研討電子文件檔案管理策略

楊瑞華

摘 要：隨著電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，電子文件作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個方面都向檔案界提出了一系列新的課題。本文就電子文件的特性、電子文件檔案的優(yōu)勢和電子文件檔案管理策略進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：電子文件；管理要點(diǎn)；管理策略

隨著人類進(jìn)人信息社會及現(xiàn)代電子計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展.由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義越來越大，一個數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。人類社會信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的數(shù)字化環(huán)境過渡。由此，新的數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，并向人類杜會提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個方面都向檔案界提出了一系列新的課題。

1 電子文件的特性

1.1非人工識讀性。非人工識讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來識別。因此，將這一特征稱為“非直讀性”。

1.2生成環(huán)境依賴性。非人工識讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計算機(jī)軟、硬件工具來實現(xiàn)。

1.3結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性主要表現(xiàn)在：（1）電子文件個體存在縱向結(jié)構(gòu)。從“內(nèi)容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向?qū)咏Y(jié)構(gòu)，各個層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，通過專門的軟件來實現(xiàn)。而對紙質(zhì)文件而言，內(nèi)容與載體通過書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結(jié)構(gòu)清晰單一。（2）電子文件內(nèi)容具有集散性。一份電子文件的信息內(nèi)容可以由不同的內(nèi)容要素集合而成，這些內(nèi)容要索可以源自不同的系統(tǒng)（如：OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、GLS系統(tǒng)等）、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫及不同的物理位置。（3）電子文件具有與環(huán)境的關(guān)聯(lián)性。對電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內(nèi)容的軟件程序和背景信息與表達(dá)作者意圖的文件內(nèi)容同等重要。孤立保存的電子文件，會因為支持性軟件和關(guān)聯(lián)信息的缺乏而無法正確識讀和保存，因此，描述電子文件格式、結(jié)構(gòu)、來源、職能、技術(shù)參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。

1.4易變性。電子文件的易變性表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€方面。（1）電子文件的內(nèi)容易于改動和操作。由于存在信息與載體的“可分離性”，人們在對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行改動操作時無需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因為由信息內(nèi)容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動完成的。因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內(nèi)容和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，比如對文本信息進(jìn)行剪切、復(fù)制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對圖像文件進(jìn)行調(diào)色處理，對音頻文件重新壓縮，對數(shù)據(jù)庫文件動態(tài)更新，對多種類型的信息進(jìn)行集成處理等等，這些操作在應(yīng)用軟件平臺上都可以很方便地完成，并且通?？梢阅孓D(zhuǎn)。（2）電子文件的存儲載體極易改變。一方面，磁電介質(zhì)和光電介質(zhì)的性能不穩(wěn)定，其物理壽命（保證存儲數(shù)據(jù)不丟失的時間）遠(yuǎn)不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象；另一方面。技術(shù)的發(fā)展使存儲設(shè)備不斷更新?lián)Q代，新的計算機(jī)系統(tǒng)逐漸失去對老式存儲設(shè)備的兼容性，為保證電子文件信息的長期有效，必須及時不斷地將電子文件從老的存儲載體轉(zhuǎn)移到新的存儲載體，這種存儲載體的升級，也可能帶來信息的失真。（3）電子文件的生成環(huán)境不斷變化。隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件賴以生存的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件平臺不斷升級，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問世。由于電子文件對生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長期保管的常規(guī)任務(wù)，而在技術(shù)環(huán)境的遷移過程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。

1.5信息與載體的可分離性。綜合各種論述，我們認(rèn)為信息與載體的可分離性是電子文件相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一個重要而顯著的特點(diǎn)。

2 電子文件檔案的優(yōu)勢

2.1 電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案在歸檔時間上的優(yōu)勢

電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過移動傳輸介質(zhì)傳送給檔案部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2.2 電子文件的歸檔的安全優(yōu)勢

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

2.3 電子文件在保管方式上的優(yōu)勢

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

2.4 電子文件的分類、編目等管理方式的優(yōu)勢

因為電子文件的特殊性，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

3 電子文件檔案管理策略

3.1 對電子文件管理流程加以優(yōu)化

相關(guān)管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。

3.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計上。在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)（主要是軟件）處于中心位置，沒有系統(tǒng)管理對電子文件而言是不可想象的。設(shè)計合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。

4 結(jié)束語

電子文件以其全新的形式和要求進(jìn)入了文件、檔案管理領(lǐng)域，對電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。電子檔案管理工作要趕上時代步伐，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要，為社會提供更好更有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]丁海斌編著.《電子文件與電子檔案管理》.遼寧大學(xué)出版社，2000

[2]丁海濱.《電子文件管理基礎(chǔ)》.中國檔案出版社，2007.3endprint