黃壁莊水庫綜合檔案的管理與提升

陳占輝

黃壁莊水庫檔案管理機(jī)構(gòu)從1960年正式設(shè)置，至今共經(jīng)歷了2個(gè)階段。第一階段是1960～1971年，受文化大革命的影響，大量的檔案沒有收集上來，室藏資料較少。第二階段是1971～1993年，該階段涉及科技及工程方面的檔案較多，而文書、會計(jì)檔案等收集卻受到嚴(yán)重影響，導(dǎo)致室藏種類單一。1994年成立了綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全處的科技、文書、會計(jì)、基建等檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，使檔案工作走上了正軌。

1. 綜合檔案室室藏特點(diǎn)

檔案室室藏種類較多，主要包括文書、科技、會計(jì)、基建、聲像、實(shí)物等6大門類；時(shí)間跨度大，室藏最早的文書檔案是1958年的案卷，科技檔案是1957年案卷；載體形式比較豐富，除了常規(guī)文書、底圖檔案外，逐漸豐富了實(shí)物檔案和聲像檔案。

2. 檔案管理中存在的問題

2.1 室藏結(jié)構(gòu)存在不合理因素

雖然綜合檔案室室藏種類較多，載體形式逐漸豐富，但以紙質(zhì)文件為主體的文書檔案仍占較大比重，科技檔案和專業(yè)檔案所占比重較小，而視覺感強(qiáng)烈可直觀反映記錄內(nèi)容的聲像和實(shí)物檔案則占比重更小。以綜合檔案為例(不包括除險(xiǎn)加固工程類檔案)，在7866卷檔案中，文書檔案4177卷，占53%，科技檔案1207卷，占15%，聲像實(shí)物檔案共80卷，僅占1%。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與新形勢發(fā)展不相適應(yīng)

一是檔案專業(yè)與工程技術(shù)專業(yè)的知識對接不夠理想。專職檔案員不僅要掌握檔案管理理論，還需要懂得一些工程技術(shù)方面的知識，以便在立卷歸檔環(huán)節(jié)能準(zhǔn)確進(jìn)行分類。而對于兼職檔案員來說，除了熟知本部門歸檔資料外，還要具備一定的檔案管理專業(yè)知識，以保證移交的檔案質(zhì)量。因此，如何達(dá)到專業(yè)的互補(bǔ)，是一個(gè)需要解決的問題。

二是對檔案管理軟件的應(yīng)用技術(shù)掌握不夠全面。檔案管理軟件檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大，而且一個(gè)很重要的作用就是優(yōu)化工作流程，提高工作效率。目前的檔案管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，現(xiàn)有的兩臺裝有管理軟件的計(jì)算機(jī)，基本上也只作為了檔案的錄入工具，而對軟件的其他功能并沒有進(jìn)行充分的學(xué)習(xí)和利用。

2.3 檔案收集不完整，立卷歸檔不及時(shí)

在檔案收集過程中，個(gè)別部門存在上交時(shí)間滯后，歸檔內(nèi)容不全等問題。有的檔案室部門為了自身工作的需要，不愿意按照檔案室規(guī)定的時(shí)間上交；還有部分技術(shù)人員出于對自身利益的需要，把一些技術(shù)含量較高的科技檔案留在自己手中，影響了檔案的正常歸檔；有的部門對于檔案歸檔的范圍認(rèn)識不清，認(rèn)為只有紅頭文件或單位簽章的文件才需要?dú)w檔，對于本部門業(yè)務(wù)工作成果、協(xié)議、會議紀(jì)要等內(nèi)容未按要求進(jìn)行整理歸檔，特別是對于一些實(shí)物、影像等資料的歸檔更是少之又少。在檔案立卷整理過程中，普遍存在整理周期長、更新速度慢、沒有及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫等問題，導(dǎo)致一些檔案的查詢利用受到影響，反過來還消弱了檔案歸檔制度的執(zhí)行力度。

2.4 檔案編研工作薄弱、利用水平低

檔案編研是檔案部門根據(jù)室藏檔案和工作需求為基準(zhǔn)，以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，通過對檔案原件的收集、挑選、加工、編排，將有關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理，匯編成書，使之更便于利用者查證和翻閱的一項(xiàng)工作。目前檔案管理工作一方面由于業(yè)務(wù)素質(zhì)不到位，另一方面由于編研意識缺乏，導(dǎo)致大部分還停留在收與管的層面，因此造成了檔案編研工作出現(xiàn)相對薄弱的一面。

3. 改進(jìn)檔案管理的建議

3.1 加強(qiáng)檔案接收，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)

對于檔案室藏結(jié)構(gòu)的不合理性，不僅有著聲像檔案起步晚等因素，檔案接收種類單一也是其中的重要原因。因此需要在檔案管理制度中，明確各處室歸檔的范圍，突出增加重大活動檔案、重點(diǎn)工程檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和電子檔案，豐富反映水庫工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的科技檔案、聲像檔案內(nèi)容，逐步優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能

根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，對專職檔案人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、軟件操作等業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案編研、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)培訓(xùn)；對兼職檔案人員要進(jìn)行檔案收集、立卷整理等方面的知識培訓(xùn)，使專職和兼職檔案人員逐步實(shí)現(xiàn)專業(yè)的對接。

3.3 加強(qiáng)軟件應(yīng)用，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案雙重管理

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作的調(diào)整勢在必行。局域網(wǎng)絡(luò)平臺的開通、檔案管理軟件的安裝應(yīng)用為實(shí)施檔案的信息化管理提供了硬件保障，目前最需要的就是加強(qiáng)軟件功能的學(xué)習(xí)利用，通過培訓(xùn)不斷提升檔案管理人員的信息化操作水平，同時(shí)落實(shí)專人按照“一文一檔”的方式對各類檔案進(jìn)行電腦輸入，及時(shí)將書式檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)行紙質(zhì)與電子公文雙重管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。