信息化打造“智慧檔案”新型服務(wù)能力

宮紅彩

摘 要：當(dāng)我們的檔案遇到危險時，微信會在第一時間通知你；當(dāng)沒有經(jīng)過手續(xù)審批的檔案被帶出檔案館時，我們可以通過電子監(jiān)控了解情況；當(dāng)檔案儲存室的溫度較高對影響檔案安全時，會有智能系統(tǒng)提醒工作人員……這便是所謂的“智慧檔案”。它利用最新的科技技術(shù)，最先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，確保檔案安全。這是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案的管理方式不能跟上時代的步伐，進(jìn)而被“智慧檔案”管理所取代。

關(guān)鍵詞：檔案；智能；管理；信息化

信息化檔案建設(shè)是隨著以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的信息技術(shù)的發(fā)展而逐步發(fā)展的，特別是最近十年，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，也為檔案信息資源的科學(xué)保管和廣泛應(yīng)用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。在此基礎(chǔ)上國家檔案局提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。

1 檔案信息化的概念和內(nèi)涵

1.1 檔案信息化的概念

檔案信息化是一個過程，一個動態(tài)概念，它是指應(yīng)用應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。

檔案信息化是以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系[1]。

1.2 檔案信息化的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的理念，檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為前提，檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、信息技術(shù)與應(yīng)用、信息產(chǎn)業(yè)、信息化法規(guī)和信息化人才等諸多要素。檔案信息化建設(shè)的最終目的是加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)、管理和利用。

2 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和目標(biāo)

2.1 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化的內(nèi)容主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩個方面，具體內(nèi)容包括：

1信息化基礎(chǔ)建設(shè)，主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)就是把原來的紙質(zhì)化信息轉(zhuǎn)化到電子系統(tǒng)里。

2檔案信息資源建設(shè)，主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

3應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

4保障體系建設(shè)，包括人才隊伍、安全保障等各方面的保障條件。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，安全是重點(diǎn)。

2.2 檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進(jìn)我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)[2]。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。

各個檔案管理單位可以建立與完善國家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫，適時啟動數(shù)字檔案建設(shè)和社會化服務(wù)工程[3]。

3 檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

3.1 檔案信息化硬件建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括數(shù)字化加工和存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建等內(nèi)容。

數(shù)字化加工設(shè)備主要有掃描儀；網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備主要有網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)、調(diào)制解調(diào)器等；服務(wù)器有Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等。

3.2 檔案信息化軟件建設(shè)

檔案信息化軟件建設(shè)是指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

數(shù)據(jù)庫是以一定組織形式存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。按照數(shù)據(jù)庫所采用的不同數(shù)據(jù)模型，可將數(shù)據(jù)庫劃分為層次數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和對象型數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、使得數(shù)據(jù)具有獨(dú)立性等特點(diǎn)[4]。

4 檔案信息化建設(shè)的意義與作用

檔案信息化就是為了更好的服務(wù)存檔人員，同時信息化檔案可以提高檔案存儲的安全性?？偟膩碚f有以下幾個方面：

4.1 可以解決傳統(tǒng)的管理手段查詢效率低的問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲檔案需要有一個很大的檔案庫房，手工查檔會因檔案的不斷增加、庫房內(nèi)同一類檔案可能出現(xiàn)空間存放位置交叉或不統(tǒng)一，使檢索和查詢工作量大，而影響檔案的利用查詢服務(wù)。檔案信息化以后，采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以使得檢索更加便捷。如果查詢某一個人的檔案只需要輸入身份證號或者手機(jī)號就可以，只要這個號碼是獨(dú)一無二的就行。檔案信息化大大提高了檔案檢索的效率以及準(zhǔn)確性。

4.2 可以解決檔案管理難度大的問題

傳統(tǒng)的檔案需要人工登記、錄入還有歸檔、借閱等日常的復(fù)雜的管理工作，這些既費(fèi)時又費(fèi)力。但是采用信息化檔案系統(tǒng)后，就直接可以輸入、編號、分類。這些繁雜的工作可以變得簡單、便捷。如果有人員需要借閱檔案，只需要輸入他的編號就能找到，此外還需要做好記錄，某人某年某月借閱檔案避免引起不必要的麻煩。

4.3 可以更好地解決檔案保存的問題

灰塵、潮濕等自然因素會對紙質(zhì)檔案造成自然損害；頻繁的調(diào)閱和復(fù)印原始檔案，也會對紙質(zhì)檔案造成人為的損害。提供電子檔案，可以避免紙質(zhì)檔案因多次反復(fù)利用而造成損害，保護(hù)檔案原件。

4.4 可以解決不易實現(xiàn)信息共享的問題

原始檔案只有一份，原來的保管和查詢模式無法滿足多人同時共享信息資源的需求[5]。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以利用計算機(jī)系統(tǒng)，把電子檔案同時提供給眾多用戶，這樣實現(xiàn)了各部門數(shù)據(jù)共享。

5 結(jié)束語

信息化打造“智慧檔案”新型服務(wù)能力就是加快檔案信息化的建設(shè)，大力號召各個城市的檔案管理單位全面采用最新的檔案管理系統(tǒng)。同時也需要配備一些計算機(jī)軟件方面的人才，能夠很好的操作電腦，熟悉數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用。為此我們要努力提高工作水平、工作效率以及提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，服務(wù)于各個工作崗位的每一個人[6]。

參考文獻(xiàn)

[1]李愛軍. 檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報， 2006，（02）

[2]金光華. 在企業(yè)信息化環(huán)境中的檔案信息化定位研究[J].中國管理信息化，2005，（02）

[3]黃培. 檔案信息化有多遠(yuǎn)[J]. 中國管理信息化（會計版），2007，（03）

[4]何日勝. 檔案信息化的基本特征及其實施難點(diǎn)[J].中國管理信息化，2005，（11）

[5]吳立華.檔案管理中存在問題與對策[J].當(dāng)代經(jīng)理人（中旬刊）2006（12）

[6]趙連琴.檔案信息化的管理與制度創(chuàng)新[J].中國科技信息，2005，（18）