論電子檔案管理的問題及對(duì)策

閆麗麗

摘 要：現(xiàn)如今，我們科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，辦公自動(dòng)化的普及，過去傳統(tǒng)的用相機(jī)、紙墨來完成的那些辦公手段，如：科技情報(bào)、圖形、文字、圖紙、文獻(xiàn)資料、公文、商業(yè)信息、影像等都可以通過電腦操作同步完成，為此電子檔案和文件產(chǎn)生了并廣泛使用。電子檔案是隨著我們科學(xué)進(jìn)步產(chǎn)生的必然條件，為此，對(duì)電子檔案管理的加強(qiáng)勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：策略；電子檔案；困境

先如今，我們社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，電腦的普及，大規(guī)模計(jì)算機(jī)已經(jīng)運(yùn)用到了辦公自動(dòng)化的地方，很多的企業(yè)公司，政府機(jī)關(guān)都在逐步的將辦公自動(dòng)化帶入到公司各個(gè)領(lǐng)域中，檔案方面的管理已經(jīng)朝著現(xiàn)代模式進(jìn)行管理，為此，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要的形式，也是管理工作的主要內(nèi)容。這些電子文檔加之傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，匯接成為資源信息流，為我們國(guó)家、社會(huì)提供了寶貴的信息資源。這樣一來很多的辦公工作都可以通過計(jì)算機(jī)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)來辦理的，所有的文件從一開始到結(jié)尾基本上都用不上紙和墨。都是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用管理才出現(xiàn)的電子文件，與此同時(shí)，也有新的問題產(chǎn)生：加強(qiáng)電子檔案管理的必要性是什么：

1 特殊屬性之電子檔案

1、載體和內(nèi)容是可以分離的。對(duì)于過去的檔案管理來說都是用原始文件進(jìn)行歸檔的。電子文件的出臺(tái)，從很大的程度上打破了傳統(tǒng)的管理觀點(diǎn)。載體和內(nèi)容是可以分開管理的，也是電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要的特性之一。

2、依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。電子檔案都是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成操作的，它對(duì)計(jì)算機(jī)是有依賴性的，如果離開了它，電子檔案將一無是處，沒有依據(jù)。為此它對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴主要表現(xiàn)在：（1）數(shù)字編碼（2）硬件（3）軟件（4）技術(shù)設(shè)備更新（5）加密。

3、非常的快捷、可以相互共享、高密度性。通過計(jì)算機(jī)的使用，文件管理的產(chǎn)生也在發(fā)生在改變，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，它可以完全的通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快捷、有效、多方位的整理組合在一起，然后進(jìn)行分類的管理。文件管理也可以根據(jù)不同的客戶的不同需要，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將文件合理的組合在一起并分類。通過計(jì)算機(jī)這樣的現(xiàn)代化系統(tǒng)，一個(gè)文檔資料可以讓很多的人，甚至在不同的地方同時(shí)使用，這樣一來打破了傳統(tǒng)的檔案管理，不受局限性，提供了使用的效率及價(jià)值體現(xiàn)。

4、不安全、不穩(wěn)定。電子檔案都是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成的，它本身存在有獨(dú)立的特點(diǎn)，比傳統(tǒng)的管理方法更具有不穩(wěn)定性的因素。所以很難保證在真實(shí)性、安全方面、完整以及原始上不被損壞。在計(jì)算機(jī)上顯示的原始性很難被確認(rèn)甚至判斷是否是原始資料。其生成的形式是由實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)化為虛態(tài)，存在一致的生成過程、傳輸過程以及接受過程，也可以被認(rèn)定原始，也可以被認(rèn)定是復(fù)制的結(jié)果。在真實(shí)性方面來說，很容易失真。在通過傳統(tǒng)檔案方式轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程中，如果稍有閃失很容易失去真實(shí)性。此外，電子檔案可以被原來的復(fù)制，一旦修改后沒有任何依據(jù)認(rèn)為是篡改的。

2 電子檔案管理的問題所在

1、信息的安全性。檔案信息在操作流通的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代技術(shù)存在著不安全因素以及系統(tǒng)本身存在著很多的漏洞，給黑客很多的可乘之機(jī)，病毒的傳播，信息的被盜取，這樣電子檔案的安全性很難保證，也給廣大人民和社會(huì)帶來了很多的損失?，F(xiàn)如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不夠健全，還未能解決這樣的安全問題。

2、文檔的原始性問題。在計(jì)算機(jī)上顯示的原始性很難被確認(rèn)甚至判斷是否是原始資料。過去的紙質(zhì)的檔案管理都是通過文字內(nèi)容這樣的形式出現(xiàn)的，人們一目了然，很容易便捷的通過自體、字跡、內(nèi)容痕跡做成紙質(zhì)資料文件，很容易判斷其原始性特點(diǎn)。然而電子檔案則是有實(shí)際轉(zhuǎn)變?yōu)榈奶摂M形式，很難保證期原始形態(tài)，存在一致的生成過程、傳輸過程以及接受過程，也可以被認(rèn)定原始，也可以被認(rèn)定是復(fù)制的結(jié)果。

3、文檔的真實(shí)性。電子檔案很容易失去其真實(shí)性，在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過人工操作變?yōu)殡娮訖n案的過程中，一但有任何的閃失就會(huì)導(dǎo)致信息檔案的真實(shí)可靠性。電子檔案的真實(shí)性從開始到結(jié)尾都會(huì)伴隨于其中，為此維護(hù)保證其真實(shí)性是一個(gè)長(zhǎng)久的過程，出錯(cuò)的幾率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的大于傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子檔案可以被原來的復(fù)制，一旦修改后沒有任何依據(jù)認(rèn)為是篡改的。

4、電子文檔的完整性。只要是電子形式的檔案或者是文件，其內(nèi)容的完整性是很難保證的，電子文檔往往都是可以被任何人參考使用的，如果不及時(shí)的去監(jiān)管，信息很容易丟失。電子文件的整體結(jié)構(gòu)都是很復(fù)雜的，存儲(chǔ)的形式存在多樣化，很容易是信息遭到損壞。其背景的信息隨著文件的整理處理不斷的增加，其形式多樣化、存儲(chǔ)方式比較分散、很容易失去信息，這樣一來導(dǎo)致了很多的電子文件來龍不明。

5、文檔的安全性。電子的數(shù)據(jù)很容易被篡改資料，為那些非法的行為提供了便利的條件。

“黑客”的侵入可以將電子信息任意的去做修改導(dǎo)致非法篡改，很大的程度上損害了電子檔案的真實(shí)安全性。

3 檔案工程策略

1、使用技術(shù)手段，讓電子檔案的真實(shí)有效性、原始特點(diǎn)、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性。

（1）元資料和背景信息的合理采用。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的時(shí)候，應(yīng)該用一些技術(shù)措施將采集描述的電子文件結(jié)構(gòu)內(nèi)容背景信息以及過程管理中的元數(shù)據(jù)，作為驗(yàn)證電子文件真實(shí)性、完整性、原始性的重要依據(jù)。

（2）簽署的技術(shù)。通過簽署的技術(shù)可以保證其真實(shí)有效性，有兩種：第一，數(shù)字簽名。第二，光筆簽名。

光筆簽名是簽字使用者使用一種特定的光筆直接簽字到輸入板中，在銀屏上會(huì)出現(xiàn)的一種“光跡”。

（3）信息的有效認(rèn)證。在人們查閱使用這些電子檔案的時(shí)候，特別重視的是這些電子信息在傳輸或者存儲(chǔ)過程中文件是否沒有漏洞，完整的，是否存在被人惡意修改或者改變的，然而信息認(rèn)證可以幫助使用者打消這些顧慮。最為常用的辦法為，先將這些電子文件信息分段加密進(jìn)行認(rèn)證。

（4）身份的有效驗(yàn)證。為了防止那些無關(guān)緊要的人隨意的進(jìn)入系統(tǒng)，就要對(duì)那些電子文件的相關(guān)用戶進(jìn)行驗(yàn)證身份。通過管理員的代碼證來進(jìn)行驗(yàn)證。最為常見的辦法就是有一個(gè)“通行字”，代表其身份?！巴ㄐ凶帧笨梢酝ㄟ^各種數(shù)字或者符號(hào)等來組合而成，只有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和該用戶知道的“通行字”。

（5）防火墻。這是一個(gè)高端的技術(shù)，可以有效的控制非法入侵，在其他的網(wǎng)絡(luò)和某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中間設(shè)定這樣一個(gè)障礙，可以有效的制止其他的網(wǎng)絡(luò)用戶非法的進(jìn)行訪問，可以有效的阻止他們進(jìn)入、也防止本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息被非法的輸出。可以將防火墻的技術(shù)合理的實(shí)現(xiàn)，主要有數(shù)據(jù)包過濾、代理服務(wù)、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)等。

（6）防止寫入的辦法。現(xiàn)如今，很多的電子文件可以設(shè)定為“只讀”的文件。這樣的技術(shù)可以讓其他的用戶只能讀取，不能做任何的修改或者是惡意的篡改。這樣的存儲(chǔ)辦法，可以保證信息不被修改，保證了其原有資料的真實(shí)可靠性。

（7）備份工作。要將每個(gè)電子文件都要復(fù)制為三套左右，一套將提供人員的查閱，一套作為備用管理，最后一套可以進(jìn)行異地的封存保管，可以保證不可抗力所導(dǎo)致的突發(fā)性事件的產(chǎn)生。例如：各個(gè)天災(zāi)人禍等的損壞。

2、使用統(tǒng)一和通用文件格式

在保存這些電子文件的時(shí)候，就要保證這些電子文件和計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的永久兼容，將其電子文件格式保存為統(tǒng)一通用的形式，不僅僅可以被現(xiàn)在的系統(tǒng)兼容，也可以被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)軟件兼容。

3、對(duì)電子檔案的文件結(jié)構(gòu)及時(shí)更新

當(dāng)更新這些操作系統(tǒng)的時(shí)候，要保證這些電子文檔的閱讀性是長(zhǎng)期的，不斷的更新那些檔案來確保軟件支持性，并保證在這些電子檔案的各項(xiàng)特點(diǎn)不變的基礎(chǔ)上，更新檔案的文件結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)這些新的環(huán)境，保證閱讀的長(zhǎng)期有效性。

4 結(jié)語

電子檔案是現(xiàn)在科學(xué)進(jìn)步的結(jié)果，是社會(huì)不斷進(jìn)步的必然趨勢(shì)。為此，我們還需要不斷的去研究開發(fā)電子信息管理以及管理過程中存在的問題，不斷的改善，從而才能將電子信息檔案做到更高的安全管理，才能毫無猶豫的被廣大用戶所使用，服務(wù)于我們的社會(huì)。

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