加強團(tuán)隊建設(shè)，提升高校院系辦公室工作水平

龔榮

（武漢大學(xué) 物理科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430072）

加強團(tuán)隊建設(shè)，提升高校院系辦公室工作水平

龔榮

（武漢大學(xué) 物理科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430072）

隨著高校教育改革的不斷深入，院系辦公室工作呈現(xiàn)出多個特點，也暴露出多方面的問題與不足，面臨著越來越多的挑戰(zhàn)與考驗。將辦公室作為團(tuán)隊進(jìn)行建設(shè)，對辦公室工作而言具有重要意義。本文從三方面分析了團(tuán)隊建設(shè)的積極作用，并從制定目標(biāo)、建立健全規(guī)章制度與考核激勵制度、提升整體素質(zhì)及加強人文關(guān)懷等環(huán)節(jié)對如何加強辦公室團(tuán)隊建設(shè)進(jìn)行了探索與思考。

院系 辦公室工作 團(tuán)隊建設(shè)

院系是高校的基本組成部分，隨著高校教育改革的不斷深入，院系作為高校辦學(xué)目標(biāo)的主要承擔(dān)者和實施者，擁有了更多的管理權(quán)限，也擔(dān)負(fù)起了更多的管理事務(wù)，而辦公室作為院系的行政管理中心，其工作職責(zé)便不再僅僅是簡單地“抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、接接電話”，而更多的是“參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、信息處理、搞好服務(wù)”，其工作的成就將直接關(guān)系到整個高校教育與教學(xué)的發(fā)展。因此，在高校教育改革過程中，院系辦公室工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)與考驗，如何提高辦公室工作水平對院系而言至關(guān)重要，是院系當(dāng)前需要重點探討的課題。

一、新時期院系辦公室工作的特點及難點

1.辦公室工作的主要特點。

（1）綜合性強

辦公室的工作內(nèi)容涉及面廣，工作職能十分寬泛，并且隨著新問題新事物的不斷出現(xiàn)，辦公室的工作范圍會越來越大，內(nèi)容會越來越復(fù)雜，綜合性日益突出［1］。

（2）服務(wù)性強

辦公室一要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好助手和參謀；二要為各單位、職能部門服務(wù)，做院系與它們之間的橋梁和紐帶；三要為全院師生員工服務(wù)，充分調(diào)動師生員工的學(xué)習(xí)、工作積極性。

（3）協(xié)調(diào)性強

作為聯(lián)系院系師生與工作人員的紐帶，以及院系與相關(guān)部門和單位聯(lián)絡(luò)的橋梁，為了與各部門、各單位及師生員工保持良好的關(guān)系，辦公室必須做好溝通協(xié)調(diào)工作，通過協(xié)調(diào)促進(jìn)院系各項工作順利開展。

（4）時效性強

辦公室接到的任務(wù)往往具有明確的時間要求，必須迅速作出反應(yīng)，時效性非常突出［1］。

2.辦公室工作的難點分析。

（1）容易迷失目標(biāo)［1］

辦公室的工作特點決定了工作事務(wù)繁多復(fù)雜，需要耗費大量的時間和精力。在這樣的狀態(tài)下，辦公室往往忽視科學(xué)的管理及有效的激勵，放松對管理人員實行正確引導(dǎo)與約束，使其陷入“疲于應(yīng)付”的狀態(tài)，工作缺乏主動性和創(chuàng)新性，從而易導(dǎo)致辦公室迷失自身運行目標(biāo)。

（2）管理人員整體素質(zhì)不高

一名合格的辦公室工作人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)，較強的業(yè)務(wù)能力和良好的服務(wù)意識。但目前，不少工作人員大部分時間都忙于處理繁重瑣碎的事務(wù)，疏忽了系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，久而久之即暴露出工作缺乏方向性、全局性和前瞻性，行政管理業(yè)務(wù)技能不高，開拓創(chuàng)新能力不足等諸多問題。另外，辦公室工作人員的服務(wù)意識不強，工作被動機械，為工作對象提供的是撥一撥才轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)的被動服務(wù)，缺乏主動服務(wù)、超前服務(wù)和全程服務(wù)的工作熱情。

（3）缺少凝聚力

辦公室盡管設(shè)置了不同的崗位，但各崗位之間既有分工又有合作，許多工作尤其是臨時性、突發(fā)性的事務(wù)需要不同崗位的工作人員共同完成。但目前，大多工作人員僅局限于完成本崗位工作，對其他事務(wù)漠不關(guān)心，極少與其他崗位的人員溝通交流，從而導(dǎo)致辦公室協(xié)作不力，凝聚力不強，互相推諉的現(xiàn)象時有發(fā)生。

二、團(tuán)隊建設(shè)對院系辦公室工作的重要性

1994年，美國圣迭戈大學(xué)的史蒂芬·羅賓斯教授首次提出了“團(tuán)隊”的概念：為了實現(xiàn)某一目標(biāo)而由相互協(xié)作的個體所組成的正式群體［2］。事實證明，團(tuán)隊可以最大限度地調(diào)動成員的資源和才智，并通過成員間的相互支持合作奮斗，形成強大而持久的合力，實現(xiàn)共同的目標(biāo)?？梢哉f，團(tuán)隊是一種力量，一種信念，是現(xiàn)代社會不可缺少的精神靈魂。院系辦公室作為高校系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是一個典型的工作群體，將其作為團(tuán)隊來建設(shè)具有重要的意義，對辦公室工作將起到積極的推動作用。

1.良好的團(tuán)隊具有明確的目標(biāo)導(dǎo)向。

良好的團(tuán)隊能促使成員齊心協(xié)力，擰成一股繩，團(tuán)隊要達(dá)到的目標(biāo)即是自己所努力的方向，團(tuán)隊整體目標(biāo)分解成的各個小目標(biāo)會由各個成員負(fù)責(zé)落實。在此基礎(chǔ)上，團(tuán)隊會幫助成員發(fā)揮最大能力，并通過優(yōu)勢互補、最大限度地利用資源等手段達(dá)到組織績效的“相乘”效應(yīng)。因此，團(tuán)隊建設(shè)有助于提高辦公室工作效能，提高辦公室的適應(yīng)力和競爭力。

2.良好的團(tuán)隊具有良好的約束功能與激勵功能。

一方面，良好的團(tuán)隊除了具有明確而細(xì)致的剛性規(guī)定外，更擁有積極向上的柔性力量和健康和諧的氛圍，能夠產(chǎn)生更為持久、更容易深入人心的約束，從而引導(dǎo)成員的個體行為。另一方面，良好的團(tuán)隊能夠促使落后的成員自覺地要求進(jìn)步，主動學(xué)習(xí)，向最優(yōu)秀的成員看齊，同時也能促使優(yōu)秀的成員自覺地將自身知識、技能和智慧與其他成員共享，共同實現(xiàn)物質(zhì)和精神的雙贏，具有良好的激勵功能。因此，團(tuán)隊建設(shè)能讓每個成員都獲得不斷提高和實現(xiàn)個人價值的機會。

3.良好的團(tuán)隊具有良好的凝聚功能。

良好的團(tuán)隊能夠堅持以人為本，在尊重成員的個性、習(xí)慣、信仰、動機、興趣的基礎(chǔ)上，溝通他們的思想，引導(dǎo)他們形成共同的價值觀，產(chǎn)生強烈的共同使命感、自豪感和歸屬感，從而促使他們彼此之間相互幫助、相互關(guān)懷、真誠相待，隨時為遭遇困惑或困難的成員提供必要的支持和幫助，成為彼此信賴的伙伴。因此，團(tuán)隊建設(shè)能夠爭取人心、調(diào)動人心、凝聚人心，能成為辦公室工作人員的一種支持性資源。

三、對加強院系辦公室團(tuán)隊建設(shè)的幾點思考

對于院系辦公室工作人員而言，大部分的時間都在辦公室里度過，汗水在這里揮灑，成功在這里體現(xiàn)，境界在這里提升，因此，辦公室可以視作另外的一個家，大家應(yīng)該用經(jīng)營家的理念來管理，用操持家的心態(tài)來對待，把工作當(dāng)作家事，盡力打造好辦公室團(tuán)隊［3］。

1.制定辦公室團(tuán)隊目標(biāo)，打造高效之家。

打造高效團(tuán)隊，首要的一環(huán)即是提出團(tuán)隊目標(biāo)，若沒有目標(biāo)，團(tuán)隊就會失去方向。因此，辦公室要在院系中長期發(fā)展目標(biāo)與規(guī)劃的基礎(chǔ)上，制定明確的工作目標(biāo)，并對目標(biāo)層層分解，通過組織討論、學(xué)習(xí)，使辦公室的每個成員都了解掌握辦公室和自己所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任及應(yīng)該努力的方向，促使團(tuán)隊形成合力，勁往一處使。

2.建立健全規(guī)章制度，打造規(guī)范之家。

健全的規(guī)章制度是保證辦公室長期健康發(fā)展和辦公室工作人員成長的需要。一方面，辦公室必須配套并不斷完善相關(guān)的規(guī)章制度，合理設(shè)置科室、崗位，明確職責(zé)，盡量做到工作任務(wù)細(xì)化、量化及操作性強，做到人人肩上有擔(dān)子，個個身上有責(zé)任。另一方面，辦公室要做到規(guī)范管理，讓工作人員自覺加強學(xué)習(xí)，掌握辦公室工作程序，熟悉工作流程，清楚工作要求，做到將規(guī)定程序貫穿工作始終，不折不扣執(zhí)行到位。

3.建立健全團(tuán)隊考核激勵制度，打造奮進(jìn)之家。

為了調(diào)動辦公室工作人員的積極性，辦公室必須堅持公平公正原則，根據(jù)年度及日常工作安排，實行績效考核。一方面通過考核檢驗管理人員的工作成果，并通過強化考核結(jié)果運用，從物質(zhì)和精神兩方面真正做到獎懲分明，向管理人員充分展示辦公室的價值取向。另一方面幫助管理人員對照目標(biāo)找問題、找差距、找不足，激發(fā)他們提高工作水平，和團(tuán)隊共同進(jìn)步。

4.提升整體素質(zhì)，打造優(yōu)秀之家。

其一，不斷加強自身理論修養(yǎng)，并堅持實事求是、與時俱進(jìn)，以院系的建設(shè)需要和學(xué)校的發(fā)展為首要出發(fā)點，運用正確理論的觀點方法分析處理問題。其二，不斷總結(jié)經(jīng)驗，鞏固已有知識，同時積極學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，并注重理論聯(lián)系實際，在實踐過程中不斷創(chuàng)新管理方式和管理手段，提高工作應(yīng)變能力。其三，牢固樹立管理就是服務(wù)的意識，以“服務(wù)者”的姿態(tài)為工作對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公室每位工作人員只有具備過硬的本領(lǐng)，承擔(dān)應(yīng)有的職責(zé)，才能共同撐起辦公室的脊梁。

5.注重人文關(guān)懷，打造溫馨和諧之家。

在工作中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)不僅要關(guān)心工作人員的進(jìn)步，充分肯定他們?nèi)〉玫某煽?，還要為他們爭取并落實合理的政治和經(jīng)濟待遇，同時，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要善于用人之長，鼓勵支持年輕同志，讓其冒尖；信任中年同志，讓其充分發(fā)揮頂梁柱作用；尊重老年同志，讓其發(fā)揮余熱。在生活中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常噓寒問暖，盡力解決工作人員的困難，使之真切感受到團(tuán)隊的溫暖，同時也要開展豐富多彩的文化活動，增進(jìn)工作人員間的相互交流與溝通，增加友誼，加深信任，充分激發(fā)團(tuán)隊的向心力和凝聚力。

四、結(jié)語

院系辦公室作為院系行政管理的中心，在院系的教學(xué)、科研及學(xué)科建設(shè)等各項工作中發(fā)揮著重要的作用。通過分析，我們清楚地認(rèn)識到新時期院系辦公室工作具有明顯的特點，更面臨著不少的難點問題。為不斷提高工作水平，辦公室必須加強團(tuán)隊建設(shè)。在進(jìn)行團(tuán)隊建設(shè)的過程中，院系辦公室應(yīng)抓住重點，從制定目標(biāo)、建立健全規(guī)章制度及考核激勵制度、提升管理人員整體素質(zhì)、注重人文關(guān)懷等環(huán)節(jié)進(jìn)行深入思考和探索，盡力打造一個高效、規(guī)范、奮進(jìn)、優(yōu)秀、和諧的辦公室團(tuán)隊，為院系更好更快地發(fā)展提供有力保障。

［1］岑益郎.新形勢下高校院系辦公室工作的特點難點及對策分析［J］.科教文匯，2013，（6）：158-159.

［2］卞伶伶，霍小鵬.團(tuán)隊合作精神在國際醫(yī)療部護(hù)理工作中的應(yīng)用［J］.現(xiàn)代臨床護(hù)理，2011，10（2）：52-53.

［3］戚媛，何慧瓊.淺析辦公室團(tuán)隊合作的重要性［J］.才智，2013（5）：303.