探析交通行業(yè)檔案管理工作中存在問(wèn)題及對(duì)策

黃樹興

摘 要：隨著交通行業(yè)的發(fā)展建設(shè)，大量的公文檔案資料成為交通行業(yè)具體建設(shè)成果與過(guò)程的記錄者。檔案一方面成為交通建設(shè)的信息資源，也是決策管理工作的重要依據(jù)；因而探析交通行業(yè)檔案管理工作中存在問(wèn)題及對(duì)策對(duì)交通行業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用。

1 當(dāng)前交通行業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前，雖然部分交通部門單位把檔案工作列入重要議事日程，但從實(shí)際來(lái)看，交通部門的領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案管理的重視程度較差，檔案管理的思想意識(shí)比較淡薄，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。經(jīng)常忽視檔案收集、整理、傳遞等工作環(huán)節(jié)；再加上部分單位出現(xiàn)檔案缺頁(yè)、丟失等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和有序性，失去了檔案應(yīng)有的價(jià)值和意義，也對(duì)單位后續(xù)的工作產(chǎn)生了不利影響。

1.2 檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)還不夠規(guī)范

由于領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案管理工作的不重視，致使檔案工作人員缺乏應(yīng)有的教育培訓(xùn)，對(duì)新時(shí)期下的檔案管理新知識(shí)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)掌握不足，這就導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)檔案收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、保存不完整等情況。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案的檔號(hào)不規(guī)范，有的檔案沒有卷內(nèi)目錄；二是有的檔案卷內(nèi)標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)題題目與檔案內(nèi)容不一致；三是檔案案卷用紙不一致，不美觀。同時(shí)，由于當(dāng)前電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，由以往單純的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變。但當(dāng)前交通部門的檔案管理信息化水平還比較低，先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)沒有得到應(yīng)用，檔案整理、檔案檢索等工作依然靠手工工作為主，這就嚴(yán)重制約了檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3 檔案管理工作體制機(jī)制不健全

雖然近年來(lái)交通部門建立了部分檔案管理制度，但這些制度仍然不夠健全完善，不能完全適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作新標(biāo)準(zhǔn)。具體表現(xiàn)在：一是檔案收集制度不夠合理，導(dǎo)致檔案缺乏完整記錄；二是檔案保管制度不夠合理，基礎(chǔ)信息不全，甚至發(fā)生檔案損毀、遺失等嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量管理工作的不良現(xiàn)象；三是檔案利用制度不合理，很多檔案利用率低，沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值。

1.4 檔案管理人員能力素質(zhì)比較低

由于交通部門對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，很多單位檔案管理工作人員變動(dòng)大，流動(dòng)頻繁，有的部門沒有配備專職檔案管理工作人員，而且沒有接受專門的檔案管理專業(yè)新技術(shù)規(guī)范培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面窄。對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范化管理知識(shí)比較缺乏，他們?cè)跈n案管理實(shí)際工作中大多進(jìn)行照搬照抄，這就導(dǎo)致其整理出來(lái)的檔案缺乏實(shí)用性，檔案整體規(guī)范性不足，致使檔案利用價(jià)值不高。同時(shí)，部分單位的檔案管理工作人員雖然是正式職工，但大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，把檔案工作作為一種附屬工作，工作中缺乏積極性和主動(dòng)性、科學(xué)規(guī)范性，導(dǎo)致工作效率低，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2 做好交通行業(yè)檔案管理工作的對(duì)策措施

2.1 提升思想認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化檔案管理工作科學(xué)化水平

交通部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工要從根本上重視檔案管理工作，要健全檔案管理責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到人，檔案管理工作的哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，就由哪個(gè)部門承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)格追究問(wèn)責(zé)，確保提升檔案管理工作的責(zé)任感和緊迫感。要嚴(yán)格責(zé)任追究制度，對(duì)于違反檔案管理工作規(guī)定的人員，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度，進(jìn)行有關(guān)處罰。同時(shí)，要強(qiáng)化檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升其專業(yè)技術(shù)水平，使其業(yè)務(wù)層次更高、職業(yè)精神更強(qiáng)，對(duì)國(guó)家的檔案管理政策法規(guī)更加熟悉、準(zhǔn)確把握，以不斷適應(yīng)新形勢(shì)下交通行業(yè)檔案管理的不斷發(fā)展變化，提高檔案利用率。

2.2 結(jié)合行業(yè)實(shí)際，提高檔案整理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。

結(jié)合到具體的交通行業(yè)更需要要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。制定相宜的歸檔原則，如結(jié)合當(dāng)年具體工作內(nèi)容按時(shí)限、項(xiàng)目等細(xì)分歸檔，便于一目了然地系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)化查找信息資源。具體說(shuō)來(lái)有以下幾方面：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的予以立卷或歸檔，對(duì)未完成的項(xiàng)目則不能立卷或歸檔，避免給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在以交通細(xì)分項(xiàng)目原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面具有相似之處的文件資料，具體問(wèn)題具體分析，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

2.3 健全完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平

從專業(yè)角度具體來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格公文的制發(fā)，這是確保交通部門檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)。公文的紙張要符合國(guó)家相關(guān)要求規(guī)定，做到尺寸統(tǒng)一、規(guī)范，排版橫寫橫排，統(tǒng)一在左側(cè)進(jìn)行裝訂。要嚴(yán)格公文簽發(fā)步驟，切實(shí)履行各層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)手續(xù)，確保公文制發(fā)符合審批權(quán)限、公文標(biāo)題準(zhǔn)確，寫清主送單位和抄送單位等。同時(shí)，公文字跡要清晰，對(duì)于草擬的公文、正式的發(fā)文以及各種記錄、報(bào)表等，都要確保字跡清晰，有利于長(zhǎng)期保存使用。在行文時(shí)，要合理使用文種，規(guī)范行文格式，使用規(guī)范語(yǔ)句，確保能夠在下一步的運(yùn)用過(guò)程中順利檢索使用。要努力提高檔案的卷宗質(zhì)量，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在。要使用科學(xué)的立卷方式、方法，有利于檔案的分類和檢索，要注意檔案案卷的裝訂質(zhì)量和保管方式，以利于檔案后期的規(guī)范化管理。

2.4 提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理工作保障化與檔案管理工作信息化水平

有效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)成為做好交通行業(yè)檔案管理工作的必要條件，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后，檔案的信息輸入和數(shù)據(jù)收集、整理、傳遞等一系列工作，變得更加易于操作。要檔案管理信息化步伐加快后，可以直接降低檔案管理人員的工作量，擯棄以往繁重的手工操作，進(jìn)一步解放檔案管理人員，把有限的精力運(yùn)用到研究檔案工作的發(fā)展規(guī)律和檔案工作的水平提高上來(lái)，這有助于交通部門檔案管理水平的整體提高，促進(jìn)交通行業(yè)公路建設(shè)管理的良性發(fā)展，也有利于為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)，為廣大人民群眾提供各類服務(wù)。這對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。一方面，新時(shí)期、新形勢(shì)下的檔案管理人員要具備比較全面的檔案新業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，要切實(shí)樹立檔案管理信息化意識(shí)，能夠做到熟練操作計(jì)算機(jī)，熟悉了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。另一方面，要定期組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，引導(dǎo)其學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，面對(duì)新形勢(shì)下的交通部門公路建設(shè)檔案管理工作，檔案管理工作人員責(zé)無(wú)旁貸。筆者相信，只要廣大交通部門進(jìn)一步更新觀念、理清思路，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前交通行業(yè)公路建設(shè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，努力提升思想認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化；充分利用現(xiàn)代技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理工作信息化；健全完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理工作制度化；提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理工作保障化，就一定能夠扎實(shí)有效的做好檔案管理工作，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化，更好的服務(wù)于交通行業(yè)部門發(fā)展、改革、穩(wěn)定大局。