新聞檔案信息化管理工作探討

王紅霞

摘要：新聞是滿足人們關(guān)注社會動態(tài)、掌握國家動態(tài)的重要途徑。國家的發(fā)展，社會的進步，使得新聞的數(shù)量與日俱增。新聞單位為更好地做好大量文字、圖片和形成的影音資料檔案管理工作，進行了有效地探索，并取得了顯著的成績。本文即系統(tǒng)介紹了信息化管理在新聞檔案保管中發(fā)揮的重要意義。

關(guān)鍵詞：新聞檔案；信息化管理；科學(xué)管理

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)地發(fā)展對社會各領(lǐng)域都起到了積極的推動作用。新聞檔案保管工作引入互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術(shù)已成為新時期的發(fā)展趨勢。越來越多的新聞檔案管理工作者意識到信息化管理的優(yōu)越性。一定程度上講，提高新聞檔案管理的信息化程度成為新聞工作單位增強市場競爭優(yōu)勢的有利法寶。

1 新聞檔案管理特點與意義

新聞檔案管理工作具有自身的工作特點，總結(jié)起來可以分為三點：第一，新聞檔案的管理需要細(xì)致化的歸類。新聞檔案包括文字、圖像、聲音等多種類型的資料。各種類型的新聞資料需要不同的保存方式，這對于新聞檔案管理工作是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。第二，新聞檔案涉及方方面面的內(nèi)容，但在新聞檔案管理中在關(guān)注全面性的同時需要把握重點。新聞檔案資料內(nèi)容豐富、數(shù)量巨大，因此做好新聞檔案管理工作，一個重要的工作原則是注重全面、突出重點。第三，新聞檔案管理工作需要隨時隨地做好歸檔工作。新聞資料具有周期短、隨時性的特點。新聞檔案與新聞資料的形成具有密不可分的聯(lián)系，新聞資料形成的不確定性對新聞檔案的管理產(chǎn)生一定的困難。新聞檔案具有自身獨有的工作性質(zhì)，同樣在對新聞工作單位也是不可或缺的工作內(nèi)容。新聞檔案管理工作對時代信息資料的記載和對歷史資料的追溯具有十分重要的意義。

2 新聞檔案信息化建設(shè)的重要性分析

信息化已成為未來社會發(fā)展的必然趨勢，隨著時代的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)的新聞檔案管理工作方法已不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求。計算機技術(shù)和多媒體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使新聞檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。新聞檔案管理用作為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須與時俱進，在工作過程中充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的應(yīng)用價值。但是這并不意味著完全摒棄傳統(tǒng)新聞檔案管理方式。在電子信息技術(shù)發(fā)展仍不完善的階段，需要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)文件和電子文件在保存新聞檔案中的作用。信息化管理方式在新聞檔案保存的工作中具有不容忽視的作用。電子信息保存新聞檔案有助于節(jié)約存儲空間，便于新聞檔案的查閱。新聞檔案通過光介質(zhì)和磁介質(zhì)的形式保存方便歸檔，是優(yōu)化館藏新聞檔案的重要體現(xiàn)。電子信息技術(shù)存檔與紙質(zhì)存檔相比較不易被折損或者丟失。充分利用電子信息技術(shù)做好新聞檔案的歸檔工作，對于提高資源利用率，充分利用人力資源具有重要的意義。建設(shè)科學(xué)規(guī)范的信息化管理機制是當(dāng)前新聞工作單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然措施。

促進電子信息技術(shù)在新聞檔案管理工作中的應(yīng)用是信息化時代發(fā)展的客觀要求。過去的以紙質(zhì)材料為載體的新聞檔案管理工作方式，不僅需要做好新聞材料的記錄工作，還需要后續(xù)的歸檔、存儲、定期整理等工作。傳統(tǒng)工作方式加大了新聞檔案管理工作的任務(wù)量，而電子信息技術(shù)的出現(xiàn)使這種繁雜的工作程序獲得極大地改觀。對提高新聞檔案管理工作效率，改善新聞檔案管理工作條件發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在新聞檔案管理工作中普及電子信息技術(shù)是新時期新聞檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

3 新聞檔案信息化管理工作優(yōu)化途徑

3.1 加大資金投入，促進電子信息技術(shù)應(yīng)用

推進新聞檔案管理工作信息化一個先決條件是新聞工作單位配備齊全的計算機設(shè)備。而完善新聞單位計算機設(shè)備需要增加計算機設(shè)備的投資力度，加強電子信息技術(shù)的建立。新聞工作單位促進電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要循序漸進展開工作。首先，新聞工作單位為新聞檔案管理工作提供必要的電子信息處理設(shè)備。為新聞檔案信息化管理創(chuàng)造條件。其次，做好電子信息設(shè)備的后期運行與維修工作。在新聞檔案信息化管理的過程中，應(yīng)做好預(yù)防措施和應(yīng)急準(zhǔn)備，對新聞檔案做好備份工作。一旦電子信息技術(shù)出現(xiàn)故障，能夠及時做好維修工作，并且確保新聞檔案資料的安全，避免新聞檔案資料的遺失。最后，建立電子信息的規(guī)范化管理機制，以保障新聞檔案信息化管理的有序進行。

3.2 將新聞檔案的被動管理變?yōu)橹鲃庸芾?/p>

新聞檔案管理工作與社會多個部門會存在相應(yīng)的聯(lián)系。因此在開展新聞檔案管理工作中應(yīng)積極尋求政府、社會團體與企業(yè)機構(gòu)的幫助，多部門協(xié)調(diào)合作，主動進行溝通主動為社會各部門提供服務(wù)，提高新聞檔案管理工作質(zhì)量。舉例來講，新聞檔案管理工作與政府機關(guān)部門的積極聯(lián)合。政府定期舉辦的經(jīng)貿(mào)洽談會，在會議中會為外商介紹關(guān)于本地區(qū)經(jīng)濟、文化、自然環(huán)境等方面的狀況，此時新聞檔案即可充分發(fā)揮資料充足豐富的優(yōu)勢，為政府提供具有參考價值的信息內(nèi)容。同時利用會議內(nèi)容進一步豐富新聞檔案的資料庫。

3.3 利用膠卷、光盤等形式保存新聞檔案資料

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)的進步，為新聞檔案管理工作帶來了全新的管理技術(shù)與方法。在過去報紙、雜志、打印稿等紙質(zhì)材料是新聞資料的主要載體。紙質(zhì)材料易破損，對新聞檔案管理工作造成不可補救的損失。內(nèi)存卡、膠卷等新技術(shù)的出現(xiàn)，彌補了紙質(zhì)材料保存新聞檔案的不足，并且節(jié)約了新聞檔案資料的存儲空間?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，提高了新聞檔案管理的工作效率，同時減少了資源的浪費，便利了新聞檔案資料的查閱。

3.4 構(gòu)建新聞檔案管理數(shù)據(jù)庫

確立管理信息化數(shù)據(jù)庫是新聞檔案管理信息化的一個重要標(biāo)志。新聞檔案數(shù)據(jù)庫的是一項系統(tǒng)性的工作，涵蓋多方面的內(nèi)容以文字信息和多媒體信息的處理最為突出。新聞檔案信息化管理的數(shù)據(jù)源主要來自文字信息和多媒體信息。在新聞檔案數(shù)據(jù)庫中圖像數(shù)據(jù)與視頻數(shù)據(jù)管理比較困難，并且存在不能做到及時使用的局限性。新聞檔案管理信息化應(yīng)用首先應(yīng)以構(gòu)建多媒體數(shù)據(jù)庫為出發(fā)點，規(guī)范新聞工作單位檔案的管理工作，充分發(fā)揮信息化在提高新聞檔案管理工作效率中的積極作用。

3.5 提高新聞檔案管理人員的整體素質(zhì)

新聞檔案管理人員是有效應(yīng)用信息化管理技術(shù)的主要直接承擔(dān)者。新聞檔案的管理工作任務(wù)量較大，技術(shù)含量較高，這對于新聞檔案管理工作者的素質(zhì)提出更高的要求。尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在新聞檔案管理工作中的應(yīng)用，對負(fù)責(zé)新聞檔案管理工作的人員來講，需要改變傳統(tǒng)的工作方法，更新工作理念，逐漸適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在工作中的運用。新時期傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔的工作已不再是新聞檔案管理工作的全部。對于新時代的新聞檔案管理工作者來講，能夠熟悉計算機的操作步驟，掌握科學(xué)規(guī)范的檔案保管軟件是基本的工作素養(yǎng)。提高新聞檔案管理工作的基本素質(zhì)，做好新聞檔案管理人員新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)工作，必須成為新聞工作單位的常態(tài)化機制。

4 結(jié)束語

新聞工作單位一個主要的工作內(nèi)容是新聞檔案的管理。作為新聞檔案管理工作人員應(yīng)做好兩方面的工作，一是充分開發(fā)與利用新聞檔案信息資源；二是，樹立創(chuàng)新意識，改革新聞檔案服務(wù)機制。在開展新聞檔案管理工作過程中，積極采用全新的技術(shù)方法，提高對新聞信息的分類、加工和處理工作。有效運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行新聞檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量，促進新聞檔案管理工作在新時期實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，取得更卓越的成績。

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