高校圖書館信息化管理研究*
——以圖書館門戶網(wǎng)站改版為視角

陳嘉勇 嚴(yán)潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學(xué)圖書館 北京 100876）

高校圖書館信息化管理研究*
——以圖書館門戶網(wǎng)站改版為視角

陳嘉勇 嚴(yán)潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學(xué)圖書館 北京 100876）

目前國(guó)內(nèi)高校圖書館新一輪門戶網(wǎng)站的改版缺乏頂層設(shè)計(jì)。通過分析高校圖書館普遍存在的信息孤島現(xiàn)象，以及目前圖書館管理系統(tǒng)的局限性，借鑒產(chǎn)業(yè)界信息化管理的成功經(jīng)驗(yàn)，從高校圖書館門戶網(wǎng)站改版的實(shí)際工作中出發(fā)，設(shè)計(jì)出的符合高校圖書館需求的圖書館實(shí)體模型和信息化管理模式，以資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻(xiàn)率的提高為目標(biāo)，不斷推動(dòng)高校圖書館信息化管理模式的實(shí)踐和優(yōu)化。

圖書館門戶 高校圖書館 實(shí)體關(guān)系模型 信息化管理

1 引 言

隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，高校師生獲取學(xué)術(shù)資源的習(xí)慣發(fā)生了巨大變化，紙質(zhì)圖書借閱量逐年降低，電子資源使用量不斷升高，高校圖書館面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。面對(duì)用戶習(xí)慣改變的現(xiàn)實(shí)，高校圖書館一方面需要打造更舒適的館舍環(huán)境，吸引師生入館學(xué)習(xí)研討，另一方面，需要針對(duì)高校自身的學(xué)科領(lǐng)域整合圖書館的資源與服務(wù)，并通過新版的門戶網(wǎng)站來推出圖書館資源與服務(wù)體系，將用戶從Google學(xué)術(shù)等平臺(tái)拉回到承擔(dān)高校學(xué)術(shù)資源門戶作用的圖書館門戶網(wǎng)站上來。

圖書館的理論需要信息技術(shù)的推動(dòng)，情報(bào)學(xué)也因此應(yīng)運(yùn)而生。如今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展不僅豐富了情報(bào)學(xué)理論和方法的應(yīng)用，也推動(dòng)著各行各業(yè)的信息化管理進(jìn)程。高校圖書館也要適時(shí)搭上互聯(lián)網(wǎng)的快車，以門戶網(wǎng)站改版為契機(jī)，對(duì)圖書館的資源與服務(wù)體系進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，對(duì)圖書館的實(shí)體進(jìn)行歸納設(shè)計(jì)，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化重組。更重要的是，高校圖書館需要進(jìn)行管理模式的轉(zhuǎn)型和變革，要從對(duì)看得見的圖書和閱覽室的管理，逐漸過渡到對(duì)看不見的海量電子資源的管理，并且調(diào)動(dòng)館員的積極性提供深層次的學(xué)科服務(wù)，以提高圖書館資源利用率和館員貢獻(xiàn)率，從而輔助高校教學(xué)科研產(chǎn)出實(shí)現(xiàn)最大化，這樣才能提升高校圖書館的核心競(jìng)爭(zhēng)力，打破圖書館“消亡論”的預(yù)言。

2 現(xiàn) 狀

2.1 前端門戶網(wǎng)站改版

Web 1.0時(shí)代誕生的傳統(tǒng)高校圖書館門戶網(wǎng)站還歷歷在目，它們將圖書館的主要資源和服務(wù)入口分欄列在圖書館網(wǎng)站首頁上，網(wǎng)頁多以靜態(tài)頁面為主。當(dāng)新一輪高校圖書館門戶網(wǎng)站的改版熱潮開始后，舊版圖書館門戶網(wǎng)站將寫入歷史，并以“舊版鏈接”的形式放置在新版門戶網(wǎng)站的某個(gè)角落。

目前許多高校圖書館的新版門戶網(wǎng)站已經(jīng)陸續(xù)上線，如國(guó)外的斯坦福大學(xué)圖書館［1］、北卡羅萊納州立大學(xué)圖書館［2］，國(guó)內(nèi)的清華大學(xué)圖書館［3］、北京大學(xué)圖書館［4］、廈門大學(xué)圖書館、武漢大學(xué)圖書館、中國(guó)人民大學(xué)圖書館、北京理工大學(xué)圖書館、南京大學(xué)圖書館、南開大學(xué)圖書館等，這些新版門戶網(wǎng)站首頁多以知識(shí)發(fā)現(xiàn)平臺(tái)為主打，對(duì)資源與服務(wù)的劃分更加清晰，頁面經(jīng)過了專業(yè)美工設(shè)計(jì)，用戶體驗(yàn)有了大幅度提升。

通過仔細(xì)考察斯坦福大學(xué)圖書館門戶網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，其各級(jí)頁面鏈接規(guī)范，整體性強(qiáng)，網(wǎng)站不止用于信息發(fā)布、介紹與鏈接到圖書館相關(guān)資源和服務(wù)，還從各個(gè)維度揭示資源，并將服務(wù)細(xì)分并關(guān)聯(lián)到部門和館員，讓各部門館員的后臺(tái)管理工作呈現(xiàn)到網(wǎng)站前臺(tái)。相比較而言，國(guó)內(nèi)圖書館門戶網(wǎng)站雖然在用戶體驗(yàn)上得到了加強(qiáng)，但是大部分網(wǎng)站只是為了改版而改版，雖然大部分頁面是動(dòng)態(tài)生成的，但是仍然只起到了新聞公告等內(nèi)容的發(fā)布以及鏈接到資源與服務(wù)入口或其他系統(tǒng)的作用，網(wǎng)站后臺(tái)只提供給網(wǎng)站維護(hù)人員使用。雖然從表面上看國(guó)內(nèi)部分高校圖書館網(wǎng)站已經(jīng)能和國(guó)外知名高校的圖書館網(wǎng)站相媲美，但是從前端門戶網(wǎng)站背后的頂層設(shè)計(jì)以及圖書館信息化管理和運(yùn)營(yíng)上來看，國(guó)內(nèi)圖書館網(wǎng)站多以內(nèi)容管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)架構(gòu)，缺乏對(duì)圖書館進(jìn)行深入的實(shí)體分析與設(shè)計(jì)以及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組，國(guó)內(nèi)高校圖書館仍有許多需要思考和提升的空間。

在門戶網(wǎng)站的建設(shè)過程中，路線之爭(zhēng)也是圖書館需要面對(duì)的實(shí)際問題，技術(shù)部一般主張以技術(shù)為主導(dǎo)，信息咨詢部、讀者服務(wù)部等服務(wù)部門則一般主張由需求引領(lǐng)技術(shù)。本文認(rèn)為后者的產(chǎn)品思路更可取，以需求來推動(dòng)門戶網(wǎng)站的分析與設(shè)計(jì)，匯總來源于圖書館各部門和館員的需求，再對(duì)圖書館的各種實(shí)體進(jìn)行分析設(shè)計(jì)，以綜合考慮后臺(tái)的管理與前臺(tái)的展示。在技術(shù)層面，不論選擇自主研發(fā)，還是基于Drupal等開源軟件，技術(shù)研發(fā)已不再是問題。

2.2 后臺(tái)管理系統(tǒng)研發(fā)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行業(yè)公司的門戶網(wǎng)站改版都是一次對(duì)公司業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化重組和管理模式變革的重大舉措。同樣，門戶網(wǎng)站是高校圖書館面對(duì)讀者的主要窗口，其前端是與用戶接觸和互動(dòng)、與館舍并重的窗口，用于對(duì)外發(fā)布信息和展示資源與服務(wù)，其后臺(tái)應(yīng)是圖書館內(nèi)部的管理系統(tǒng)。圖書館應(yīng)整體設(shè)計(jì)門戶網(wǎng)站的后臺(tái)與前端，整合圖書館的相關(guān)系統(tǒng)以及各部門存在的信息孤島。

企業(yè)的現(xiàn)代化管理模式與企業(yè)的信息化有著緊密聯(lián)系，有了專業(yè)化的管理信息系統(tǒng)作為支撐，才能保證企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，并且實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)率、人員貢獻(xiàn)率和利潤(rùn)率的最大化。產(chǎn)業(yè)界的信息化管理也曾經(jīng)歷過由新聞發(fā)布、OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）等系統(tǒng)過渡到專業(yè)化管理系統(tǒng)的過程，其經(jīng)驗(yàn)值得高校圖書館借鑒。企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning，簡(jiǎn)稱ERP）是制造業(yè)青睞的系統(tǒng)，一般從物流的角度關(guān)注業(yè)務(wù)，對(duì)把貨物存放到倉(cāng)庫(kù)里到對(duì)銷售訂單的處理進(jìn)行有效的運(yùn)營(yíng)。

不同于以“產(chǎn)品”為中心的制造業(yè)，服務(wù)業(yè)主要關(guān)注人力資源，目的是要對(duì)不同專業(yè)技能的服務(wù)人員進(jìn)行合理調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)人員貢獻(xiàn)率的最大化。近年來，業(yè)界提出了專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化（Professional Service Automation， 簡(jiǎn)稱PSA）的概念，并稱之為面向服務(wù)業(yè)的ERP［5］。然而服務(wù)業(yè)極為分散，將某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用軟件應(yīng)用于所有的服務(wù)機(jī)構(gòu)顯然是不現(xiàn)實(shí)的，也很難想象快餐店、航空公司、咨詢公司和會(huì)展公司可以使用同樣的系統(tǒng)去支持各自不同的業(yè)務(wù)流程。盡管如此，服務(wù)業(yè)有著類似的基本工作模式，專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化存在著一個(gè)龐大的市場(chǎng)。

圖書館的管理系統(tǒng)起步比較早，重點(diǎn)關(guān)注資源的加工，有代表性的是集采訪、編目、流通、OPAC等功能為一體的主要針對(duì)圖書、期刊等紙本資源的MILINETS圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)［6］。但是其近幾年沒有及時(shí)跟上時(shí)代的步伐，朱明和胥偉嵐對(duì)國(guó)外圖書館管理系統(tǒng)做了研究述評(píng)［7］，鄂鶴年和Jane探究了國(guó)外圖書館管理系統(tǒng)的研發(fā)現(xiàn)狀［8］，他們發(fā)現(xiàn)圖書館的更多系統(tǒng)將重點(diǎn)放在集成，而沒有全盤考慮圖書館信息化管理和門戶網(wǎng)站的頂層設(shè)計(jì)，而且忽略了館員作為人力資源的價(jià)值。圖書館作為高校的資源保障中心和信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以成為館員面向高校師生提供專業(yè)能力的知識(shí)密集型機(jī)構(gòu)，也屬于服務(wù)業(yè)的范疇，應(yīng)借鑒在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下的服務(wù)業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，打造符合自身需求的管理系統(tǒng)。

圖書館學(xué)主要解決信息組織的問題，文獻(xiàn)分類和主題標(biāo)引是其重要的研究方向，MILINETS等系統(tǒng)發(fā)展了數(shù)十年，正是順應(yīng)了圖書館學(xué)研究，并且解決了圖書館對(duì)紙本資源管理與檢索的實(shí)際問題，成為了圖書館的必備系統(tǒng)。然而，隨著近年來電子資源的普及，以及對(duì)館員要求的不斷提高，圖書館作為高校的服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)將信息組織的范圍延伸至電子資源、基礎(chǔ)設(shè)施、館員等資源和服務(wù)數(shù)據(jù)，并對(duì)相關(guān)的實(shí)體進(jìn)行設(shè)計(jì)和分類，實(shí)現(xiàn)圖書館的信息化管理。圖書館門戶網(wǎng)站后臺(tái)的管理系統(tǒng)要做到的不止是讓館員對(duì)新聞公告等信息進(jìn)行管理和發(fā)布，還需要對(duì)圖書館的館藏、基礎(chǔ)設(shè)施和館員等多方面的資源進(jìn)行管理和運(yùn)營(yíng)，對(duì)圖書館基于館藏資源和基礎(chǔ)設(shè)施為高校師生提供的服務(wù)進(jìn)行受理和管理，讓各部門對(duì)圖書館遇到的問題或危機(jī)進(jìn)行預(yù)警和處理，以及對(duì)最重要的人力資源——館員的貢獻(xiàn)度進(jìn)行量化考核。

3 實(shí)體模型設(shè)計(jì)

在圖書館的日常工作中，時(shí)常會(huì)遇到一些問題，問題描述和責(zé)任部門如表1所示。

表1 高校圖書館日常工作中常遇到的問題

這些問題的存在往往是因?yàn)閳D書館各部門、館員之間存在著數(shù)據(jù)孤島，許多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的Word和Excel文檔形式存在于每位館員的辦公電腦中，或以紙質(zhì)形式存檔，而館員之間的溝通則通過電子郵件及其附件的形式傳遞相關(guān)的文檔，工作效率低下，有時(shí)還無法知道哪位館員有某文檔的最新版本。對(duì)高校圖書館的查收查引、科技查新等服務(wù)來說，用戶需提交紙質(zhì)申請(qǐng)，來館多次才能獲得報(bào)告，用戶體驗(yàn)較差，而館員在受理服務(wù)時(shí)，需要人工按照模版出具報(bào)告，在年末需要根據(jù)紙質(zhì)文檔人工統(tǒng)計(jì)工作量，并且在下一年不方便查詢館員的歷史工作記錄，無法為后續(xù)的工作提供參考。高校圖書館的門戶網(wǎng)站中大部分為靜態(tài)內(nèi)容，微信中的信息主要由人工編輯，而非從后臺(tái)中調(diào)用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，若干子系統(tǒng)未整合，需讀者多次登錄。

針對(duì)以上問題，高校圖書館應(yīng)該發(fā)揮圖書館學(xué)所擅長(zhǎng)的分類、編目等，以門戶網(wǎng)站改版為契機(jī)，自底向上調(diào)研和分析圖書館的需求，進(jìn)行圖書館管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，像對(duì)圖書館的紙本資源進(jìn)行編目一樣，來對(duì)圖書館本身的實(shí)體進(jìn)行“編目”。本文根據(jù)北京郵電大學(xué)圖書館的實(shí)際情況，在圖書館門戶網(wǎng)站的頁面設(shè)計(jì)過程中分析出圖書館的實(shí)體和關(guān)系。

以圖1所示的讀者服務(wù)部的組織機(jī)構(gòu)頁面為例，頁面中顯示了部門的負(fù)責(zé)人信息、所屬的總分館、部門的辦公地點(diǎn)分布、部門和下轄的閱覽室的開館時(shí)間、部門提供的服務(wù)以及相關(guān)館員的聯(lián)系方式，從中可得出如下頁圖2所示的部門、閱覽室、開館時(shí)間、服務(wù)、館員、辦公室、總分館等實(shí)體及其之間的關(guān)系。

從圖書館的組織機(jī)構(gòu)、館藏與服務(wù)布局、服務(wù)頁面、數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)航、資源類型導(dǎo)航、學(xué)科分類導(dǎo)航等各個(gè)角度分析出的實(shí)體和關(guān)系經(jīng)過歸納整理之后，可設(shè)計(jì)出圖書館的實(shí)體關(guān)系模型，如下頁圖3所示，圖中也將MILINETS等系統(tǒng)考慮在內(nèi)。

圖1 組織機(jī)構(gòu)前端頁面

圖書館實(shí)體關(guān)系模型的最理想情況是能夠同時(shí)應(yīng)用于圖書館的后臺(tái)管理系統(tǒng)、前端門戶網(wǎng)站以及微博、微信客戶端等平臺(tái)，打造高校圖書館領(lǐng)域的專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化和信息化管理模式，如圖4所示。圖書館通過后臺(tái)對(duì)圖書館實(shí)體進(jìn)行管理，并對(duì)服務(wù)進(jìn)行受理；通過前端對(duì)資源與服務(wù)進(jìn)行展示，同時(shí)也是服務(wù)申請(qǐng)的入口；微信作為一個(gè)微型的門戶網(wǎng)站，可以讓用戶通過簡(jiǎn)單的文本輸入、菜單點(diǎn)擊或跳轉(zhuǎn)對(duì)資源、服務(wù)進(jìn)行查詢，同時(shí)可以和微博一起向用戶推送圖書館最新動(dòng)態(tài)，提供咨詢服務(wù)。

圖2 組織機(jī)構(gòu)頁面的實(shí)體與關(guān)系

圖3 圖書館實(shí)體關(guān)系模型

圖4 圖書館實(shí)體關(guān)系模型應(yīng)用于管理后臺(tái)、門戶前端和微服務(wù)客戶端

4 管理模式研究

高校圖書館信息化管理的實(shí)踐必然帶來圖書館管理模式的轉(zhuǎn)型和變革，要從對(duì)館舍、紙本資源的管理，逐漸轉(zhuǎn)變到對(duì)海量電子資源的管理以及對(duì)館員的管理和運(yùn)用。高校圖書館作為高校的資源中心和信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，與服務(wù)業(yè)有著類似的基本工作模式：館員擁有某種特殊專長(zhǎng)技能，工作任務(wù)可以根據(jù)項(xiàng)目或課題進(jìn)行安排和管理，館員可以被調(diào)派，可以去不同學(xué)院進(jìn)行資源推廣或?qū)W科服務(wù)等工作。學(xué)科服務(wù)是各高校圖書館都在主打的服務(wù)，這種服務(wù)正是以項(xiàng)目或課題為運(yùn)作中心，以館員為核心資源，提供培訓(xùn)、情報(bào)分析、學(xué)科分析、科研規(guī)劃與管理相關(guān)的專業(yè)服務(wù)。本文基于符合高校圖書館需求的實(shí)體關(guān)系模型設(shè)計(jì)出高校圖書館的信息化管理模式，如圖5所示。

圖5 高校圖書館信息化管理模式

圖書館實(shí)體關(guān)系模型支撐著圖書館各實(shí)體的數(shù)據(jù)，為高校圖書館的信息化管理奠定了基礎(chǔ)。在圖書館實(shí)體關(guān)系模型的基礎(chǔ)之上，圖書館管理系統(tǒng)還需要文獻(xiàn)實(shí)體關(guān)系模型來支撐高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建，從高校學(xué)者的科研成果中挖掘出他們的學(xué)術(shù)信息需求［9］。此外，業(yè)務(wù)流程引擎、角色權(quán)限機(jī)制和業(yè)務(wù)集成接口也是圖書館管理系統(tǒng)框架的組成部分。在圖5的系統(tǒng)框架層之上，館員日常的管理工作需要來自各部門館員的協(xié)同辦公，由工作流程驅(qū)動(dòng)，或來自社交網(wǎng)絡(luò)模式、郵件提醒等。協(xié)同工作模式將助力高校圖書館的館藏資源、咨詢服務(wù)、人力資源、學(xué)科服務(wù)、信息發(fā)布和日常辦公管理以及門戶網(wǎng)站建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)電子化，提高館員工作效率，并記錄下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和館員貢獻(xiàn)；讓部門間信息共享，協(xié)同辦公，拉近部門間的距離，告別信息孤島；將查收查引、科技查新等服務(wù)流程優(yōu)化，提升用戶體驗(yàn)。館領(lǐng)導(dǎo)以及各部門主任可以通過定期對(duì)圖書館管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行資源利用、服務(wù)滿意、工作量、設(shè)備使用和科研成果的報(bào)表分析，來實(shí)時(shí)地對(duì)圖書館的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌控，最終實(shí)現(xiàn)資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻(xiàn)率的提升。

5 結(jié) 語

企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下在不斷探索信息化管理模式，高校圖書館需要借鑒產(chǎn)業(yè)界的經(jīng)驗(yàn)，加快信息化的步伐。本文從高校圖書館門戶網(wǎng)站改版的實(shí)際工作中出發(fā)，總結(jié)、分析和設(shè)計(jì)出符合高校圖書館需求的圖書館實(shí)體模型和信息化管理模式，在今后圖書館的日常工作中，我們將以資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻(xiàn)率的提高為目標(biāo)，不斷推動(dòng)高校圖書館信息化管理模式的實(shí)踐和優(yōu)化。

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陳嘉勇 男，現(xiàn)工作于北京郵電大學(xué)圖書館，館員，研究方向?yàn)閿?shù)字圖書館、文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)、管理信息系統(tǒng)。

嚴(yán)潮斌 男，北京郵電大學(xué)圖書館館長(zhǎng)，副教授，研究方向?yàn)榭茖W(xué)哲學(xué)、信息管理。

周 婕 女，北京郵電大學(xué)圖書館信息咨詢部主任，副研究館員，研究方向?yàn)樾畔⑺仞B(yǎng)教育、數(shù)字圖書館。

賀 軒 女，現(xiàn)工作于北京郵電大學(xué)圖書館，館員，研究方向?yàn)閿?shù)字圖書館。

Research on the Informatization Management of University Libraries——Taking the Redesign of the Library Portal as an Perspective

At present， a new round of the redesign of the university library portal is lack of the top-level design. Through analyzing the limitation of current library management systems and the information isolated island phenomenon that is ubiquitous throughout university libraries， drawing lessons from the industry's successful experience of the informatization management， library physical models and the informatization management mode which meet the need of university libraries are designed from the actual work of university libraries 's new website portal. It will take the resource utilization， the service satisfaction rate and the contribution rate as the goal to promote the practice and optimization of the informatization management of university libraries.

Library portal； University library； Entity relation model； Informatizatiion management

G250.7

B

2014-10-13 ］

*本文系北京高校圖書館2012—2014年科研基金項(xiàng)目“高校圖書館學(xué)術(shù)信息服務(wù)平臺(tái)的研究與建設(shè)”的研究成果。