高校基建檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)改進(jìn)措施

■楊小江 ■首都體育學(xué)院，北京 100088

高校基建檔案管理不僅記錄和反映了學(xué)校的基本建設(shè)情況和不同時(shí)期的發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)理念和發(fā)展規(guī)模，而且是高校維修、擴(kuò)建和改造的依據(jù)，是高校日后建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。但是就目前實(shí)際情況而言，高?；n案管理仍然是我國(guó)高校檔案管理中的一個(gè)相對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)，無(wú)論從重視程度、人員配備還是資金投入，相比其他類型的檔案管理均明顯匱乏，嚴(yán)重影響了高校的日常基建工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

1 高?；n案的重要性和管理特點(diǎn)

1.1 高?；A(chǔ)實(shí)施管理檔案是高校發(fā)展和建設(shè)的歷史印跡

高?；n案是高校在建設(shè)過(guò)程中收集和整理的文字、圖紙和圖表材料，反映了一定歷史條件下學(xué)校的基本建設(shè)情況，如實(shí)地記錄了學(xué)校內(nèi)每一棟建筑物、構(gòu)筑物及其他公共設(shè)施的位置、基本參數(shù)和建設(shè)信息，高水平的基建檔案管理可以讓高校后來(lái)的管理人員如實(shí)準(zhǔn)確地了解學(xué)校每一棟建筑物的基本建設(shè)參數(shù)和學(xué)校的基建發(fā)展歷史，而且可以從基建檔案中反映出學(xué)校在不同時(shí)期的發(fā)展規(guī)模、發(fā)展規(guī)劃和辦學(xué)理念，為高校基礎(chǔ)建設(shè)的連續(xù)發(fā)展和高校的整體發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 高?；n案是高校未來(lái)續(xù)建、改建及擴(kuò)建活動(dòng)的依據(jù)

完整系統(tǒng)的基建檔案歸檔和管理是后來(lái)建設(shè)管理人員快速獲取歷史建設(shè)資料的前提，通過(guò)對(duì)歷史建設(shè)信息的了解和掌握，可以幫助在續(xù)建、改建及擴(kuò)建的各項(xiàng)管理工作中，提高決策和管理的效率。除此之外，由于高校校內(nèi)建筑物的功能的統(tǒng)一和相似性，部分建筑物的設(shè)計(jì)理念和施工管理方法對(duì)后來(lái)的工程建設(shè)往往具有指導(dǎo)意義，通過(guò)對(duì)以往基建檔案的查詢獲取相關(guān)有用信息，可以避免少走彎路，節(jié)省決策時(shí)間，大大提高工程管理效率。

1.3 高?；n案管理具有專業(yè)性、系統(tǒng)性及專業(yè)交叉性等特點(diǎn)

由于基礎(chǔ)工程建設(shè)的復(fù)雜性，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目本身包含一個(gè)或幾個(gè)單位和單項(xiàng)工程，其本身又涉及不同的專業(yè)，必然導(dǎo)致基建檔案收集和管理的專業(yè)性;基建檔案的管理是對(duì)基建工程全周期的系統(tǒng)資料管理，既包括前期立項(xiàng)、方案設(shè)計(jì)資料檔案的收集整理，又包括中期的招投標(biāo)、施工以及后期竣工等階段的檔案資料的歸檔管理，所以基建檔案管理具有工程項(xiàng)目全壽命全周期的系統(tǒng)管理特點(diǎn);由于一個(gè)基建項(xiàng)目往往是一個(gè)單位或單項(xiàng)工程，而不同的單項(xiàng)工程又各自包含不同的分部分項(xiàng)工程，實(shí)際施工管理中牽扯不同專業(yè)的交叉作業(yè)，從而導(dǎo)致基建檔案管理過(guò)程中不同專業(yè)的檔案資料管理人員交叉管理。以上基建檔案管理的特點(diǎn)也就導(dǎo)致了高?；n案管理的獨(dú)特性和復(fù)雜性，給高校的基建檔案管理帶來(lái)一定難度，也制約了基建檔案管理水平的提升。

2 目前高?；n案管理存在的問(wèn)題和原因分析

2.1 高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對(duì)基建檔案管理工作不夠重視

由于我國(guó)高等教育長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理思想影響，高校管理和發(fā)展的自主性和積極性不高，長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及建設(shè)管理人員對(duì)工程建設(shè)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，“重建設(shè)，輕檔案”的意識(shí)需要進(jìn)一步改變，尤其是基建管理人員將工作重心全部放在工程建設(shè)上，對(duì)于基建資料的日常收集和整理往往流于形式，導(dǎo)致其基建檔案管理的水平普遍不高。所以主管領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)問(wèn)題，尤其是基層檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)需要進(jìn)一步加強(qiáng)，才能使高?；n案管理水平有進(jìn)一步提升的可能性。

2.2 高?；n案管理的專業(yè)性水平不高。

基礎(chǔ)建設(shè)檔案歸檔管理工作是工程管理的一個(gè)重要分支，也是高校檔案管理的一個(gè)重要組成部分。對(duì)于高校教學(xué)檔案、學(xué)生檔案及科研檔案等高?？萍紮n案的管理，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到管理人員和學(xué)生本身都十分重視此部分檔案的管理工作。但是對(duì)于基建檔案的管理，國(guó)內(nèi)一般高校均未配備專職的基建檔案歸檔管理人員，一般情況下均為基建工程管理人員兼職此部分工作，由于工作重心和精力的分散，所以基建檔案管理工作的專業(yè)性水平就可想而知。所以人員的限制，很多高校的基建檔案管理還停留在將工程資料和檔案消極的保存在檔案柜中，隨著管理人員的流動(dòng)而致使資料和檔案遺失的情況，根本談不上基建檔案資料的一個(gè)收集、歸納、整理及歸檔的一個(gè)系統(tǒng)過(guò)程，所以基建檔案管理是一個(gè)非常專業(yè)的系統(tǒng)工作，專業(yè)管理人員的不足必然導(dǎo)致基建檔案管理水平的停止不前。

2.3 高?；n案管理缺乏有效的考核指標(biāo)和約束機(jī)制。

目前由于國(guó)內(nèi)大部分高校的基建檔案管理沒(méi)有具體檢查和考核指標(biāo)，工作重心往往是工程建設(shè)按期完工，只有等到學(xué)校下一步建設(shè)涉及到原有工程資料檔案時(shí)才對(duì)原有基建檔案進(jìn)行查詢，所以沒(méi)有長(zhǎng)效的約束機(jī)制，基建檔案管理人員常常會(huì)消極應(yīng)付，導(dǎo)致基建檔案不能保持其及時(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，嚴(yán)重影響基建檔案管理工作的質(zhì)量水平，為將來(lái)的基建建設(shè)發(fā)展埋下隱患。

3 提高高?；n案管理水平的應(yīng)對(duì)措施和檔案管理數(shù)字化探析

3.1 加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)基建檔案管理部門和人員的責(zé)任感

要提高包括學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基建檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)各方面的大力宣傳，讓基建檔案管理的重要性深入人心，并且讓檔案管理人員感受到學(xué)?；n案管理的傳承性和使命感。通過(guò)不同途徑的校園媒體、教育及座談會(huì)等的形式對(duì)基建檔案管理相關(guān)部門人員進(jìn)行主題宣傳，為高校基建檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)積極、完善的環(huán)境。除此之外。搞好基建檔案管理工作，要依靠上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的人力、物力及資源的各方面支持和配合，才能為基建檔案管理工作的順利開展打下基礎(chǔ)，將檔案管理提升到一個(gè)重要的學(xué)校日常管理工作，這樣才能使基建檔案管理納入學(xué)校系統(tǒng)化、規(guī)范化的的管理中來(lái)。

3.2 引入專業(yè)的基建檔案管理人才，以提高檔案管理的專業(yè)化水平

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各行各業(yè)分工日益精細(xì)化和專業(yè)化。現(xiàn)階段我國(guó)的高等院?；ú块T和專業(yè)的基建檔案管理人員配備嚴(yán)重不足，基建檔案的管理一般由基建部門的工程管理人員兼任，由于工程管理人員主要的工作重心在工程過(guò)程管理，再加上對(duì)基建檔案的收集管理經(jīng)驗(yàn)不足，所以檔案管理水平不高就不難理解。所以，要提檔案管理水平，很關(guān)鍵的一個(gè)要素就是要引進(jìn)專業(yè)的基建檔案管理人才，或者從基建工程管理隊(duì)伍中抽調(diào)人員作為專職的檔案管理員，這樣才能做到責(zé)任落實(shí)到人，術(shù)業(yè)有專攻，才能提升基建檔案的歸檔管理水平。但是，對(duì)于部分規(guī)模較小的高等院校，或者工程規(guī)模較小數(shù)量較少的高校，配備專職的基建檔案管理人員出現(xiàn)的工作量不飽滿的問(wèn)題，可以通過(guò)定期聘請(qǐng)社會(huì)上的專業(yè)工程咨詢服務(wù)公司的專職檔案管理人才得到解決。

3.3 建立和完善高?；n案管理制度，制定明確的約束檢查考核機(jī)制，為基建檔案管理工作的順利開展保駕護(hù)航

首先，要建立和完善基建檔案管理基本流程和制度，明確檔案管理的崗位職責(zé)，除了在學(xué)校層面有管理機(jī)構(gòu)和人員，學(xué)校的紀(jì)律檢查部門也要針對(duì)檔案管理工作制定專項(xiàng)的監(jiān)督管理措施。其次，要制度明確和可操作的檢查考核機(jī)制，對(duì)檔案管理部門的檔案管理工作定期檢查考評(píng)，責(zé)任落實(shí)到人，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案歸檔、整理滯后、遺漏等問(wèn)題及時(shí)發(fā)出預(yù)警和處理措施，以提高檔案管理部門和人員的積極性，基建檔案管理水平才能在制度制約和督促下大幅度提升。

4 結(jié)語(yǔ)

高?；n案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掃描、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體及儲(chǔ)存技術(shù)等把各種載體的基建檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，并以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，網(wǎng)絡(luò)化的形式利用，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)管理，并實(shí)現(xiàn)資源共享的一種基建檔案管理方式。傳統(tǒng)的基建檔案管理方式難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理方式，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的管理方式難以新時(shí)代高校建設(shè)管理的需求，基建檔案信息的資源價(jià)值難以體現(xiàn)。所以基建檔案數(shù)字化管理也是今后高?；ü芾硐乱徊街攸c(diǎn)研究的課題。