會計信息化下高校網上預約報賬存在的問題與對策研究——以江西某高校為例

周 平 羅艷紅

（江西理工大學，江西 贛州 341000）

隨著會計網絡信息技術的進步，如何利用會計信息化技術規(guī)范財務行為，提升資金效率是急需解決的問題。為此，網上預約報賬系統(tǒng)應運而生，從實踐來看，它不僅有效地解決了高校財務工作當中比較普遍存在的報賬困難問題，同時還是對傳統(tǒng)會計操作方式的顛覆，利用現代信息技術重建會計信息系統(tǒng)，提高了財務管理效率，節(jié)省了人力、物力。

一、網上預約報賬的特點

（一）流程物流化

報賬者填完報賬信息之后，賬目管理部門負責人審核簽字，隨后財務部門會對賬目信息進行審查核實、錄入賬目信息。在整個過程當中，報賬者可以隨時跟蹤報賬情況，對整個過程的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，一旦出現問題可以立即發(fā)現并解決。

（二）項目經費更加安全

報賬者直接在網上填寫報賬信息的時候，系統(tǒng)設定只有當事人才能使用項目經費相關權限，其他人無法對經費進行操作，規(guī)避了經費被盜用的風險。而且，為了提升整體安全，系統(tǒng)為每個登錄個體都設置了不同的界面，根據登陸者身份的不同，會自動屏蔽相應的權限菜單，而且在登入模塊之后，系統(tǒng)也會對其身份信息進行核查，一旦發(fā)現其權限受到限制，那么相應的模塊就不會開放。如此就能避免出現不必要的操作風險。

（三）費用額度控制嚴格

報賬者在系統(tǒng)中填寫資金額度的時候，具體金額會被控制在預算允許范圍之內。如果填寫的金額一旦超過規(guī)定的限度，系統(tǒng)就會發(fā)出警告，后續(xù)的操作就會被強行終止，如此就可以避免無法報賬的情況發(fā)生。從江西某高校的實際運行情況來看，對于會計人員和報賬人員而言，傳統(tǒng)的財務報賬行為很難準確把握費用額度，對于額度超限的情況時有發(fā)生，自從網上預約系統(tǒng)實施以來，該高校報賬人員填寫資金額度時的超額行為得到了控制，財務人員在會計處理時如及時發(fā)現額度超額后可向主管領導匯報核實，極大地提升了額度控制的效率。

（四）財務報賬效率提高

對于報賬者而言，從傳統(tǒng)的報賬排隊等待轉向個性化報賬，報賬者可以根據自身的時間選擇預約，對于報賬者降低等待的實踐機會成本，提升工作效率具有重要作用。對于財務工作人員而言，由于報賬者與財務人員之間存在有效的信息互通，有利于財務人員有效準確核實報賬信息，節(jié)約了會計人員會計核算的時間。據統(tǒng)計，江西某高校會計人員每天人均處理報賬筆數，由傳統(tǒng)的報賬制度每人每天處理20～30筆業(yè)務上升至網上預約系統(tǒng)以來的每人每天處理業(yè)務40～50筆。

二、會計信息化背景下高校網上預約報賬存在的問題

（一）使用者不熟悉操作流程

該高校于2015年5月開始實施網上預約報賬系統(tǒng)，由于時間比較短，大部分教師對于該系統(tǒng)不熟悉，同時由于系統(tǒng)設定了相應的考核機制，有報銷需求的教師在登錄系統(tǒng)之前，需要根據系統(tǒng)的要求錄入必要的報銷信息，然后在紙質的報銷單上填寫信息，有些單據上需要填寫的內容比較繁雜，比如差旅費等，這讓一些手續(xù)比較繁瑣的報賬業(yè)務無法順利完成報銷。在這種情況下，一些教師就會重新使用傳統(tǒng)的報銷程序，到財務部門排隊等待。這種情況明顯制約了網上預約報賬系統(tǒng)的傳播。

（二）網上審批問題

從實施的實際情況來看，新實施的網上預約報賬系統(tǒng)尚未直接與審批系統(tǒng)互聯(lián)，使得教師們在報賬審批環(huán)節(jié)還需要按照傳統(tǒng)審批流程進行審批。高校在審批方面有著嚴格規(guī)定，有些經費報銷需要經過重重關卡，一旦某個環(huán)節(jié)的負責人外出辦公，審批就會被擱置。雖然網上系統(tǒng)已經作了一些改進，但是仍然沒有達到高效的目的。

（三）系統(tǒng)完備性與穩(wěn)定性有待增強

高校的教育不斷發(fā)展，財務狀況更加復雜，各種經費的額度逐年升高，報銷量急劇增加，尤其是開學和期末，進行網上預約報賬的人數非常多。由于人數激增，系統(tǒng)的訪問量迅速增加，往往會在高峰時導致系統(tǒng)出現中斷。教師不得不選擇傳統(tǒng)報銷方式，浪費了時間，也會讓教師對系統(tǒng)的便捷性產生懷疑。這就要求高校對系統(tǒng)的進行改進，以適應使用者的要求。

三、改進某高校網上預約報賬系統(tǒng)的措施

（一）加大預約報賬系統(tǒng)的推廣力度

針對部分教師對該系統(tǒng)的便捷性等有時存在懷疑的情況，應加大對預約報賬系統(tǒng)的推廣宣傳力度。在推廣過程中，應充分宣傳網上預約報賬系統(tǒng)的便捷性，財務部門應該制定推廣與操作講解方案，讓教職員工詳細深入的了解系統(tǒng)的具體優(yōu)勢，并根據網上預約系統(tǒng)的更新程度和實踐中存在的普遍性問題加以及時解決。從宣傳平臺來看，可以撰寫簡潔的系統(tǒng)優(yōu)勢說明書，發(fā)布在校園網絡上；也可以邀請相應的專家或技術人員在學校進行專題講座，讓系統(tǒng)的使用群體能夠對系統(tǒng)帶來的便捷有更深入的了解。

（二）實現預約報賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)

從國外來看，微軟等一些大型公司，早已憑借自身的技術開發(fā)優(yōu)勢，以E R P系統(tǒng)為基礎，將報賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)實現有效連接，成功的實現了財務信息與審批信息的共享，讓財務工作的效率得到大幅度提升。但是，這樣的連接方式只是一些大型企業(yè)內部的操作方式，并未實現對外推廣。鑒于該高校相應系統(tǒng)也與之存在不兼容、在連接技術與成本的要求上較為嚴格的實際情況，建議根據該校經費申請、審批權限等方面的實際，借鑒國外經驗，自主開發(fā)以E R P系統(tǒng)為基礎的互聯(lián)程序，實現預約報賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)。

（三）增強系統(tǒng)的安全性

財務信息十分敏感，因此，在使用網上預約報賬系統(tǒng)之后，財務信息和數據的保護十分重要。利用技術手段保證相應信信不遭到篡改，嚴格監(jiān)管不同使用者的使用情況，重點防范信息的遺失。還應該利用此系統(tǒng)中的數據信息，建立起相應的預警機制，對高校的財務狀況進行分析，防止財務風險。還應該就系統(tǒng)設定內部管理人員進行規(guī)范，防止內部控制風險造成重大損失。對于已經落后的加密技術實施更新?lián)Q代，使用最先進的數據加密技術，盡量讓財務信息的錄入的安全性保持在最高水準。由于使用系統(tǒng)的人數會迅速增多，這就對系統(tǒng)服務器的存儲于計算能力提出了更高要求，應該及時對服務器進行維護。

（四）對使用人員進行培訓

高校應該組織專門的系統(tǒng)使用培訓，讓廣大教職員工參與其中。撰寫相應的使用材料，發(fā)放給教職員工，然后邀請相應的專家進行講解，讓其詳細了解系統(tǒng)的操作程序?？梢允褂脠D文結合的方式，讓講解過程更加直觀。對每種類型的填報單的具體使用步驟進行講解。培訓的重點是填報信息的填寫過程，讓使用者了解如何對相應的信息進行修改。入賬處理的各個環(huán)節(jié)也應該重點進行講解。一般情況下，會有多個業(yè)務同時出現的情況，要讓教職員工了解如何同時辦理多項同類型的業(yè)務。這些環(huán)節(jié)的培訓很大程度上減輕了財務工作人員的工作量，提升了業(yè)務辦理的效率，也讓報賬流程更加規(guī)范化、合理化。

[1]武迎春.關于高校實施網上預約報賬系統(tǒng)的思考[J].中國管理信息化.2013，14(17)：115-116.

[2]許志俊.高校網上預約報賬實踐的思考[J].會計之友.2011，21(33)：54-56.