制約高校二級機構辦公室管理能效的因素及對策

周慧

摘要：高校二級部門辦公室工作是否能高效、有序地開展是保障高校內(nèi)部高效、有序運行的關鍵。隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，部分高校的二級部門辦公室卻無法發(fā)揮其能效，出現(xiàn)了效率低下的現(xiàn)象。本文分析了影響其能效發(fā)揮的因素，并提出了有針對性的對策。

關鍵詞：二級部門 ?辦公室 能效 因素 對策

一、高校二級部門辦公室在日常管理工作中的地位與作用

高校二級機構辦公室是高校各二級單位從事日常事務管理的科室，是每個部門的“心臟”，是負責上傳下達的樞紐，是溝通學校與部門的橋梁。在我國高等教育改革不斷發(fā)展壯大的形勢下，高校原有的傳統(tǒng)管理模式發(fā)生了較大的變化，即管理權由集中逐漸下移到二級部門。這種情況下，作為二級部門的“心臟”，辦公室的地位與作用就越來越重要。

（一）高校二級部門辦公室在日常管理工作中的地位

1.高校二級部門辦公室在部門的管理系統(tǒng)中居于中心地位。它在行政上受部門負責人的直接領導，在業(yè)務上受學校相關職能部門的指導。辦公室按照部門負責人的意圖和要求組織開展本部門的工作，幫助領導在教學工作、科研工作、社會服務等方面進行協(xié)調(diào)、管理。可以說，各二級部門能否高效、有序地運作是一所大學有序、高效運行的關鍵。

2.二級部門辦公室居于部門管理系統(tǒng)的窗口地位。上級部門及其他同級單位的文件、通知會直接送達辦公室，同時又要根據(jù)不同需要，整理、搜集本單位的相關材料，并按要求送達不同的部門。另外，還需要接待來人來電來訪，并根據(jù)其內(nèi)容解決不同的問題。

（二）高校二級部門辦公室管理工作的重要作用

1.參謀、助手的作用。二級部門日常工作中所涉及的教學、科研和管理工作情況十分復雜，稍有不慎就會釀成重大事故，這就要求辦公室工作人員不僅要熟悉黨和國家的大政方針，更要對學校、部門的各項政策、制度爛熟于心，隨時掌握部門教學、科研等方面的基本情況。這樣，才能準確無誤地掌握第一手資料，隨時為部門領導及其他相關部門提供準確、詳實的信息。

2.協(xié)調(diào)、溝通的作用。二級部門辦公室是溝通學校與部門、部門與部門、部門與廣大師生以及部門與學校外部一些機構之間的媒介，是負責管理本部門人事、行政、文字、信息及其他事務的中心。因此，辦公室工作人員必須在溝通、協(xié)調(diào)上下功夫，協(xié)調(diào)對內(nèi)、對外的關系，加強與師生間的溝通，解決工作中的矛盾、沖突，力求在部門內(nèi)營造一個寬松、和諧的工作氛圍。

3.檢查、督促的作用。高校二級部門辦公室是學校和部門決策制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查機構。學校在給各二級部門發(fā)出指令后，指令的執(zhí)行和監(jiān)督的任務就落在了二級部門辦公室身上，要保障指令的順利完成，在檢查、督促學校指令的過程中就要嚴格以制度為準繩，以事實為依據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、糾正，以避免重大發(fā)生的問題。

4.前沿、窗口的作用。二級部門辦公室是為教學和廣大師生服務的前沿陣地和窗口。作為辦公室工作人員，我們既要端正工作態(tài)度，明確自己的工作職責，又要增強服務意識，提高服務效率和質(zhì)量，耐心、細致地為學校、教職工和廣大學生提供細致、周到的服務，切實幫助他們解決在教學、科研以及學習生活中遇到的各種問題和困難，從而達到為教學、科研等工作服務的目的。

二、制約辦公室管理能效的因素

雖然辦公室在高校二級部門中的重要性日益凸顯，但隨著高校招生不斷擴大，因二級部門辦公室的職責職能有所增加，其在日常管理中的短板也開始暴露。若不能高效、有序地發(fā)揮其職能和作用，就會影響整個高校的管理與運行。

（一）二級部門辦公室管理人員隊伍建設存在問題

1.辦公室管理人員水平參差不齊，編制配備不合理。首先，管理人員水平參差不齊。很多高校對辦公室的工作人員沒有嚴格的學歷及職稱要求，入職的門檻比較低，大多二級部門辦公室的工作人員是直接留校的學生、引進人才的家屬及其他一些轉(zhuǎn)崗的人員。他們在教育程度、專業(yè)知識結構、能力結構的總體水平上層次不齊，工作經(jīng)驗和管理水平千差萬別，工作責任心和工作態(tài)度亦有所差別，這些都是直接影響辦公室工作高效有序開展的重要因素。其次，辦公室管理人員編制配備不合理。在很多高校，二級部門的辦公室工作人員從嚴格意義上來說一般只配備一名工作人員，一些機構比較小的部門根本就沒有專職的辦公室管理人員。而他們的工作范圍對內(nèi)要負責管理部門內(nèi)部的人、財、物、文、研，對外涉及文件的起草和收發(fā)、資料的搜集整理、各種材料的上報、各種檢查的準備。要一個人高效有序、面面俱到地完成以上的各項工作，基本上是不可能的。

2.業(yè)務能力不強，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓。辦公室管理是一門高深的學問，是一項專業(yè)性很強的工作。其工作人員需要接受專業(yè)的培訓體系，掌握相關的技能才能具有從事該項工作的素質(zhì)，以滿足高等教育新形勢的需要。但現(xiàn)在大部分的高校都沒有對系統(tǒng)培訓辦公室工作人員有足夠的重視，缺乏行政人員培訓機制，把重點放在了培養(yǎng)專職教師的培訓上，以提高教師職稱、學歷及教學水平。而由于辦公工作任務繁重，工作人員平時忙于處理各種事務性工作，需要隨時接待來人來電，解答各種問題，這樣一來，他們除了參加各種規(guī)定學習之外，幾乎沒有自主學習時間和環(huán)境。

（二）管理觀念滯后，缺乏行之有效的機制

辦公室工作人員結構相對比較穩(wěn)定，很多人在辦公室管理工作上一干數(shù)年，且很多常規(guī)工作有其固定的模式，因此相對固定的位置和工作內(nèi)容，形成了傳統(tǒng)的思維定勢和工作模式，導致工作機制過于程式化，他們習慣按經(jīng)驗或是約定來處理問題，缺乏靈活變通，不擅長在實際工作中學習，不能按照新的情況和問題制定出與時俱進的工作計劃和提出建議，不善于在變化的環(huán)境中以人為本，高效快速、開拓創(chuàng)新地工作。在實際工作中，二級部門辦公室的工作往往處于被動狀態(tài)，工作主要靠上級部門和領導的指示，通過行政命令指導工作和處理問題，計劃和有針對性的工作能力不強。究其原因，主要是缺乏完善的管理制度，沒有明確的工作職責和范圍，缺乏有效的評價體系和辦公室工作激勵制度，缺乏自我評價的標準、方法，導致工作人員在無序的狀態(tài)下工作，很難提高工作水平。

（三）辦公室管理工作得不到應有重視，缺乏合理的評價機制

盡管二級部門辦公室工作的重要性毋庸置疑，但在很多高校，二級部門辦公室被當成部門可有可無的附屬機構，其工作人員的辛勤付出也往往得不到足夠的重視，認為他們的從事的工作輕松且沒有任何技術含量，勞動量和勞動效果是無法和教學一線的教師相比，是高校里的“二等公民”。

此外，二級部門雖然明確規(guī)定辦公室及其工作人員的職能職責，但由于沒有有效的監(jiān)督與評估機制，無法根據(jù)每個人的工作能力、工作效率及工作態(tài)度進行客觀公正的評價，不能根據(jù)評價進行必要的獎懲，且大部分高校現(xiàn)行的分配制度在很大程度上是跟教學和科研掛鉤的，導致辦公室管理人員的工作量和收入分配不成正比。同時，受工作崗位的制約，他們在職稱、職務的晉升上也受到很大的影響，工作熱情受到打擊，這些因素導致辦公室管理人員抱著“干與不干一個樣，干多干少一個樣”的消極心態(tài)面對工作，極大地影響了部門辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。

三、解決制約因素的策略

（一）加強建設高校二級部門辦公室管理隊伍

高校二級部門作為一個基層管理組織，其工作紛繁復雜，面對部門的“人、財、物、文、研”要做到心中有數(shù)，忙而不亂，這就在辦公室管理人員的選拔上提出了很高的要求。首先，要選用年輕的、有工作熱情、熱愛本職工作的高學歷人才補充到工作隊伍中來;其次，要加強對辦公室管理人員業(yè)務培訓，提高他們的管理能力、協(xié)調(diào)能力、公文處理能力和服務決策能力，從而提高二級部門辦公室的整體工作能力和工作水平，更好地發(fā)揮其服務職能。

（二）加強并完善管理制度的建設

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，要建立一個規(guī)范，高效的管理體系，我們必須首先制定與其配套的一系列管理制度。建立明確的崗位責任制，明確每個位置的具體工作范圍和目標，實現(xiàn)事事有人干，人人有事干，改變過去無人事干、互相推諉的情況。建立完整監(jiān)督、獎懲制度，在工作人員履行職責的同時加強監(jiān)督，監(jiān)督、檢查學校及部門的指令是否得到不折不扣地執(zhí)行，對在履職過程中出現(xiàn)的問題及時處理，獎優(yōu)罰劣，以增強辦公室管理人員的競爭意識。

（三）改進辦公管理人員考核制度，加強激勵機制建設

高?，F(xiàn)有的薪酬制度和職稱晉升制度對管理崗位工作人員來說沒有任何吸引力。受校內(nèi)崗位設置和職稱晉升制度的影響，絕大多數(shù)辦公室管理人員在職稱評定、職位晉升、學歷深造等方面處于非常被動的地位。他們不能通過職稱的晉升來提高他們的社會地位和收入水平，亦不能通過行政職務的升遷提高行政級別。這對辦公室管理人員的工作熱情、工作態(tài)度和工作效率有極大的影響。因此，高校領導者和相關的主管部門需要針對這一人群制定專門的考核、獎勵制度，以人為本，為管理人員在專業(yè)技能培訓、學歷深造、職稱評定及職務升遷方面制定切實有效的管理辦法，為高校辦公室管理人員創(chuàng)造更好的發(fā)展條件，提高他們的薪酬待遇和社會地位，使辦公室管理人員能熱愛本職工作，安心本職工作，從而消除對職業(yè)的倦怠感，在工作中不斷地改革創(chuàng)新，更好地履行職責，從而推動高校各項事業(yè)的和諧發(fā)展。

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