新時期高校檔案管理信息化建設(shè)研究

權(quán)寶

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在當(dāng)前社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)都得到了十分廣泛的應(yīng)用。尤其是在高校檔案管理工作當(dāng)中，極大的提高了管理效率。不過，在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，仍然存在著很多方面的問題。對此，在新時期高校檔案管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)拇胧?，加?qiáng)信息化建設(shè)，從而進(jìn)一步推動高校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期；高校檔案管理；信息化建設(shè)

在收集、整理、開發(fā)和利用高校檔案資料的過程中，信息化管理是必然的發(fā)展趨勢，對于高校的建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的意義。因此，在新時期的高校管理當(dāng)中，對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究，具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的意義，結(jié)合目前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出了幾點(diǎn)相關(guān)的措施。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

在高校檔案管理工作當(dāng)中，主要是通過文字、圖像、文檔的形式，對學(xué)生檔案、科研活動、教學(xué)活動等會方面的資料進(jìn)行記錄和保存，從而更好的規(guī)劃和管理高校事務(wù)，為高校發(fā)展歷程的研究提供依據(jù)。在高校建設(shè)和發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，維護(hù)高校的權(quán)益，提高高校管理水平，從而更好的提升教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)更多的綜合型人才。檔案管理工作的效率，是衡量高校整體管理水平的一個重要依據(jù)。而高校檔案管理信息化建設(shè)能夠有效的解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題和缺陷，利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理的效率和效果，加強(qiáng)檔案資料的利用效率，從而使高校管理工作更加規(guī)范、高效，使高校能夠得到更高的發(fā)展。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 思想觀念和管理意識欠缺

在高校檔案信息化發(fā)展的過程中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作。而隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，在形式和內(nèi)容等方面，都需要就行進(jìn)一步的改革。應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，將科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo)思想。但是在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，高校的重視程度普遍不足，相關(guān)認(rèn)識也不夠完善。由于受到傳統(tǒng)思想觀念的束縛，高校檔案管理工作在理念、方式等方面，都存在著較大的問題[1]。檔案管理人員的管理意識也有所欠缺。因此很多檔案中具有價值的資料，都沒有得到充分的利用，從而造成了極大的資源浪費(fèi)。

2.2 缺乏資金和硬件設(shè)備的支持

在當(dāng)前的高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)資金的投入十分缺乏，使得信息化建設(shè)過程中需要用到的網(wǎng)絡(luò)、信息處理等相關(guān)硬件設(shè)備無法配備到位。缺少了必要的資金和硬件設(shè)備的支持，高校檔案管理信息化建設(shè)也就無法取得有效的進(jìn)步。此外，由于高校管理者思想觀念的落后，因此不愿意將更多的資金投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，對高校檔案管理信息化建設(shè)造成了極大的阻礙。

2.3 數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的內(nèi)容不斷完善，所包含的信息量也越來越大，其中也不乏一些隱私和機(jī)密性的信息內(nèi)容。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應(yīng)用，高校檔案通過網(wǎng)絡(luò)與外部聯(lián)通，促進(jìn)了檔案信息的共享。然而，在這一過程中，存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的高校檔案信息也很容易受到電腦病毒、黑客入侵等影響，導(dǎo)致信息丟失或損壞，給高校檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的安全風(fēng)險[2]。

2.4 相關(guān)人員專業(yè)化素質(zhì)有限

在高校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，離不開人的操作和管理。不過，在當(dāng)前大多數(shù)高校當(dāng)中，從事信息化檔案管理的人員素質(zhì)十分有限，難以滿足高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展要求。雖然一些高校已經(jīng)實(shí)行了檔案管理信息化，但是由于缺乏高素質(zhì)的相關(guān)人才，使得實(shí)際的管理效率仍然不夠理想。由此可見，在高校檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，人才的缺乏也已經(jīng)成為阻礙其發(fā)展的一個重要因素。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合實(shí)際情況，對計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，不斷提高高校自身的技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。在架設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的時候，應(yīng)當(dāng)對接口問題加以重視，資源能夠在學(xué)校各個模塊當(dāng)中傳遞和交流。

3.2 資源建設(shè)

應(yīng)當(dāng)充分利用信息化檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理。具體來說，可以讓高校中的各個部門按照具體的信息化要求進(jìn)行制作，然后上傳到高校檔案系統(tǒng)當(dāng)中，再通過互聯(lián)網(wǎng)的連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。此外，還應(yīng)當(dāng)要求各部門將紙質(zhì)檔案錄入計算機(jī)，對其進(jìn)行數(shù)字化處理，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化[3]。

3.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)用、先進(jìn)、規(guī)范的原則，對檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)。在推廣和使用檔案管理軟件的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校的實(shí)際情況，逐步開發(fā)和建設(shè)自己的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，從而提高信息化檔案管理的效率和效果。高校應(yīng)當(dāng)對校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行充分的利用，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，使高校檔案管理信息化建設(shè)得到更大的發(fā)展。

3.4 人才隊(duì)伍建設(shè)

在高校檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，最為重要的一項(xiàng)就是加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)[4]。沒有充足的人才保障，檔案信息化管理系統(tǒng)就無法充分的發(fā)揮作用。因此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，使其能夠充分掌握相關(guān)的操作技術(shù)。同時應(yīng)當(dāng)制定適當(dāng)?shù)募畲胧畲笙薅鹊奶岣咂涔ぷ鞣e極性。

4 結(jié)論

檔案管理是高校管理工作當(dāng)中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中存在著很多的問題和不足，無法充分發(fā)揮出高校檔案的作用。而在信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用的新時期，實(shí)行高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠極大的提高檔案管理的效率，也能夠充分的發(fā)揮出高校檔案的作用，從而推動高校的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]張淯. 知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌大學(xué)，2014.

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[3]陸懿琦. 新時期高校檔案利用服務(wù)工作初步研究[D].上海交通大學(xué)，2010.

[4]白秀琴. 新時期高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)研究[J]. 中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014，10（01）：58-59.