淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

劉興昌

摘 要：檔案管理工作承載著管理信息的重要責(zé)任，是任何社會(huì)基本單元的基礎(chǔ)性組成部門之一，也是進(jìn)行內(nèi)部管理的重要參考資料，如果不能規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作，就很有可能導(dǎo)致一系列問(wèn)題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)所面臨的檔案管理形式也出現(xiàn)了更多的變化，這就給新形勢(shì)下的檔案管理工作提出了更高的要求。在這樣的背景下，進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化處理已經(jīng)發(fā)展成為了團(tuán)體所要考慮的重要工作之一。但是，截至目前為止，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，往往還存在著一定的制約因素，這些因素嚴(yán)重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮。針對(duì)這樣的情況，本文將對(duì)檔案管理工作過(guò)程中存在的規(guī)范化問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并根據(jù)新形勢(shì)對(duì)于檔案管理工作的新要求，找尋出新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化措施方案新要求。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化

進(jìn)行檔案管理是管理工作的重要組成部分之一，與此同時(shí)，檔案也是人民群眾身份信息和單位詳細(xì)事物的真實(shí)反映，是人民群眾的基本信息數(shù)據(jù)的綜合，對(duì)于人民群眾的基本情況有著直接的反饋?zhàn)饔?，是社?huì)進(jìn)行對(duì)人民群眾進(jìn)行考校的重要參考指標(biāo)，也是單位進(jìn)行自身行為制定的重要參考指標(biāo)。在這樣的背景下，進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化處理有助于提升檔案管理工作的管理效率提升，有著非常重要意義。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化要解決的問(wèn)題

截至目前為止，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，由于存在著很多的規(guī)范性問(wèn)題，嚴(yán)重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮：

1.不具備足夠的參考理念

在進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化管理過(guò)程中，并沒(méi)有完善的檔案管理工作相關(guān)理念可以作為參考依據(jù)，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性和管理效率難以得到有效保證。具體的來(lái)說(shuō)，近幾年來(lái)，雖然我國(guó)已經(jīng)出來(lái)了關(guān)于很多的檔案管理類法規(guī)，但是，在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，由于檔案管理工作是一種涉及到很多層面的管理過(guò)程，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范化問(wèn)題并沒(méi)有得到一個(gè)專門的法規(guī)來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)。在這樣的背景下，現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制往往就很容易存在著多樣化的問(wèn)題。但是，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是哪一種檔案管理方式，都沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)桿作為參考，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性難以得到有效保證，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作效率難以得到有效提升。

2.沒(méi)有足夠重視檔案管理工作

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理工作長(zhǎng)期處于管理的次要層面，在這樣的背景下，由于得到的重視度不夠，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了雜亂無(wú)章的管理狀態(tài)。例如，某單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，并沒(méi)有將各種的檔案管理手續(xù)完全的整合在一起，存在著很多的檔案登記表上沒(méi)有本人簽名的情況，嚴(yán)重的影響到了檔案管理工作的規(guī)范性。甚至有的登記表上連該具備的公章都沒(méi)有。產(chǎn)生諸如此類問(wèn)題的根本原因就在于檔案管理工作人員沒(méi)有仔細(xì)審查就把相關(guān)的檔案管理資料入庫(kù)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范性的提升。

3.沒(méi)有采用先進(jìn)的檔案管理方法

截至目前為止，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有充分的意識(shí)到先進(jìn)的管理方法在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中發(fā)揮的重要作用，依然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導(dǎo)致檔案管理工作效率難以得到有效的提升。隨著擴(kuò)招運(yùn)動(dòng)的日益發(fā)展，社保局檔案管理所要管理的檔案數(shù)目會(huì)大幅度增長(zhǎng)，在這樣的背景下，檔案管理的工作效率難以得到充分的保證。

4.檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平亟需提升

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平和檔案管理的規(guī)范化水平有著直接的關(guān)系，但是，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)水平和專業(yè)技術(shù)水平還存在著一定的不足。在這樣的背景下，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，受限于其技術(shù)水平，往往會(huì)出現(xiàn)檔案收錄不夠完全、檔案資料整理不夠完善的情況，嚴(yán)重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化途徑探析

為了有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范性的提升，從上文提到的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析，可以從以下幾個(gè)方面入手，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性的提升：

1.完善檔案管理工作法律法規(guī)

針對(duì)上文提到的檔案管理工作規(guī)范性存在的不足，可以看出，其根本性原因就在于沒(méi)有得到相應(yīng)的法律法規(guī)的規(guī)范。在這樣的背景下，就需要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)，讓檔案管理工作真實(shí)的做到“有法可依”。具體的來(lái)說(shuō)，由當(dāng)?shù)氐恼毮懿块T牽頭，持續(xù)的進(jìn)行對(duì)檔案管理規(guī)范性的具體規(guī)章條例的完善和制定，提升檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)而有效的提升檔案管理的工作效率。

2.給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性的提升，進(jìn)而保證檔案能夠給予更加全面的信息數(shù)據(jù)治療。在進(jìn)行檔案管理規(guī)范性處理的過(guò)程中，要充分的加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作涉及范圍和區(qū)域，讓檔案可以詳實(shí)的反映出人民群眾的真實(shí)情況資料，重點(diǎn)突出信息的重要核心區(qū)域。這就需要在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，根據(jù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的整合研究，盡可能的進(jìn)行對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行完善研究，提升檔案管理工作可以發(fā)揮的作用。例如，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，可以從多個(gè)角度進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化處理，保證人民群眾的實(shí)際情況得到充分的反應(yīng)，促進(jìn)檔案管理工作作用的發(fā)揮。

3.加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作

為了保證檔案管理的利規(guī)范合理進(jìn)行，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要進(jìn)行檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能素養(yǎng)。例如，可以專門設(shè)置檔案管理工作室，并在檔案管理工作室內(nèi)部成立專門的檔案管理隊(duì)伍，定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范性的提升，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理效率的提升。

4.充分利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)

針對(duì)目前檔案管理工作存在的規(guī)范性不足問(wèn)題，要從檔案管理方式入手，充分的總結(jié)傳統(tǒng)的檔案管理工作存在的不足。并在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，結(jié)合快速發(fā)展的現(xiàn)代管理技術(shù)，提升檔案管理效率。例如，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息管理技術(shù)的使用，進(jìn)行對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理，將檔案資料轉(zhuǎn)化成為電子數(shù)據(jù)，不僅僅可以提升數(shù)據(jù)資料的安全程度，對(duì)于檔案資料的調(diào)取也提供了很多的方便。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要充分的意識(shí)到檔案管理規(guī)范性的實(shí)際要求，有針對(duì)性的進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的改善研究，不斷規(guī)范化處理檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

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