小型農(nóng)田水利工程檔案管理淺析

楊挺博 王素玲

小型農(nóng)田水利工程建設(shè)中形成的各種文字、圖表、聲像等檔案資料，在工程管理各個階段和農(nóng)田水利事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。結(jié)合近年小型農(nóng)田水利重點縣項目建設(shè)檔案管理情況，談?wù)勅绾巫龊眯⌒娃r(nóng)田水利工程檔案管理工作。

1. 熟悉小型農(nóng)田水利工程檔案管理的特點

1.1 檔案資料的系統(tǒng)性

小農(nóng)水工程實施是設(shè)計、施工、管理相結(jié)合的運行機制，形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，工程建設(shè)的檔案資料是一個不斷修改、補充和完善的過程，需要將立項到竣工的資料全部收集，做到全面歸檔、不留余角。

項目決策環(huán)節(jié)也會影響項目成本，主要表現(xiàn)在確定項目規(guī)模，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，合理選擇建設(shè)地點和確定工程技術(shù)方案。以上內(nèi)容都屬于項目決策環(huán)節(jié)需要關(guān)注的問題，還會在較大程度上決定工程項目的整體管理效益。

1.2 檔案資料的不同性

小農(nóng)水工程建設(shè)位于不同地域之間，由于自然條件、經(jīng)濟水平以及水旱災(zāi)害特點各不相同，差異性很大，導(dǎo)致檔案資料時空跨度大，內(nèi)容不同，需要針對不同的工程類別及時收集。

1.3 檔案資料的分散性

小農(nóng)水工程建設(shè)雖然單項規(guī)模小、施工較簡易，但工程總量大、分布范圍廣、分散性強。工程投資在建和完建工程都是檔案資料的源泉，需要及時收集，避免散失。

2. 明確小型農(nóng)田水利工程檔案管理的重要性

2.1 小型農(nóng)田水利檔案是小農(nóng)水重點縣決策的重要依據(jù)

這些天，當(dāng)?shù)谝荒ǔ加车酱皯羯?，他立刻起床，洗一把臉就去打掃衛(wèi)生，先抹擦窗戶上的玻璃再掃地，不但掃家里，還要掃他家附近一二百米遠(yuǎn)的街道，把別人家的門外也掃了。

2.2 小型農(nóng)田水利檔案是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要依據(jù)

3.2 健全檔案管理制度

二是施工技術(shù)人員要負(fù)責(zé)。在小農(nóng)水工程建設(shè)中，一線施工技術(shù)人員會依據(jù)實際情況，因地制宜地進行施工，從而形成一些新工藝、新技術(shù)。施工技術(shù)人員要有強烈的檔案資料保護意識，及時將這些創(chuàng)新工藝的施工過程記載下來。

2.3 小型農(nóng)田水利檔案是做好農(nóng)田水利工作的重要保障

二是制定檔案管理辦法。小農(nóng)水工程檔案管理單位應(yīng)根據(jù)《水利部科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)要求，結(jié)合項目實際，制定滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和符合實際需要的文檔制度、流程和歸檔辦法，以滿足小農(nóng)水工程施工需要和建檔、歸檔要求，保障工程完工、竣工驗收前檔案驗收合格。

3. 搞好小型農(nóng)田水利工程檔案管理的幾點做法

3.1 強化檔案管理意識

一是制定各項規(guī)章制度。檔案制度是小農(nóng)水事業(yè)順利發(fā)展的重要保障，建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如《檔案收集制度》等規(guī)章制度，努力用制度規(guī)范檔案工作，用制度管理使用檔案，提升檔案管理的規(guī)范化、制度化和法治化水平。

小農(nóng)水工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低、配套不完善、抗災(zāi)減災(zāi)能力不強，給人們的生產(chǎn)和生活都帶來了諸多不利影響和困難，而制定和實施農(nóng)田水利建設(shè)的計劃、措施和解決農(nóng)田水利建設(shè)滯后的問題，離不開小型農(nóng)田水利檔案資料。

三是檔案管理人員要到位。小農(nóng)水檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理人員要有高度的敬業(yè)精神，對小農(nóng)水工程建設(shè)各個階段資料的收集和整理，并與工程管理人員和現(xiàn)場施工技術(shù)人員的配合，深入施工現(xiàn)場進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

一是工程主管領(lǐng)導(dǎo)要重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的首要條件，要將檔案工作納入本單位工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)干部崗位責(zé)任制，明確工程單位“一把手”為工程檔案管理主要負(fù)責(zé)人，并把檔案管理工作列為先進單位和領(lǐng)導(dǎo)政績的考核條件。

小農(nóng)水檔案工作為項目建設(shè)積累了大量檔案資料。以這些檔案資料為依據(jù)，應(yīng)用新的小型農(nóng)田水利技術(shù)，創(chuàng)造性地開展了小農(nóng)水重點縣、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和節(jié)水灌溉增效項目等一批農(nóng)田水利重點工程，取得了良好的生態(tài)、經(jīng)濟和社會效益，這與小農(nóng)水檔案在農(nóng)田水利事業(yè)發(fā)展中的利用密不可分。

小農(nóng)水工程的合理分布、科學(xué)建設(shè)，要依賴小型農(nóng)田水利工程檔案的積累，這是做好小型農(nóng)田水利工作的重要依據(jù)。如果沒有長年積累的小型農(nóng)田水利工作資料，要高質(zhì)量、高速度完成小農(nóng)水重點縣等重大工程建設(shè)是不可想象的。

3.3 認(rèn)真管理檔案資料

一是全面把握，分類建檔。小農(nóng)水工程項目建設(shè)分為項目立項卷、年度項目卷和項目驗收卷。按照時間順序進行細(xì)化整理，每年結(jié)合年度驗收進行一次初步整理工作，在整個項目結(jié)束后進行編號整理成冊。年度項目卷按年度分為年度申報、建設(shè)管理和財務(wù)管理3個分卷，項目驗收卷按驗收主體分縣級自驗、市級年度驗、省級總體驗3個分卷。分年度裝訂成冊，每卷檔案有封面、標(biāo)題、目錄和卷內(nèi)備考表。

二是及時收集，歸檔齊全。小農(nóng)水工程項目檔案管理工作要遵循 “三同步”原則，即檔案工程與項目立項同步、與施工進度同步、與竣工驗收同步。從立項開始，對工程項目各個部分形成的檔案進行收集整理，到工程竣工驗收時，進行一次總清理，做到立卷完整、分類準(zhǔn)確、整理齊全，歸檔及時。

現(xiàn)任阿里巴巴集團學(xué)術(shù)委員會主席，湖畔大學(xué)教育長，阿里巴巴商學(xué)院院長。2006—2017年擔(dān)任阿里巴巴集團總參謀長，參與了阿里巴巴集團整體戰(zhàn)略的制定和執(zhí)行，包括淘寶、支付寶、阿里云計算、菜鳥等重要子公司的開創(chuàng)和發(fā)展。

3.2.2 水位變動適應(yīng)性策略研究。 在坡面地勢較陡以及對于坡面地形比較復(fù)雜的地段,由于長期的涌浪沖刷,土壤流失嚴(yán)重,大量巖石裸露在外,普通固土護坡技術(shù)在此難以發(fā)揮作用，便可采取一定的水位變動適應(yīng)性策略盡可能在消落區(qū)域蓄水，為植被提供穩(wěn)定的水環(huán)境，使植被能夠更好地適應(yīng)水位變動，在高水位和低水位時均能夠保持正常生長。

三是高效建檔，合理保存。隨著小農(nóng)水事業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，信息量不斷增大，明確成果保存年限。并加大對檔案工作的投入，配備必要的辦公設(shè)備和檔案管理軟件，逐步提高利用計算機管理檔案數(shù)據(jù)的比例，加快檔案管理信息化步伐，提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量。