淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題

王建偉 劉永亮

摘 要：文書檔案管理是單位發(fā)展歷程的簡單縮影，也是衡量單位辦公室管理發(fā)展水平的一條重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低在一定程度上對檔案資料的完整性以及質(zhì)量的好壞具有重要的影響。因此，加強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的重視，建立起長期有效的管理工作程序的制度至關(guān)重要。本文從分析辦公室文書檔案的特點(diǎn)著手，深入探討了目前辦公室文書檔案管理過程中存在的問題，并提出了相對應(yīng)的優(yōu)化策略以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案管理；問題及策略

文書檔案管理工作是辦公室基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，為單位的管理和發(fā)展提供了有利的支撐和保障。文書檔案主要產(chǎn)生于團(tuán)體、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的日常行政管理事務(wù)活動過程中，是將通用的文書轉(zhuǎn)化為部分檔案資料后的習(xí)慣性稱謂，具有重要的保存價值。為此，要加強(qiáng)對文書管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，提高文書檔案的使用價值，這是新時代背景下對辦公室文書檔案管理工作提出的新挑戰(zhàn)和新要求。

1 辦公室文書檔案管理的基本特點(diǎn)

辦公室文書檔案管理工作具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)在：其一，文書檔案管理工作主要是對資料的收集與保管；其二，文書檔案的產(chǎn)生于辦公室文書工作；其三，辦公室文書檔案管理工作是將復(fù)雜并且豐富的文書工作進(jìn)行更加細(xì)致化的管理【1】。辦公室文書檔案不僅將紙作為信息的載體，記錄著發(fā)生的事件及過程以及物品的存檔等，因此文書檔案管理工作的重點(diǎn)就是信息的收集以整合，并對其進(jìn)行分類管理和保存。

2 辦公室文書檔案管理過程中存在的問題

2.1 對辦公室文書檔案管理建設(shè)的力度不夠

一般而言，用于存放辦公室文檔資料的地方大多處于建筑底層，里面空間較小，而且地面容易潮濕，通風(fēng)不好，在這樣一種環(huán)境下非常不利于文書檔案資料的長久保存，長期以往會對文書檔案造成一定程度的損害。出現(xiàn)這種狀況的原因主要是由于當(dāng)前部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不夠重視，導(dǎo)致對辦公室文書檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度不夠，嚴(yán)重影響了辦公室文書檔案管理工作的良好發(fā)展。

2.2 辦公室文書檔案管理人員職業(yè)能力不足

由于大多企事業(yè)單位在辦公室文書檔案管理工作方面缺乏必要的宣傳和重視，使得部分管理人員在日常的工作過程中對自身的職責(zé)明確不清，出現(xiàn)了部分工作失職的現(xiàn)象。加之，文書檔案管理工作本身工作量較大，管理人員在實(shí)際操作過程中又表現(xiàn)出能力不足，缺乏足夠的耐心和責(zé)任心，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作出現(xiàn)了滯后和混亂的局面。

2.3 缺乏規(guī)范化的辦公室文書檔案管理工作機(jī)制

正所謂“沒有規(guī)矩難成方圓”，通過制定合理的規(guī)范機(jī)制，能夠有效明確工作人員的各項職責(zé)，有利于日常工作持續(xù)有效的開展。然而，針對目前我國辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀可知，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不夠重視，使得辦公室文書檔案管理工作沒有建立起規(guī)范化的管理機(jī)制，文書檔案管理工作無章可循。由于缺乏一定的懲戒機(jī)制，工作人員的主人翁意識薄弱，對待工作更是采取懈怠的態(tài)度，對文書檔案管理工作的發(fā)展具有嚴(yán)重的阻礙作用，難以滿跟上時代發(fā)展和前進(jìn)的步伐【2】。

3 優(yōu)化辦公室文書檔案管理的策略

3.1 加強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)高水平地辦公室文書檔案資料的管理就應(yīng)該不斷加強(qiáng)對文書檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，而要加強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)重點(diǎn)就在于要建立起合理的管理機(jī)制和規(guī)范。為此，領(lǐng)導(dǎo)要全面提高對公室文書檔案管理工作重視，制定出嚴(yán)明合理的文書檔案資料管理機(jī)制和規(guī)范，明確管理人員的工作職責(zé)，確定管理工作的各項規(guī)范和要求，對于工作失職的現(xiàn)象要進(jìn)行相應(yīng)程度的懲罰，以此來增強(qiáng)人們的對待文檔管理工作的警戒，全面提高文檔管理工作的質(zhì)量和成效。

3.2 提高文書檔案管理人員的職業(yè)能力水平

文書檔案管理人員作為文書檔案管理工作的主體，其職業(yè)能力水平的高低對于文書檔案管理工作的好壞具有重要的影響，所以必須借助各類渠道來全面提高文書檔案管理人員的職業(yè)能力水平。具體來說，可以從以下兩個方法著手：第一，吸納專業(yè)化的人才來從事文書檔案管理工作，即企事業(yè)單位在招收新人才的過程中要有目的地進(jìn)行，嚴(yán)格把關(guān)，爭取能夠?qū)⒃谖臋n管理方面擁有異常突出能力的人才吸收進(jìn)來；第二，對現(xiàn)有的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)。企事業(yè)單位可以通過專家授課、專業(yè)培訓(xùn)、校企合作等各類方式來加強(qiáng)對在職工作人員的培養(yǎng)，不斷提升他們自身的素質(zhì)和能力，使其能夠跟上時代發(fā)展的步伐。

3 激發(fā)文書檔案管理人員工作的積極性

要想激發(fā)文書檔案管理人員工作的積極性，首先領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，時常對文書檔案管理工作人員給予一定的關(guān)懷，使得管理人員在心理感受到自身工作崗位的重要性，其次要設(shè)立一定的工作獎懲制度，對于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，工作成效顯著的員工進(jìn)行一定的物質(zhì)或者精神獎勵，不斷激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。相反，對與工作態(tài)度散漫，工作成效較差的管理人員進(jìn)行一定的懲罰，是其充分認(rèn)識到自身的錯誤，一邊在日后的工作中加以改正。通過這樣的一種方式，定會對文書檔案管理工作產(chǎn)生積極地促進(jìn)作用【3】。

4 結(jié)語

辦公室文書管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，故而企事業(yè)單位要想充分發(fā)展和利用自身的信息，一定要全面加強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的重視。雖然，目前我國的辦公室文書檔案管理工作面臨著諸多的問題，但通過一定的優(yōu)化措施能夠加以有效解決。為此，新時代背景下，要加強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，明確管理人員的工作職責(zé)，確定管理工作的各項規(guī)范和要求；其次要注重提高文書檔案管理人員的職業(yè)能力水平，使其能夠跟上時代發(fā)展的步伐；最后要不斷激發(fā)文書檔案管理人員工作的積極性，從而不斷促進(jìn)我國辦公室文書檔案管理工作持續(xù)健康地發(fā)展。

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