高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題初探

楊海寧

摘 要：高等學(xué)校檔案管理，在廣泛含義上是具有服務(wù)性、政治性以及管理性的檔案資料管理工作。在高等學(xué)校檔案管理中，包含了學(xué)生檔案、教職工檔案、教學(xué)科研檔案等多種類(lèi)型的檔案。隨著高等學(xué)校規(guī)模、教學(xué)活動(dòng)的不斷發(fā)展，學(xué)生入學(xué)畢業(yè)、教職工入職離職以及學(xué)校開(kāi)展的各種教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)調(diào)研活動(dòng)的檔案越來(lái)越多，如何運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化、多媒體化的新興管理手段，科學(xué)合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理，成為高等學(xué)校檔案管理體系不斷更新完善的需求。本文主要針對(duì)高等學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，探討其具體的現(xiàn)代化管理措施。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，各行業(yè)都積極應(yīng)對(duì)新的時(shí)代變化，為了跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)用了現(xiàn)代化管理的理念。高等學(xué)校檔案管理工作的不斷發(fā)展完善，面對(duì)日益復(fù)雜的檔案管理工作，如何高效的完成檔案管理工作，成為高等學(xué)校檔案管理所面臨的巨大挑戰(zhàn)。高等學(xué)校是國(guó)內(nèi)先進(jìn)文化的聚集發(fā)散的源地，在這里匯集了國(guó)內(nèi)先進(jìn)的文化、最新的人才，也為高等學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了最新的科學(xué)理念，更加智能化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化高等學(xué)校檔案管理，必然會(huì)成為新時(shí)期中國(guó)高等學(xué)校檔案管理不斷發(fā)展的方向。

1 高等學(xué)校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理是針對(duì)學(xué)校的檔案材料進(jìn)行收集整理、統(tǒng)計(jì)保管的一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，包含了一個(gè)學(xué)校對(duì)于學(xué)生、老師、職工及教學(xué)科研活動(dòng)的所有客觀真實(shí)的記錄。一個(gè)學(xué)校的檔案管理，記錄保存了一個(gè)學(xué)校的歷史以及文化發(fā)展的變遷。一個(gè)學(xué)校的檔案管理具有集中優(yōu)質(zhì)的特點(diǎn)，也是一個(gè)學(xué)校綜合實(shí)力評(píng)估的一部分。高校檔案的合理保存、科學(xué)管理，有助于更好的進(jìn)行學(xué)校的教學(xué)科研活動(dòng)，那些豐富的歷史資源，為學(xué)生、老師提供了豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、理論成果，在教育體系不斷發(fā)展完善的當(dāng)下，人們對(duì)于學(xué)校的教學(xué)、管理都有了更高的要求，如何適應(yīng)新的教育環(huán)境，如何更好的提升學(xué)校的影響力，高等學(xué)校的檔案管理工作日益顯示出重要意義。

2 高等學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理觀念落后，重視程度較低

目前，高等學(xué)校的檔案管理工作仍然有許多的不足，傳統(tǒng)的管理理念十分落后。針對(duì)高等學(xué)校的檔案管理，不管是在校學(xué)生、執(zhí)教老師以及社會(huì)上的絕大多數(shù)人，對(duì)當(dāng)下的高等學(xué)校檔案管理工作重視程度較低[1]。這種根深蒂固的思想，導(dǎo)致當(dāng)下很多高等學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展受到局限。檔案管理內(nèi)容雜亂、分類(lèi)不清，管理缺乏科學(xué)性，容易導(dǎo)致許多珍貴資料的損壞與遺失。當(dāng)下的高等學(xué)校教育，仍然只是專(zhuān)注于學(xué)生教學(xué)，在檔案管理層面缺乏理性的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到不科學(xué)、不合理的檔案管理工作所帶來(lái)的文化損失。

2.2 員工素質(zhì)較低，專(zhuān)業(yè)設(shè)施缺乏

在實(shí)際的高等學(xué)校檔案管理中，最顯著的問(wèn)題是，管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的缺乏，以及專(zhuān)業(yè)的管理設(shè)施的不足。在高等學(xué)校中，從事學(xué)校檔案管理的多為普通職工，有的甚至是年紀(jì)較大的返聘職工，這些檔案管理人員的管理仍然遵循著傳統(tǒng)的檔案收集、分類(lèi)、整理工作，缺乏創(chuàng)新精神。同時(shí)，管理人員年紀(jì)普遍偏大，缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的基本要求。同時(shí)，因?yàn)橘Y金投入的匱乏、學(xué)校管理層的重視不夠，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)管理設(shè)備引進(jìn)的數(shù)量有限，智能化的管理設(shè)備很難投入使用。

2.3 現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化程度較低

現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理和技術(shù)出現(xiàn)了新的局面，也給傳統(tǒng)的高等學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理，仍然屬于人力管理，由管理員針對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、記錄、庫(kù)存。在這種傳統(tǒng)的檔案管理模式中，計(jì)算機(jī)化、智能化的現(xiàn)代化管理技術(shù)難以被管理人員及時(shí)的接受、普及，使得高等學(xué)校檔案管理專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化程度仍然很低。

3 加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的建議

3.1 規(guī)范管理章程，建立完善的管理機(jī)制

建立一個(gè)完善的學(xué)校檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化，是當(dāng)下高等學(xué)校發(fā)展迎來(lái)的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)下國(guó)內(nèi)教育不斷發(fā)展的新要求。檔案管理工作要引起學(xué)校管理層的重視，要制定科學(xué)合理的管理章程，將規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理機(jī)制運(yùn)用到實(shí)際的管理工作中，保障了高等學(xué)校檔案管理合理的資金投入，有利于新的管理技術(shù)的應(yīng)用以及設(shè)備的引進(jìn)[2]。同時(shí)，也為學(xué)校檔案管理人員的管理工作提供制度依據(jù)，將管理工作規(guī)范化，制定合理的工作考核機(jī)制，有利于提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量。

3.2 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施

大多數(shù)高等學(xué)校檔案管理工作中，都需要具有現(xiàn)代化檔案管理理念，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理手段、檔案管理設(shè)施、檔案維護(hù)設(shè)施的專(zhuān)業(yè)型人才。如今傳統(tǒng)的檔案管理工作面對(duì)越來(lái)越多的檔案材料、越來(lái)越細(xì)化的檔案分類(lèi)，人力管理的不足與缺陷越來(lái)越明顯的顯示出來(lái)。因此，為了適應(yīng)時(shí)代環(huán)境的變化，提高高校檔案管理工作效率，高校自主培養(yǎng)、引進(jìn)新型的高校檔案管理專(zhuān)業(yè)人才成為大勢(shì)所趨。同時(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，比如，最新開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)以及使用計(jì)算機(jī)化、智能化的檔案整理、保管、鑒定、檢索系統(tǒng)，讓檔案管理更加的科學(xué)合理便捷安全，也讓檔案的查找、維護(hù)更加快捷。

3.3 創(chuàng)新管理理念，提高檔案管理效率

高等學(xué)校檔案管理要充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，更要深入進(jìn)行理念上的革新。創(chuàng)新檔案管理理念，表現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作者這兩個(gè)方面。高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，充分意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性與必要性，支持鼓勵(lì)學(xué)校檔案管理體制創(chuàng)新。在經(jīng)濟(jì)上通過(guò)科學(xué)合理的資金投入與設(shè)備投入，發(fā)展學(xué)校的檔案管理工作。針對(duì)高等學(xué)校檔案管理工作者，要充分認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，同時(shí)，也要意識(shí)到自身的不足。通過(guò)自我的意識(shí)轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化管理的理念運(yùn)用到管理工作中，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化管理技能，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。在實(shí)際工作中，不斷提高自身的工作效率，要嚴(yán)格規(guī)范自身工作，避免出現(xiàn)檔案管理失誤，同時(shí)要提高自身的管理熱情，在管理工作中不斷的完善自我。

3.4 注重安全管理，認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端

隨著現(xiàn)代化節(jié)奏加快，高等學(xué)校檔案管理工作也迅速的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。新的管理理念、設(shè)備，帶來(lái)了管理上的技術(shù)革新。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上層出不窮的信息泄露事件，也為高等學(xué)校檔案管理工作中存在的安全隱患敲響警鐘。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，為人們帶來(lái)便捷的同時(shí)，也增大了信息的不安全性。由于黑客的攻擊、網(wǎng)站的隱私設(shè)置以及一些惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，計(jì)算機(jī)安全問(wèn)題值得高等學(xué)校檔案管理人員的重視[3]。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)工作，減少安全隱患，做好檔案?jìng)浞?，從根本上保障檔案的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化，是與當(dāng)下我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展道路相一致的，是順應(yīng)時(shí)代的要求。同時(shí)也是現(xiàn)代教育體系不斷發(fā)展的需求，在教學(xué)科研活動(dòng)不斷實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化、電腦化、多媒體化的時(shí)代，高等學(xué)校的檔案管理工作，一方面要實(shí)現(xiàn)管理人員自身素質(zhì)的不斷完善提升，實(shí)現(xiàn)思想觀念的從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的不斷過(guò)渡。另一方面要不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，將最新的管理設(shè)施充分運(yùn)用到實(shí)際的管理工作中。社會(huì)各界對(duì)于高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的不斷關(guān)注，必將推動(dòng)高等學(xué)校檔案管理工作者不斷實(shí)現(xiàn)技術(shù)革新與理念創(chuàng)新，為高校檔案管理工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐慧霞.更新檔案管理科學(xué)化、制度化與規(guī)范化[J].中外企業(yè)家.2014年12期

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[3]鄧芬.淺談高校檔案管理信息化的建設(shè)[J].學(xué)理論.2010年12期