將現(xiàn)代技術引入企業(yè)管理實現(xiàn)企業(yè)全面信息化管理

文｜本刊記者 汪莉莉

企業(yè)信息化建設是一個長期漸進、復雜浩瀚的艱巨工程，信息化建設使企業(yè)管理理念得到進一步提升。將現(xiàn)代信息技術引入企業(yè)管理，其本身就是一項具有探索性、創(chuàng)新性的工作。

信息化建設的有效實施，可以推動企業(yè)管理朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向邁出堅實步伐，也對企業(yè)規(guī)模擴張、提高質量、增強競爭力創(chuàng)造了條件。實際上，企業(yè)信息化建設是一個長期漸進、復雜浩瀚的艱巨工程，需要企業(yè)上上下下的參與，方方面面的支持。

以江蘇弘盛建設工程集團有限公司（以下簡稱“弘盛集團”）為例，弘盛集團坐落在神珠煥彩的魅力高郵，融集團總部、研發(fā)中心、設計院、檢測中心、培訓中心、商務會所、專家公寓為一體，是名播遠近的“江蘇省建筑業(yè)先進企業(yè)”。

弘盛集團始建于1998年11月，2007年2月獲得房屋建筑工程施工總承包特級資質，并擁有公路工程施工總承包、市政公用工程施工總承包、建筑裝修裝飾工程一級資質等。公司在南京、北京、上海、天津、重慶、成都、廣州、深圳、太原、蘇州、青島、昆明、大慶等20多個大中城市設有分公司。多年來，弘盛集團依靠科技進步、強化管理，堅持“以人為本、誠實守信、科技興企、精益求精”的企業(yè)宗旨，屢創(chuàng)佳績，所承建的工程獲部、省、市優(yōu)質工程100多項，獲得省市級文明工地80多項。

加強信息化基礎設施建設 建立健全管理體制

弘盛集團信息化建設始于上世紀九十年代的會計電算化，并逐步引進應用了建筑業(yè)設計和招投標預算等工具軟件，在企業(yè)生產施工管理中發(fā)揮了很好的作用。2008年10月，根據建設部下發(fā)的特級資質信息化考評標準，弘盛集團開始著手建立綜合性信息化系統(tǒng)。經過三個多月的行業(yè)調查和信息化學習與積累，于2008年12月開展了企業(yè)信息化招標，2009年年初，弘盛集團全面信息化建設正式啟動。

經過近兩年的努力，以特級資質信息化考評標準為主要依據的綜合信息化管理系統(tǒng)初具規(guī)模，一個涵蓋了辦公協(xié)同平臺、綜合項目管理系統(tǒng)、人力資源管理、集團化財務管理為一體的信息化系統(tǒng)已建成，各項管理業(yè)務正在應用，并取得進一步深化，在提升企業(yè)管理水準、加快企業(yè)經營效率上發(fā)揮了很大的作用。

2008年以來，在全面建設信息化軟件系統(tǒng)的同時，弘盛集團全面加強了信息化基礎設施建設。弘盛集團的中心機房建于2006年并于2009年進行了改造，由于公司新址落成，現(xiàn)中心機房位于弘盛大廈14樓北側，共二間，面積約為40平方米。設置有三只機柜，分別布置了運行三層交換機二臺，VPN500一臺用于安全登錄，網絡行為管理設備一臺用于日常上網管理，以及6臺服務器。中心機房的服務器現(xiàn)支撐的有：工程項目管理I6P系統(tǒng)、集成了OA辦公平臺，人力資源、集團財務管理、招投標管理、合同管理、進度管理、成本管理、質量安全等工程項目管理系統(tǒng)，另外自行布署了弘盛門戶網站，并實現(xiàn)與工商銀行、建設銀行進行網銀直連，用于集團資金結算管理等。同時配備了UPS電源、精密空調和氣體自動滅火系統(tǒng)。

弘盛集團門戶網站運行正常更新及時。江蘇弘盛門戶網站包括企業(yè)簡介、公司新聞、精品工程、科技創(chuàng)新、公司榮譽、最新通知、招聘信息等固定欄目。網站由專人負責，內容豐富全面，更新及時，通過文字、圖片等形式，直觀展示江蘇弘盛的發(fā)展成就和品牌實力，有利于加強與客戶、與社會、與員工的溝通和交流。網站首頁鏈接了企業(yè)管理信息系統(tǒng)和郵件系統(tǒng)登錄界面，方便了員工的日常工作。

實施信息化以來，弘盛集團建立了完整而又系統(tǒng)的管理制度。首先，公司組建了信息中心，引進3名計算機專業(yè)人才，分別負責機房及網絡管理、硬件終端維護、軟件系統(tǒng)開發(fā)與建設等各項工作，建立了嚴格的崗位考核制度。同時，在各基層單位和集團部門確立專兼職網絡管理員和信息員，分別實施本單位和本部門的信息化建設任務，形成了完善的信息化實施推廣組織。

其次，為規(guī)范企業(yè)信息化應用，建立了信息化實施制度，嚴格規(guī)定了項目管理業(yè)務流程，明確各崗位工作人員的信息化職能，配合全系列的信息化操作說明，通過全面的信息化培訓，保證了不同應用層面的信息化實施效果。

第三、為在短時間內深入開展信息化工作，建立了嚴格的信息化實施考核獎懲辦法，明確要求所有基層單位從領導到普通員工應全面投入信息化應用，完成日常業(yè)務工作，對不能按時準確完成的，將給予嚴厲處罰，對實施效果較好的單位也將給予獎勵，起到了較好的效果。

實現(xiàn)多系統(tǒng)協(xié)同、數(shù)據集成

江蘇弘盛集團信息化平臺全面整合了辦公自動化、綜合項目管理、檔案管理、人力資源管理、財務管理等多個子系統(tǒng)，并實現(xiàn)多系統(tǒng)協(xié)同和充分的數(shù)據集成。

辦公自動化系統(tǒng)能實現(xiàn)企業(yè)文檔管理，企業(yè)各類公文通過審批流程的實施，能在平臺進行及時發(fā)布。通過平臺消息機制，實現(xiàn)不同組織、員工之間的及時溝通和信息傳遞，極大提高了管理效率。通過企業(yè)文檔庫與知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)知識體系的有效管理，對形成規(guī)范的企業(yè)管理秩序和企業(yè)知識積累與共享起到了很好的作用。

綜合項目管理系統(tǒng)以項目周期過程為主線，涵蓋了從項目信息收集、招投標、合同簽訂與監(jiān)控管理、項目實施進度、質量、安全、物資、設備等全部要素進行動態(tài)監(jiān)控，以及項目成本等全部模塊，并通過業(yè)務流程規(guī)范，保證了項目數(shù)據充分、及時、有效得到利用，能較好的為項目決策提供支持。

人力資源系統(tǒng)涵蓋了人事異動、培訓、績效等全面功能，人力資源系統(tǒng)能與項目管理系統(tǒng)進行數(shù)據集成，在項目權限設置、績效評價等各個方面實現(xiàn)互通互聯(lián)。

為實施集團化財務管理，弘盛集團做了財務軟件的更替，一方面全面引入集團財務管理理念，實現(xiàn)全面預算管理，使財務效率得到提高，同時，將財務系統(tǒng)與綜合項目管理系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)項目業(yè)務數(shù)據到財務憑證到財務報表的集中處理，不僅加快了財務效率，并能為領導分析、企業(yè)決策提供保證。

在整個企業(yè)信息化平臺上，以上系統(tǒng)得到有效整合。整合的前提是對企業(yè)業(yè)務流程進行全面梳理和規(guī)范，并對基礎數(shù)據進行了統(tǒng)一設置，以保證業(yè)務流轉符合企業(yè)管理實際，數(shù)據能得到集成利用。

項目信息收集是任何項目開始的第一步，弘盛集團要求所有項目信息必須登入系統(tǒng)，避免分公司項目的沖突，并通過信息評審流程以確定是否進行投標以及確定投標工作的各種資源。

對確定參與投標的項目信息，應用專業(yè)預算軟件編制電子標書，上傳系統(tǒng)進行投標評審，并參加投標。對于投標過程，弘盛集團原本的會簽工作完全由信息化替代，信息異地上報，投標過程，會簽過程責任清晰，狀態(tài)明確。

成本管理是江蘇弘盛的管理重點，早在2005年公司就開始著手企業(yè)內部定額庫的建立，為管理信息化的實現(xiàn)打下了一定基礎。企業(yè)根據企業(yè)自主定額對承建項目的成本進行成本預算管理，項目經理部據此編制項目總成本計劃。在項目經理部簽訂項目承包合同后又制定項目實施成本計劃，繼而進行成本控制與成本核算。

成本預算按照不同項目制定項目預算文件，對分項工程的材料、設備、人工費用進行計劃。實際成本業(yè)務可以隨時調用成本預算數(shù)據、成本計劃數(shù)據，并可以取得成本分析模塊的數(shù)據作為審批的依據，對于超出原預算的成本，系統(tǒng)提供費用超支提示、強制無法審核（必須修改預算）等控制方法。

成本分析的設計采用贏得值法作為設計的主要依據。作為成本預算和成本控制的最終結果，采用贏得值法（三值法）對項目的費用進行管理。即以貨幣量來測量工程的進度和實施狀態(tài)。并對項目的可能完工時間和費用進行預測，分析當前的費用開支情況和項目進度執(zhí)行情況。

基于統(tǒng)一的物資編碼，從物資要料到實施采購，實現(xiàn)全過程流程管理，并在項目現(xiàn)場進行進貨、出貨登記，同步進行財務核算。

弘盛集團以設備的所有者（集團）、管理者（分公司）、使用者（項目部）三個角度，對自有施工設備進行管理，包括固定資產、設備經營和設備使用。對于項目部而言，通過對內部租賃設備和外單位設備租賃兩種不同的設備進行不同管理深度的應用，如圖是設備管理的應用架構。

在建立質量與安全知識庫的基礎上，通過明確項目質量、安全目標，加強過程檢查，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場質量與安全隱患，落實整改。

根據項目實際完工狀態(tài)，分別進行竣工資料和檔案分類管理，根據需要可以實現(xiàn)竣工資料的自動歸集，并轉為工程檔案。

總體規(guī)劃、分步實施信息技術與企業(yè)管理相融合

2008年以來，江蘇弘盛信息化總投入達700萬元，其中硬件設備采購投入300多萬元、軟件開發(fā)研發(fā)投入300多萬元。持續(xù)高額投入有效保證了信息化建設的進展和成效，目前江蘇弘盛綜合管理信息系統(tǒng)已經基本實現(xiàn)了公司、項目的全覆蓋。

弘盛集團信息化建設使企業(yè)管理理念得到進一步提升。將現(xiàn)代信息技術引入企業(yè)管理，其本身就是一項具有探索性、創(chuàng)新性的工作。江蘇弘盛信息化建設過程中領導掛帥，全員參與，上下齊心，勇于實踐，經受了一次全員管理理念的碰撞融合，為企業(yè)轉型發(fā)展、跨越發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展增添了強大的思想動力。近年，結合特級資質就位和信息化建設，江蘇弘盛技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新取得豐碩成果，主編的一部國家或行業(yè)標準編已出版，國家級工法、發(fā)明專利等成果位居同行前列，體現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)管理理念所帶來的創(chuàng)新軟實力。

同時，信息化建設使高效有序的企業(yè)決策機制進一步確立。隨著企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)的逐步完善，江蘇弘盛的決策機制也更加高效有序、更加科學嚴謹。一方面企業(yè)信息系統(tǒng)為決策層提供了全面、豐富、及時的基礎數(shù)據，以及經過科學分析、加工的管理信息，為企業(yè)決策提供了數(shù)據信息支撐；另一方面在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中諸多決策行為是根據既定流程進行的，集體決策、公開透明、相互監(jiān)督等決策原則得到有效貫徹，從而有效保證了企業(yè)的總體決策效能。

隨著企業(yè)信息化建設的逐步深入，公司、分公司層面和項目部層面對合同、成本、物資、資金、質量、安全，以及勞務用工等經營管理要素的動態(tài)管控能力明顯增強，公司上下防范風險、化解危機的應變機制明顯優(yōu)化，企業(yè)整體運行質態(tài)良性有序。近年來，江蘇弘盛涉及的訴訟、非訴訟案件大幅下降，合同履約率、顧客滿意率穩(wěn)定上升，企業(yè)社會聲譽又有新的提高。

企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)應用過程中收集、處理了大量經營管理數(shù)據信息，檔案管理和知識庫也提供了大量豐富、多元的管理信息和客戶信息。公司不同管理層級根據權限分享龐大的信息資源，有利于推動企業(yè)管理持續(xù)改進和不斷創(chuàng)新，有利于提高管理團隊的業(yè)務水平和管理能力，有利于促進市場開拓和生產經營朝著更加科學高效的方向邁進。近年江蘇弘盛各項管理名列全省同行前列，客戶關系穩(wěn)定，經濟效益明顯，成為高郵建筑業(yè)的第一品牌、江蘇建筑業(yè)乃至全國建筑業(yè)的知名品牌。

總體規(guī)劃與分步實施相結合。信息化建設的目的是強化企業(yè)內部管理，提高生產經營的計劃性和可監(jiān)管性，實現(xiàn)企業(yè)全面信息化管理，及時、準確監(jiān)控各項目部的執(zhí)行情況，并進行系統(tǒng)數(shù)據的匯總分析，為領導決策提供支持，從而使公司管理實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。信息化實施范圍涉及公司各個業(yè)務環(huán)節(jié)和部門，從公司計算機應用現(xiàn)狀、員工信息化意識和水平等實際情況出發(fā)，同時按照網絡建設和應用系統(tǒng)開發(fā)的自身規(guī)律，江蘇弘盛信息化建設堅持總體規(guī)劃，分步實施，總體規(guī)劃是統(tǒng)領，分部實施是方法，從而既保證了公司信息化建設的整體性、連貫性、兼容性，又節(jié)約了項目投資。

滿足需求與循序漸進相結合。江蘇弘盛的信息化建設從現(xiàn)實業(yè)務需求出發(fā)，從實際應用效果出發(fā)，不貪大求全，不搞花架子。江蘇弘盛堅持邊用邊改、逐步完善、循序漸進的原則，科學編制協(xié)同辦公、綜合項目管理、人力資源、財務和電子商務、檔案和知識管理、網絡視頻會議等應用系統(tǒng)的實施計劃和方案，用三年左右的時間建成了較為完善的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

應用為主與注重效果相結合。江蘇弘盛的信息化建設堅持把實際應用擺在突出位置，把應用效果列為首要考量標準，讓盡可能多的業(yè)務實現(xiàn)網上運行，讓盡可能多的人員主動進入系統(tǒng)，在較短時間、更廣范圍內讓公司決策層、業(yè)務管理層和現(xiàn)場操作層都能逐步體會、體驗到信息化的效能。

規(guī)范管理與資質考評相結合。信息化建設既是企業(yè)面向未來、做大做強的自身需求，也是特級資質重新就位的現(xiàn)實要求，因此江蘇弘盛信息化建設一方面以企業(yè)管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化為目標，高起點規(guī)劃、高標準實施；另一方面又堅持瞄準住房和城鄉(xiāng)建設部相關標準條件，認真比照，確保實施目標明確、方向對路。

專業(yè)服務與自主研發(fā)相結合。信息化建設是一項技術密集、專業(yè)性強的系統(tǒng)工程，單單依靠公司內部力量進行規(guī)劃實施是不現(xiàn)實的。江蘇弘盛堅持外部專業(yè)服務與內部自主研發(fā)兩條腿走路，一方面通過深入調研和正常的招標程序，選擇有實力、有影響的品牌軟件開發(fā)商作為信息化建設的合作伙伴開展合作服務；另一方面注重結合企業(yè)內部的創(chuàng)新研發(fā)，努力培養(yǎng)自有信息化人才，打造了一個符合自身實際的信息化建設模式。

全面深入地推進信息化建設是弘盛集團發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，也是公司經營管理團隊不可推卸的重要工作內容。特級資質就位考評之后，弘盛集團將繼續(xù)把企業(yè)信息化建設擺在十分突出的決策位置，著力做好以下幾方面的工作：

第一，切實加強制度建設，著力保持企業(yè)管理信息系統(tǒng)的常態(tài)運行。信息化建設的有序推進和信息系統(tǒng)的常態(tài)運行都必須依靠強有力的制度作保障，企業(yè)要將信息系統(tǒng)運行狀況作為與經營生產同等重要的指標列入企業(yè)績效考核體系，在年度管理目標中明確下達和分解信息系統(tǒng)運行指標，同步檢查，同時考核，嚴格獎懲，確保江蘇弘盛信息系統(tǒng)穩(wěn)定、有序運行，確保系統(tǒng)數(shù)據的全面性、真實性、時效性。

第二，切實加強信息化培訓，著力提升管理團隊參與應用信息系統(tǒng)的熱情和水平。業(yè)已建成的企業(yè)管理信息系統(tǒng)是江蘇弘盛企業(yè)管理的主要平臺和工具，要進一步創(chuàng)新思維，統(tǒng)一認識，增強所有管理環(huán)節(jié)應用信息化、依賴信息化的自覺性、主動性。要通過扎實有效的全員專題培訓，激發(fā)管理團隊特別是一線人員參與、利用信息系統(tǒng)的熱情，提高實際業(yè)務與信息系統(tǒng)對接的技能水平，確保信息化的參與度和影響面。

第三，切實做好總結回顧，著力鞏固和擴大信息化建設前期成果。要對過去三年多來江蘇弘盛信息化建設之路進行認真、細致、全面的回顧反思，總結經驗，梳理亮點，排找差距，分析原因，從而總結出順應信息化建設規(guī)律、符合特級資質標準、具有江蘇弘盛特色的大型施工企業(yè)信息化建設模式。

第四，切實調整優(yōu)化建設規(guī)劃，著力建設更高層次、更高水平的信息化。根據江蘇弘盛信息化建設的實踐和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調整，特級資質就位考評后，將加快制訂企業(yè)信息化建設總體規(guī)劃，在前三年建設成果和經驗教訓的基礎上，更高起點定位、更高標準規(guī)劃，努力將江蘇弘盛信息化建設推進到一個新階段。進一步加大投入力度，加快推進項目監(jiān)控、電子商務、手機短信等子功能模塊的實施。