企業(yè)合同管理職能辨析

倪育榮

摘 要：當前企業(yè)合同管理中不同程度存在著職能定位不清、審核內(nèi)容不明、業(yè)務發(fā)展模糊等弊端。文章就企業(yè)合同管理職能作進一步辨析，目的是澄清認識、明確定位、細化管理，促進合同管理健康發(fā)展，維護企業(yè)合法權(quán)益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同管理 主要內(nèi)容 職能建設

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）07-264-02

合同是企業(yè)對外經(jīng)濟活動的橋梁，是企業(yè)獲取經(jīng)濟利益的根本保證。當前企業(yè)合同管理中不同程度存在著職能定位不清、審核內(nèi)容不明、業(yè)務發(fā)展模糊等弊端。本文就企業(yè)合同管理職能作進一步辨析，目的是澄清認識、明確定位、細化管理，促進合同管理健康發(fā)展，維護企業(yè)合法權(quán)益。

一、合同管理職能的特殊性

合同管理簡單說就是指企業(yè)為實現(xiàn)合同目的，結(jié)合本企業(yè)實際，對本企業(yè)一系列可能產(chǎn)生法律后果的“合同行為”進行審查、控制、監(jiān)督的過程。合同管理職能就是指企業(yè)從事合同管理的機構(gòu)在合同運行過程中所應承擔的職責和所應發(fā)揮的作用。與企業(yè)其它管理職能相比，合同管理有自己的特殊性。

1.合同管理主體的特殊性。合同管理的主體是指企業(yè)內(nèi)部按照職權(quán)分工做出合同管理行為的各有關(guān)部門。企業(yè)其它管理職能的主體通常只是一個部門。而合同管理主體是以合同管理部門為核心構(gòu)建的一個系統(tǒng)性、綜合性整體，通常不是一個部門。

2.合同管理客體的復雜性。合同管理的客體，也就是企業(yè)合同管理主體的管理行為所指向的對象，即企業(yè)的“合同行為”。企業(yè)的合同行為是指企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門為了企業(yè)的利益，以企業(yè)的名義，依照職權(quán)實施的與合同關(guān)系相關(guān)的磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉(zhuǎn)讓等）、維權(quán)救濟等一系列行為的總稱。所有的合同行為都涉及到多個職能部門、多個相關(guān)崗位、多個時間接點，是一個動態(tài)與靜態(tài)結(jié)合的過程。企業(yè)其它管理職能行為相對簡單，涉及到上述情況的行為相對較少。

3.合同管理行為與法律后果的緊密性。企業(yè)合同管理直接作用于合同行為。合同運行過程中的各種合同行為其實質(zhì)是民事法律行為，是企業(yè)為實現(xiàn)合同目的不斷設立、變更、處分自己民事權(quán)益的過程，隨時產(chǎn)生法律后果。企業(yè)其它管理職能通常只及于企業(yè)內(nèi)部，不對外產(chǎn)生法律后果。

二、合同管理職能的主要內(nèi)容

根據(jù)合同管理的內(nèi)在邏輯，將合同管理職能進行歸納和劃分，有助于合同管理的專業(yè)化運作。合同管理職能就是管理主體對合同行為進行計劃、組織、領(lǐng)導（指導）、控制的過程。

1.計劃職能。計劃職能是管理者為實現(xiàn)組織確定的目標對工作進行的規(guī)劃和安排。合同管理的計劃職能主要表現(xiàn)為制定合適的合同管理制度。企業(yè)在制定合同管理制度時要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在所面臨的法律環(huán)境和現(xiàn)在所處的合同管理發(fā)展階段，確定企業(yè)合同管理的總目標和階段性目標，梳理合同管理業(yè)務，編制合同管理各個子項目的實施計劃，安排相應的組織保障、資源保障，確保合同管理各子項目的順利實施。合同管理制度要適度超前，體現(xiàn)對合同行為的引導。如果只是拘泥于現(xiàn)狀則不利于合同管理水平的提高，如果過度超前則會給合同管理帶來太大的阻力，不利于工作的開展。

2.組織職能。組織職能是管理者為實現(xiàn)管理目標和計劃而對各種管理要素的相互關(guān)系進行合理安排的過程。合同管理的組織職能主要表現(xiàn)為建立有效的授權(quán)管理體系，即給所有的合同行為設計組織結(jié)構(gòu)、分配權(quán)力、明確責任、配置資源、建立有效的信息溝通網(wǎng)絡等。有效的授權(quán)管理體系應當同時包括合同簽訂授權(quán)管理體系和合同履行授權(quán)管理體系。合同行為是不同合同業(yè)務部門發(fā)起的跨部門、分階段實施的行為體系，組織協(xié)調(diào)難度較大。實際工作中要避免只注重合同簽訂授權(quán)體系的管理而忽視合同履行授權(quán)體系的管理；要授權(quán)給真正負責從事這項業(yè)務的相關(guān)人員，做到權(quán)責明確和權(quán)責相適應。企業(yè)的各級領(lǐng)導應當通過“合同管理”對合同行為進行指導與審核，少直接參與具體的“合同行為”。

3.領(lǐng)導（指導）職能。合同管理的領(lǐng)導（指導）職能主要是指對合同管理體系內(nèi)相關(guān)成員的合同相關(guān)行為進行引導和施加影響的過程，使合同管理體系內(nèi)的相關(guān)個體或者群體能夠自覺地為實現(xiàn)合同管理相關(guān)目標而努力。這個職能通常由兩方面組成。一是縱向的領(lǐng)導職能，主要指合同管理主體的部門負責人對本部門內(nèi)部涉及合同事務的相關(guān)人員進行的指揮、激勵、考核等管理行為。二是橫向的指導職能，主要指合同管理部門的合同管理員對合同業(yè)務部門相關(guān)人員從事的合同行為進行的指導，即對合同磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉(zhuǎn)讓等）、維權(quán)救濟等一系列行為（包括這些行為的準備階段）所進行的指導。

4.控制職能?？刂坡毮苁侵冈诠芾碛媱澋膱?zhí)行過程中，由于管理環(huán)境的變化及其影響，使人們的活動或行為與組織的要求或者期望出現(xiàn)偏差，管理者采取糾偏措施，使管理計劃能按預定計劃進行，或者適當調(diào)整管理計劃從而達到預期目的。合同管理的控制職能主要表現(xiàn)為合同管理部門對合同的審查、檢查和評價。

合同審查主要包括合同的主體審查、合法合規(guī)性審查、商業(yè)性審查和表述性審查四個方面。主體審查是合同審查的前提。主體審查的內(nèi)容主要包括合同當事人的民事主體、合同代理人、經(jīng)營資質(zhì)的符合性、信用審查與履行能力等問題。合法合規(guī)性審查內(nèi)容主要是合同效力、合同內(nèi)容、合同訂立程序與流程是否符合法律法規(guī)要求與企業(yè)內(nèi)部相應的規(guī)章制度要求。商業(yè)性審查主要審查合同中約定的實現(xiàn)雙方合同目的的條款、明確雙方權(quán)利義務的條款、解決爭議的條款等是否清晰、明確、全面，是否具有可操作性，是否有利于實現(xiàn)企業(yè)權(quán)益最大化。表述性審查可能不直接涉及法律問題，但表述不精準的合同條款可能產(chǎn)生不利的法律后果，甚至有損企業(yè)利益。表述性審查應當做到使合同體例嚴謹、內(nèi)容齊備、表達精準、版面美觀等。

合同管理部門通過對合同行為定期或者不定期的檢查和評價，開展持續(xù)性的合同糾偏，促使合同管理水平循序漸近、螺旋式提升。

三、加強合同管理部門的職能建設

企業(yè)合同管理職能建設工作的關(guān)鍵是加強合同管理部門的職能建設，加強合同管理部門的職能建設應當注意以下要點：

1.合同管理要有正確的思維定位。合同管理的宗旨是為企業(yè)實現(xiàn)合同目的。在合同談判和合同審查中要特別注意自己代表的是一方合同當事人，而不是處于“居中裁判”的地位。必須明白所代表的企業(yè)在合同談判中所要追求的合同目的，在法律障礙與合同目的之間尋找平衡，要促成交易而不能破壞交易。不要片面地追求所謂的合同條款上的平等，應當充分考慮企業(yè)的短期利益和長期利益、局部利益和全局利益的關(guān)系，追求一個效益、效率、權(quán)益、風險和企業(yè)形象的最佳組合。

2.合同管理部門業(yè)務要向縱深發(fā)展。傳統(tǒng)的合同管理部門僅僅滿足于合法合規(guī)性審查、項目談判和應對必要的訴訟等傳統(tǒng)業(yè)務，法務人員缺乏對企業(yè)管理運營的興趣，在企業(yè)職能部門中常常處于邊緣化的位置。我們要突破傳統(tǒng)法律思維局限，不只是關(guān)注傳統(tǒng)法律事務范圍內(nèi)的事情，更多地關(guān)注與企業(yè)緊密相關(guān)的其它邊際法律事務。服務要盡可能包括但不限于法律，服務形式要多樣化，積極介入制度合法合規(guī)性審查、流程設計、合同信息化管控、紀檢監(jiān)察事務法治化運作等新領(lǐng)域，以傳統(tǒng)法律事務推動邊際法律事務的開展，以邊際法律事務帶動傳統(tǒng)法律事務的深化。

3.正確認識合同管理行為與合同行為的關(guān)系。合同行為主要由合同業(yè)務部門和財務部門完成，合同管理部門通常不是合同行為的直接參與者。合同管理職能的作用就是創(chuàng)造對合同行為相對的“體外監(jiān)督”條件。與紀檢監(jiān)察部門的“體外監(jiān)督”不同的是，合同管理更多地側(cè)重于過程的控制與監(jiān)督，即通過審查、蓋章等方式對合同行為的運行過程發(fā)揮“控制職能”。所以合同管理部門要以“事前防范合同風險，事中控制合同風險”為工作重點，以“事后補救合同風險”為補充，扎實做好合同管理工作。

四、結(jié)論

企業(yè)合同管理職能具有自己的特殊性。合同管理職能就是管理主體對合同行為進行計劃、組織、領(lǐng)導（指導）、控制的過程。做好合同管理部門的職能建設對于合同管理職能的發(fā)揮具有關(guān)鍵作用。

參考文獻：

[1] 全國合同管理師職業(yè)考試輔導教材.合同管理操作實務.經(jīng)濟科學出版社

[2] 胡科峰.企業(yè)合同管理實務指南.法律出版社

（作者單位：太鋼礦業(yè)分公司 山西太原 030000）（責編：賈偉）