黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制探索

馮 釗

（黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 開封 475004）

0 引言

圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制是一項(xiàng)圖書館與外包商之間相互配合的工作，需要甲乙雙方共同完成。但是現(xiàn)實(shí)中圖書館和外包商往往有各自的工作目的，圖書館是以組織文獻(xiàn)、傳遞文獻(xiàn)信息、服務(wù)讀者為主要目的，而外包商則是以追求最大利潤(rùn)為目的。外包商為了追求最大利潤(rùn)，往往采取各種措施，來(lái)達(dá)到效益最大化的目的。如增加外包商員工壓力，提高工作量；縱容外包商員工在圖書編輯、加工時(shí)犯錯(cuò)；使用沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)或非本專業(yè)出身的人員，從事圖書編輯和加工；頻繁更換外包商編目人員；外包商員工套錄非正規(guī)數(shù)據(jù)源進(jìn)行著錄；忽視圖書館對(duì)圖書編目加工的具體要求等。圖書館為了更好地服務(wù)讀者，則需要不斷地完善工作流程、管理模式、質(zhì)量監(jiān)管、圖書加工標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)也要積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)館際之間的新動(dòng)向進(jìn)行交流與探討。本文以黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院（簡(jiǎn)稱黃河水院）圖書館編目業(yè)務(wù)為對(duì)象，通過(guò)分析編目業(yè)務(wù)外包化進(jìn)程中存在的質(zhì)量問(wèn)題，提出改進(jìn)的建議和措施。

1 黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀

1.1 黃河水院圖書館采編室人員現(xiàn)狀

目前黃河水院圖書館采編室配置人員為2人，主要從事每年的圖書預(yù)訂、招標(biāo)、采購(gòu)、圖書數(shù)據(jù)編制和加工的審核和驗(yàn)收，以及對(duì)外包商人員的技術(shù)培訓(xùn)和管理工作。由于黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)選擇了高等層次外包，采編部門已經(jīng)把繁重的編目工作承包給了專業(yè)機(jī)構(gòu)，大大解決了圖書館人力不足的問(wèn)題，同時(shí)也把圖書館的工作人員從繁重的編目工作中解放出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間和精力投入到服務(wù)讀者中去。

1.2 黃河水院圖書館外包商人員現(xiàn)狀

黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)由河南天富文化傳播有限公司和開封市新華書店兩家外包商承包，其編目人員在館內(nèi)完成文獻(xiàn)編目和加工工作，編目數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)黃河水院圖書館編目員檢查、校對(duì)以后，再由河南天富文化傳播有限公司和開封市新華書店完成文獻(xiàn)載體的加工工作。

河南天富文化傳播有限公司派出1名編目人員和1名物理加工人員，常駐館內(nèi)。開封市新華書店派出2名編目人員和3名物理加工人員，常駐館內(nèi)。兩家書商的編目員和物理加工人員都很年輕，接受能力強(qiáng)，工作效率高，而且態(tài)度謙虛、工作努力，效果顯著，使黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)工作量大的壓力和人員力量不足的問(wèn)題均得到很好的解決。

1.3 黃河水院圖書館每年圖書加工完成情況

根據(jù)國(guó)家對(duì)高校藏書標(biāo)準(zhǔn)的硬性規(guī)定，要求高職院校圖書館的藏書達(dá)到生均80冊(cè)和生均年進(jìn)書量3冊(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，黃河水院圖書館每年的進(jìn)書量為3萬(wàn)冊(cè)左右［1］。這些圖書的加工工作均能在當(dāng)年得以完成。

2 黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題

2.1 圖書招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激烈，致使圖書加工質(zhì)量保障降低

黃河水院圖書館在每年4、5月份都召開一次圖書招標(biāo)會(huì)，招標(biāo)會(huì)的主要議題就是選取物美價(jià)廉的外包商，所謂“物美價(jià)廉”，其實(shí)就是要看哪家的外包商可以提供更優(yōu)惠的服務(wù)和更加低廉的價(jià)格。這在編目業(yè)務(wù)外包的伊始就開始埋下了隱患，外包商為了中標(biāo)，往往開出更具誘人的條件，但是一旦中標(biāo)，又會(huì)千方百計(jì)地控制成本，所以圖書招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激烈，也會(huì)降低圖書加工質(zhì)量的可能性。

2.2 套用來(lái)源不明的數(shù)據(jù)源

書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著文獻(xiàn)資源共享的效果與圖書的利用率，關(guān)系到整個(gè)書目數(shù)據(jù)體系是否完整、規(guī)范和一致［4］。黃河水院圖書館在對(duì)外包商的數(shù)據(jù)源進(jìn)行盤查時(shí)，發(fā)現(xiàn)外包商所套錄的數(shù)據(jù)源存在嚴(yán)重的不正規(guī)現(xiàn)象。根據(jù)從外包商的工作人員那里了解到，其套錄的數(shù)據(jù)源方式五花八門，有的是從同行的友商那里獲取，有的是自己添加補(bǔ)充，有的是從CALIS（中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)）數(shù)據(jù)中心購(gòu)買，有的是從國(guó)家圖書館的數(shù)據(jù)中心購(gòu)買，來(lái)源方式參差不齊，直接造成了書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的不穩(wěn)定，由于外包商的編目人員在數(shù)據(jù)編制時(shí)幾乎都是跟從套錄的數(shù)據(jù)源，所以套用來(lái)源不明的數(shù)據(jù)源會(huì)直接致使圖書加工質(zhì)量降低。

2.3 外包商使用非專業(yè)人員從事圖書加工工作

由于酬薪等原因，外包商中的編目人員一般都不具備圖書編目應(yīng)有的專業(yè)水平，他們往往都是非專業(yè)人士。讓非專業(yè)人士從事一些圖書編目工作，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如對(duì)編目規(guī)則、分類法不熟悉，或不理解其具體涵義，不太了解所承包圖書館圖書的分類歷史、分類特點(diǎn)等，在分編過(guò)程中又不注重細(xì)節(jié)，照搬套錄數(shù)據(jù)等。

2.4 外包商在圖書加工中，責(zé)任心不強(qiáng)

編目業(yè)務(wù)外包的最大風(fēng)險(xiǎn)就是圖書加工質(zhì)量失控的問(wèn)題。編目業(yè)務(wù)向來(lái)是圖書館采編部門的核心業(yè)務(wù)，它的質(zhì)量把控直接關(guān)系到圖書館的水平層次，由于圖書館與外包商的工作目的存在不同，二者之間必然存在利益上的沖突。外包商為了提高工作效率，想在較短的時(shí)間內(nèi)做出更多的產(chǎn)品，必然加班加點(diǎn)，加快工作速度，這時(shí)外包商在物理加工圖書時(shí)，易出現(xiàn)磁條貼歪、漏貼和外露。蓋章時(shí)出現(xiàn)油印過(guò)多、過(guò)淺、字體不清楚和位置有偏差。著錄時(shí)易出現(xiàn)查重疏漏，對(duì)圖書題名、責(zé)任者、版本、出版發(fā)行、叢編和其他信息等進(jìn)行的描述存在不規(guī)范，直接導(dǎo)致讀者在查找圖書信息時(shí)不全面，甚者出現(xiàn)分配地址錯(cuò)誤。編目時(shí)易出現(xiàn)跟隨CIP（圖書在版編目）現(xiàn)象，書上怎么編目，編目員跟著怎么編目，失去了主觀能動(dòng)性，同時(shí)還存在版本號(hào)和卷次號(hào)的忽略，叢書和套書的混淆等情況。

3 編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的改進(jìn)措施

3.1 選擇合理的外包類型

目前編目業(yè)務(wù)外包可以根據(jù)業(yè)務(wù)深度分為3個(gè)層次：初等層次外包、中等層次外包和高等層次外包［2］。

初等層次外包：這一層次的外包只承包圖書的物理加工，如：打印書標(biāo)、貼書標(biāo)、貼條碼、嵌磁條、蓋館藏章等。這些較簡(jiǎn)單的工作交給外包商來(lái)承擔(dān)，而數(shù)據(jù)的編制仍由圖書館編目人員完成。這種業(yè)務(wù)形式較為簡(jiǎn)單，技術(shù)含量較低，一般為駐館加工，其特點(diǎn)是業(yè)務(wù)操作單，便于圖書館質(zhì)量把控。

中等層次外包：將書目數(shù)據(jù)的編制和物理加工都外包出去，但是905字段（索取號(hào)字段）除外。由于這個(gè)層次的外包可以將圖書館服務(wù)器端口向外包商、數(shù)據(jù)商開放，因而可實(shí)現(xiàn)圖書編目工作的館外加工。館外加工就是將圖書館服務(wù)器端口開放，外包商、數(shù)據(jù)商可通過(guò)異地?cái)?shù)據(jù)端口聯(lián)機(jī)，實(shí)現(xiàn)異地圖書書目的數(shù)據(jù)編制，或是通過(guò)外包商、數(shù)據(jù)商在其公司地先進(jìn)行圖書書目數(shù)據(jù)編制，再通過(guò)移動(dòng)硬盤等媒介導(dǎo)入圖書館服務(wù)器內(nèi)，以實(shí)現(xiàn)書目數(shù)據(jù)的編制。

高等層次外包：在中等層次外包的基礎(chǔ)上，將905字段（索取號(hào)字段）也外包出去，是一種較為徹底的外包，可分為館外加工和駐館加工。但是這種加工存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，主要出現(xiàn)在905字段（索取號(hào)字段）上。因?yàn)樗魅√?hào)通常由分類號(hào)、書次號(hào)（著者號(hào)、種次號(hào)、年代號(hào)等多種類型）、卷期號(hào)、冊(cè)號(hào)組成，它確定圖書的排架位置，區(qū)分不同學(xué)科類別的圖書，揭示書與書之間的內(nèi)在聯(lián)系，是編目業(yè)務(wù)中最為核心的內(nèi)容之一［3］。由于外包商、數(shù)據(jù)商人員有一定的不穩(wěn)定性以及各個(gè)大學(xué)圖書館不同的規(guī)則，會(huì)導(dǎo)致各個(gè)大學(xué)圖書館館藏書目數(shù)據(jù)編制不太一樣，易發(fā)生館際之間的規(guī)范性的錯(cuò)誤。但是通過(guò)圖書書目加工前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉館內(nèi)的圖書書目加工規(guī)范，可以將這種風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

由于各個(gè)高校的辦學(xué)層次、招收的人員層次、資金到位的情況、人員配置等不同情況，導(dǎo)致每個(gè)高校圖書館都有自身的處境。黃河水院在選擇外包類型時(shí)，首先根據(jù)自身的客觀處境，從人員配置（兩人）、核心業(yè)務(wù)內(nèi)容、財(cái)力資源和成本核算等方面進(jìn)行可行性研究，選擇駐館高等層次外包類型。

3.2 選擇有技術(shù)實(shí)力的外包商

選擇一家綜合實(shí)力強(qiáng)的外包商，是工作成功的一半。如果外包商選擇恰當(dāng)，在今后的工作中，無(wú)論是溝通，還是相互協(xié)作，都能達(dá)到很好的默契，免去不必要的時(shí)間和成本浪費(fèi)。采購(gòu)招標(biāo)前應(yīng)對(duì)外包商的從業(yè)經(jīng)歷、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽(yù)、人員素質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、工作效率、服務(wù)質(zhì)量、社會(huì)影響等幾方面進(jìn)行全面考察。選擇一家技術(shù)實(shí)力、服務(wù)至上的綜合實(shí)力強(qiáng)的優(yōu)秀外包商。

3.3 制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幠繕I(yè)務(wù)加工標(biāo)準(zhǔn)

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，做任何事都要遵循其辦事規(guī)則，才能在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成統(tǒng)一，進(jìn)而指揮行動(dòng)，形成既定目標(biāo)。為此黃河水院采編室對(duì)編目業(yè)務(wù)外包做了相關(guān)要求。制定了《黃河水院圖書館圖書物理加工要求》《黃河水院圖書館圖書數(shù)據(jù)編制要求》和《黃河水院圖書館圖書編目規(guī)則要求》。

《黃河水院圖書館圖書物理加工要求》中有以下規(guī)定：1.加蓋館藏章：書名頁(yè)和書口中間位置各一個(gè)，共兩枚。2.夾貼可充消磁條：圖書少于300頁(yè)時(shí)夾貼一條，其余夾兩條。3.貼條形碼：每?jī)?cè)書貼一枚，在書名頁(yè)底邊上方3厘米正中位置。4.貼書標(biāo)：書脊底邊上方2厘米正中位置一枚；書名頁(yè)左上方位置一枚：書背面右上方一枚，共3枚。5.樣本書庫(kù)圖書加貼紅色色標(biāo)一條，在書脊書標(biāo)上方，緊貼。

《黃河水院圖書館圖書數(shù)據(jù)編制要求》中有以下規(guī)定：1.查重：分別通過(guò)書名、ISBN、叢書、作者姓名查重。2.確定分類號(hào)按照中圖法第五版分類規(guī)則進(jìn)行分類，給出分類號(hào)。同種書分類號(hào)及其長(zhǎng)度要一致。3.確定排架號(hào)（索取號(hào)）我館圖書排架號(hào)采用分類號(hào)/種次號(hào)（附加）制度。特例：?jiǎn)涡斜緲?biāo)準(zhǔn)類圖書的種次號(hào)用標(biāo)準(zhǔn)號(hào)代替。

《黃河水院圖書館圖書編目規(guī)則要求》中有以下規(guī)定：1.本館圖書按照《中圖法》（第五版）進(jìn)行分類。2.分類以細(xì)分為主，分到最大級(jí)數(shù)，但同種書的不同版本例外，同種書的分類號(hào)要保持一致。3.本館分類特殊規(guī)定：①專業(yè)測(cè)繪類圖書集中分在P25，用組配號(hào)進(jìn)行組配。如：水利水電測(cè)量類圖書分在P25：TV，建筑測(cè)量類圖書分在P25：TU，依此類推。②標(biāo)準(zhǔn)類圖書集中分到T類。③叢書：以集中分類為主，個(gè)別情況分散處理。④專業(yè)英語(yǔ)類圖書集中分在H31，用組配號(hào)進(jìn)行組配，如：會(huì)計(jì)英語(yǔ)H31：F23，機(jī)械工程英語(yǔ) H31：TH。

通過(guò)制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幠繕I(yè)務(wù)加工標(biāo)準(zhǔn)，有效地規(guī)范了外包商、數(shù)據(jù)商的加工準(zhǔn)則和認(rèn)識(shí)，使其在圖書加工過(guò)程中嚴(yán)格遵守加工要求，最終達(dá)到了圖書加工統(tǒng)一形式的規(guī)范化。

3.4 編目員要自覺(jué)提高業(yè)務(wù)能力，完善業(yè)務(wù)水平

“打鐵還需自身硬”，編目員要想在編目業(yè)務(wù)外包普遍化的今天，繼續(xù)引領(lǐng)行業(yè)方向，抓住主動(dòng)權(quán)，就要做好自身的業(yè)務(wù)工作。首先，端正態(tài)度，樹立正確的職業(yè)價(jià)值觀，在業(yè)務(wù)流程上始終堅(jiān)持 “責(zé)無(wú)旁貸”的精神，即便是業(yè)務(wù)外包了，也要參與其中，了解業(yè)務(wù)流程的一舉一動(dòng)。其次，加強(qiáng)專業(yè)理論的學(xué)習(xí)和探討。編目員在認(rèn)真學(xué)習(xí)理論的同時(shí)，也可以通過(guò)各種社交平臺(tái)，例如年度圖書館會(huì)議、圖書情報(bào)培訓(xùn)班、網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)等，廣泛交流行業(yè)認(rèn)識(shí)，共同提高業(yè)界水平。

3.5 加強(qiáng)對(duì)外包商的業(yè)務(wù)流程監(jiān)管

為解決圖書加工質(zhì)量失控的問(wèn)題，就得從圖書物理加工和數(shù)據(jù)編制上對(duì)編目業(yè)務(wù)外包做嚴(yán)格控制。首先在圖書物理加工時(shí)，采取抽樣檢查的措施，抽查項(xiàng)目包含章印的字體清晰度、位置和字體方位，條形碼粘貼位置高度和條形碼輪廓清晰度的高低，磁條是否存在磁性或磁性太弱的情況。其次在數(shù)據(jù)編制時(shí)，采取每種圖書逐本核實(shí)的措施，主要核實(shí)的內(nèi)容有：圖書題名、責(zé)任者、價(jià)格、時(shí)間、版本、出版者、載體形態(tài)、叢編、一般性附注、分類號(hào)和種次號(hào)。進(jìn)行逐一核對(duì)，對(duì)出現(xiàn)丟項(xiàng)、漏項(xiàng)和描述性錯(cuò)誤的進(jìn)行當(dāng)面指正，對(duì)分類號(hào)和種次號(hào)給錯(cuò)的，通過(guò)中圖法第五版查證后，給予正確合理的索取號(hào)。通過(guò)全程參與的方式，可以很好地控制編目業(yè)務(wù)外包所產(chǎn)生的質(zhì)量把控問(wèn)題，并建立起良好的監(jiān)管機(jī)制。

4 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)黃河水院圖書館編目業(yè)務(wù)外包化出現(xiàn)的一些問(wèn)題，進(jìn)行梳理和分析，提出了改進(jìn)過(guò)程中的措施，包含選擇合理的外包類型、選擇有技術(shù)實(shí)力的外包商、制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幠繕I(yè)務(wù)加工標(biāo)準(zhǔn)、編目員要自覺(jué)提高業(yè)務(wù)能力，完善業(yè)務(wù)水平和加強(qiáng)對(duì)外包商的業(yè)務(wù)流程監(jiān)管等5項(xiàng)具體措施，使得黃河水院圖書館的編目業(yè)務(wù)外包化更加嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范，并在實(shí)際中產(chǎn)生了較好的效果。

［1］ 教育部.普通高等學(xué)?；巨k學(xué)條件指標(biāo)合格標(biāo)準(zhǔn)［S］.教發(fā)（2004）2 號(hào).

［2］胡越慧.高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包模式選擇及質(zhì)量控制——以溫州大學(xué)圖書館為例 ［J］.圖書館建設(shè)，2009（12）：95－98.

［3］劉巖彬，劉薇薇，王曉丹.圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的關(guān)鍵因素分析——基于大連醫(yī)科大學(xué)圖書館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)踐［J］.圖書館學(xué)研究，2013（8）：49－53.

［4］王偉秋.高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐與思考［J］.醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2010（31）：79－83.