設趨勢足以預料。解決好檔案信息化方面的問題，對事業(yè)單位的檔案信息化意義非凡。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 檔案管理信息化 建設方略

站在時代的前沿不難預料，未來時代的事業(yè)單位檔案信息化管理與建設是必須經(jīng)歷的一個階段，這將極大地簡化舊有的工作程序，使得相關(guān)檔案管理迅捷、容易。那么如今解決好檔案信息對應管理任務中的問題，尋找到新的對接點，合適的方法讓這些信息化管理思路得以付諸實踐。

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對檔案信息化的建設關(guān)注度不夠。一般事業(yè)單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關(guān)注與取得突出的工作業(yè)績。深受既有觀念的誤導，大多數(shù)人認為此類檔案信息的建設工作技術(shù)含金量低。此外，在一些高層管理者看來，單位的檔案信息管理屬于事務性操作，不能直接帶來經(jīng)濟效益，有關(guān)單位重視不夠，甚至于相關(guān)領(lǐng)導層簡單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無法將檔案所具有的價值發(fā)揮出來，制約現(xiàn)如今檔案管理邁向信息化建設的加強。然而，在相當大的程度上，大家都忽略事業(yè)單位中的檔案資料是深受法律所保護的，帶有相當程度的法律效力，不僅僅要求有關(guān)檔案整理人員的嚴謹，而且要求相應管理高層在認識上有所轉(zhuǎn)變，重視資金與人才的扶持。

2.建設、管理信息化檔案針對性弱。在大趨勢下，已經(jīng)有部分事業(yè)單位實施了檔案管理信息化建設，可是效果不盡如人意，在技術(shù)層面上來說，處于較低級的水準，自然檔案管理效率提高不顯著。同時，這種缺失體現(xiàn)在有關(guān)安全管理度上，一些本應由專業(yè)文員、專業(yè)部門監(jiān)控的步驟都被簡化，最重要的安全管理步驟缺乏針對性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢，有關(guān)建設成效仍舊不容樂觀，現(xiàn)實是與電子信息技術(shù)連接性弱，多項工作管理深度不夠，針對性低，管理建設工作亟待革新。

3.管理員工自身素質(zhì)的薄弱。一些中小單位，考慮到發(fā)展規(guī)模、經(jīng)費限制等因素，在許多人事變動之時，就忽視對單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關(guān)培訓，多數(shù)的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識與內(nèi)容。也有些員工簡單地理解為是對人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對信息化管理檔案的最基礎的要求。問題還表現(xiàn)在其他地方，工作人員綜合素養(yǎng)偏低，很多具體管理工作進行時都未曾分類化、歸納化，任務完成水平低，嚴重制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展，特別是在諸多事業(yè)單位中檔案管理方向上的計算機型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細、細致的整理監(jiān)督流程，繼而讓諸多問題不能在第一時間反饋給上級部門，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發(fā)現(xiàn)。因此，培養(yǎng)出專業(yè)性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設的方略

1.建立健全有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的體制、機制。長期以來，檔案管理相關(guān)工作作為事業(yè)單位基本工作之一，卻沒有在發(fā)展與績效上有所注重。加強對檔案管理的信息化建設離不開有關(guān)制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現(xiàn)代信息化管理檔案的切合點，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設工作實現(xiàn)劃時代的飛躍。在完善管理制度的基礎上，應該在單位內(nèi)組織各類培訓，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個員工及管理高層都意識到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監(jiān)督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監(jiān)督機制保駕護航，處于強有力的監(jiān)督之下，方能調(diào)動有關(guān)檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發(fā)揮檔案的價值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅決杜絕有關(guān)領(lǐng)導及工作人士利用職務之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監(jiān)督機制必須是事業(yè)單位內(nèi)部與外部監(jiān)管的協(xié)調(diào)一致、互相補充，在雙效的機制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無所遁形，可以為接下來解決方案的實施提供幫助，最終有利于整個事業(yè)單位管理信息化工作的高效運轉(zhuǎn)。

3.進行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計算機、電子型存儲器、相關(guān)數(shù)據(jù)庫等皆是實現(xiàn)信息化管理路徑的基礎所在。如此一來，相應的事業(yè)單位便理應在長遠的立場上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強關(guān)注，增加資金投入，使得有關(guān)硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤及多種硬盤是不可或缺的，在硬件設施完備的前提下，相關(guān)單位的檔案管理愈發(fā)科學化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質(zhì)水準。真正實施事業(yè)單位信息化的實踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實施，他們的工作能力與自身素養(yǎng)直接決定了相關(guān)工作的進程。于是事業(yè)單位必須開展定期的培訓活動，乃至是素質(zhì)考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)明顯提升，那么相關(guān)工作也會順利實施，信息化管理檔案將有條不紊地進行。

毋庸置疑，在這個時代的發(fā)展要求下，事業(yè)單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進行，但是前路挫折頗多，事業(yè)單位只有牢牢把握住革新的關(guān)鍵要素，切實處理各種各樣的艱難險阻，才能夠披荊斬棘，揚帆遠航。

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