論預(yù)算管理信息系統(tǒng)在全面預(yù)算管控中的作用

張軍

摘 要：本文主要論述了預(yù)算管理信息系統(tǒng)在全面預(yù)算管理中的管控方式及應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；控制

全面預(yù)算管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理模式，但從多數(shù)企業(yè)實(shí)施的效果來(lái)看，預(yù)算真正能夠?qū)?jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行有效控制的并不多見(jiàn)，這里固然與部分企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱，高層領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，預(yù)算方案不符合企業(yè)實(shí)際等因素有關(guān)，但另外一個(gè)重要原因就是預(yù)算管控的手段較落后，已難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，依賴網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，搭建一個(gè)集財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)為一體的預(yù)算管理信息系統(tǒng)是推行全面預(yù)算管控的重要手段。

一、預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

作者公司（以下簡(jiǎn)稱大屯公司）地處華東地區(qū)，主業(yè)為煤炭生產(chǎn)，由于近年來(lái)煤價(jià)持續(xù)下跌，嚴(yán)重影響公司的創(chuàng)效能力和發(fā)展，面對(duì)嚴(yán)峻的形勢(shì)，成本管控工作顯得尤為重要。

目前公司采用“專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算”的形式作為成本管控的主要手段，全部流程均以手工的方式在電子表格中進(jìn)行，這種手工管理方式主要存在以下問(wèn)題：（1）電子表格的預(yù)算編制模板已經(jīng)不能適應(yīng)公司預(yù)算精細(xì)化管理需求；（2）手工匯總數(shù)據(jù)量大，準(zhǔn)確性差；（3）無(wú)法對(duì)預(yù)算進(jìn)行全流程管控；（4）歷史數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)沒(méi)有集成，取數(shù)困難；（5）預(yù)算的執(zhí)行、控制、分析沒(méi)有形成體系，對(duì)差異沒(méi)有閉環(huán)分析；（6）預(yù)算管理與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)一集成，手工操作的業(yè)務(wù)及重復(fù)性工作較多，影響工作效率。

基于上述問(wèn)題，大屯公司經(jīng)過(guò)幾年的探索與實(shí)踐，針對(duì)企業(yè)自身行業(yè)特點(diǎn)，實(shí)施了全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)。

二、預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

預(yù)算管理信息系統(tǒng)將建設(shè)成為一個(gè)在線式，分級(jí)控制，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互，與ORACLE ERP及其他信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，集預(yù)算編制、預(yù)算跟蹤、預(yù)算分析、預(yù)算考核為一體，實(shí)現(xiàn)事前計(jì)劃、事中控制、事后追溯、以流程為驅(qū)動(dòng)的全面預(yù)算管控信息系統(tǒng)，旨在提升全面預(yù)算管控水平。

三、預(yù)算管理信息系統(tǒng)流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)

預(yù)算管理信息系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)是將現(xiàn)有的手工式專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算管理納入信息系統(tǒng)平臺(tái)，將公司預(yù)算管理系統(tǒng)架構(gòu)、年度預(yù)算編制與核定、日常預(yù)算實(shí)施控制通過(guò)信息系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源共享，提升企業(yè)管理效率和水平。

預(yù)算管理信息系統(tǒng)以“年度預(yù)算”為預(yù)算控制基準(zhǔn)，納入管控的“預(yù)算項(xiàng)目”，基于“一工程一預(yù)算”的要求，按照“預(yù)算項(xiàng)目”的格式存在?！邦A(yù)算項(xiàng)目”定義的范圍較寬泛，可以是具體“采掘工程、安裝、巷修”，也可是具體的明細(xì)物資，還可以是某一部門(mén)的限額，具體關(guān)鍵控制點(diǎn)如下：

1.對(duì)物資ORACLE ERP相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目的控制

通過(guò)建立預(yù)算項(xiàng)目的具體明細(xì)映射關(guān)系，然后將預(yù)算項(xiàng)目推送至物資ERP系統(tǒng)，在物資ERP系統(tǒng)中的成本中心（實(shí)施部門(mén)）下，選擇已經(jīng)立項(xiàng)的項(xiàng)目。控制原則：有預(yù)算且預(yù)算項(xiàng)目額度未超，可以正常實(shí)現(xiàn)領(lǐng)用；有預(yù)算，但所領(lǐng)預(yù)算項(xiàng)目額度超支，提示警示并要求更改；沒(méi)有立項(xiàng)或未建立對(duì)應(yīng)映射關(guān)系，不允許領(lǐng)用。由此實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前控制。

2.對(duì)總賬ORACLE ERP相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目的控制

總賬ERP系統(tǒng)中控制的預(yù)算項(xiàng)目，在預(yù)算系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)控制，在總賬ERP系統(tǒng)中進(jìn)行校驗(yàn)?？刂圃瓌t：有預(yù)算且預(yù)算項(xiàng)目額度未超，可以打印“預(yù)算項(xiàng)目費(fèi)用聯(lián)簽單”，再進(jìn)行線下聯(lián)簽，報(bào)財(cái)務(wù)入賬；有預(yù)算，但所領(lǐng)預(yù)算項(xiàng)目額度超支，提示警示并要求修改至符合控制要求時(shí)，才能打印“預(yù)算項(xiàng)目費(fèi)用聯(lián)簽單”，進(jìn)行線下聯(lián)簽、入賬；沒(méi)有預(yù)算立項(xiàng)的系統(tǒng)將不能打印“預(yù)算項(xiàng)目費(fèi)用聯(lián)簽單”，由此實(shí)現(xiàn)總賬中預(yù)算項(xiàng)目的事前控制。

在總賬ERP系統(tǒng)中，通過(guò)會(huì)計(jì)科目映射關(guān)系，預(yù)算系統(tǒng)每天自動(dòng)抓取總賬ERP系統(tǒng)實(shí)際入賬數(shù)據(jù)并進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)已經(jīng)在預(yù)算系統(tǒng)中實(shí)施，而未在總賬ERP入賬的項(xiàng)目進(jìn)行校驗(yàn)提醒。

四、預(yù)算管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的特色及應(yīng)用效果

1.統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)互驗(yàn)、實(shí)時(shí)預(yù)警的管控特色

（1）預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路是以專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算管理工作為重點(diǎn)；材料成本專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算管理項(xiàng)目化，非材料專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算管理部門(mén)化，專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算歸口管理的管理模式。

（2）在不改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ORACLE ERP物資系統(tǒng)）使用流程和用戶操作習(xí)慣的情況下，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)做局部改造，通過(guò)系統(tǒng)接口，在物資領(lǐng)用申請(qǐng)審批時(shí)與預(yù)算系統(tǒng)發(fā)生核準(zhǔn)校驗(yàn)，達(dá)到實(shí)時(shí)控制的目的。

（3）完善總賬管控的線下“費(fèi)用聯(lián)簽”控制方式，在費(fèi)用申報(bào)請(qǐng)求時(shí)觸發(fā)相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)可用額度，采用“剛?cè)岵?jì)”的預(yù)算控制規(guī)則，生成“費(fèi)用聯(lián)簽審批單”并走線下的聯(lián)簽審批流程。最后通過(guò)預(yù)算系統(tǒng)實(shí)時(shí)抓取財(cái)務(wù)ORACLE ERP系統(tǒng)中的實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，達(dá)到預(yù)算實(shí)時(shí)控制、調(diào)整糾偏的目的。

2.提高了公司全面預(yù)算管控水平

預(yù)算管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了在線式的預(yù)算編制和嚴(yán)格的全流程控制；通過(guò)定義標(biāo)準(zhǔn)化的表格模版和取數(shù)公式，統(tǒng)一了數(shù)據(jù)口徑，提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；通過(guò)與ERP物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)了材料預(yù)算的實(shí)時(shí)控制；通過(guò)總賬管控功能，滿足了非材料專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算的管控目的。

通過(guò)實(shí)施預(yù)算管理信息系統(tǒng)，使大屯公司全面預(yù)算管理制度和體系得以落地，進(jìn)一步提高了全面預(yù)算管控水平；預(yù)算管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算的功能，促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新和發(fā)展，為企業(yè)提升管理水平創(chuàng)造了條件和基礎(chǔ)。

通過(guò)預(yù)算管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的有效集成，變事后控制為事前控制，既提高了工作效率，又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享；公司能實(shí)時(shí)地掌握和監(jiān)控各下屬單位的預(yù)算執(zhí)行情況，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的一些問(wèn)題和差異能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，形成閉環(huán)分析，并找出原因及時(shí)采取相應(yīng)措施，確保公司成本費(fèi)用始終處在可控范圍內(nèi)。