如何有效開展廣宣業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作

原凌云

（浙江吉利控股集團(tuán)有限公司 浙江·杭州 310051）

一、廣宣業(yè)務(wù)存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)公司現(xiàn)有狀況，梳理公司廣宣業(yè)務(wù)相關(guān)流程，判斷其可能存在的風(fēng)險(xiǎn)有以下幾個(gè)。第一，在招標(biāo)環(huán)節(jié)，存在前期與投標(biāo)方私下接觸，招標(biāo)暗箱操作，商業(yè)賄賂，中標(biāo)價(jià)格偏高，損害公司利益等風(fēng)險(xiǎn)。第二，在執(zhí)行環(huán)節(jié)，存在事中監(jiān)管不到位，未按合同執(zhí)行，執(zhí)行效果打折扣、無過程記錄，業(yè)務(wù)內(nèi)容變更但未更改合同等風(fēng)險(xiǎn)。第三，在結(jié)案環(huán)節(jié)，存在結(jié)案資料審核不嚴(yán)謹(jǐn)，業(yè)務(wù)技術(shù)環(huán)節(jié)審核把關(guān)不嚴(yán)格，效果評(píng)估報(bào)告未經(jīng)需求等專業(yè)部門確認(rèn)，付款未按合同條件進(jìn)行付款，結(jié)案資料保管不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)。

二、建立合適的廣宣業(yè)務(wù)管理模式

第一，完善公司組織架構(gòu)，合理設(shè)置內(nèi)部職能部門職責(zé)。通過合理設(shè)置部門職責(zé)，將廣宣需求、廣宣采購、廣宣驗(yàn)收等業(yè)務(wù)職責(zé)分工到不同的部門，避免職能交叉、權(quán)責(zé)過于集中，形成各部門各司其職、相互牽制、相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。同時(shí)在確定各崗位職責(zé)時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照不相容職務(wù)相互分離的要求，對(duì)其進(jìn)行權(quán)限確定，且在人員配置時(shí)要確定各崗位人員之間不存在利益沖突。

第二，建立廣宣業(yè)務(wù)管理制度，從制度上規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確定各環(huán)節(jié)的執(zhí)行時(shí)間，執(zhí)行人員和其職能職責(zé)，及正常的審批權(quán)限，并對(duì)其實(shí)施過程中的變更進(jìn)行管理，確定變更審批權(quán)限和變更范圍，確保變更記錄有據(jù)可查。

第三，建立責(zé)任考核機(jī)制，在廣宣業(yè)務(wù)投放的各環(huán)節(jié)，明確責(zé)任部門和崗位人員，并納入部門和個(gè)人KPI考核指標(biāo)，以提高其責(zé)任意識(shí)。如在廣告采購環(huán)節(jié)，責(zé)任部門即為采購部門，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)責(zé)任部門為采購部門和需求部門，且需多個(gè)部門人員共同會(huì)簽才能生效。

第四，加強(qiáng)對(duì)廣宣業(yè)務(wù)相關(guān)人員的行為約束，所有人員在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的前提下，不能接受廣告代理公司、媒體、展覽展示公司的邀約；同時(shí)也不能接收其饋贈(zèng)；也嚴(yán)禁通過各種明示暗示向廣告代理公司、媒體、展覽展示公司索要錢物；更不能單獨(dú)私下與其接觸，透露公司的廣宣投放計(jì)劃和實(shí)施方案，影響招標(biāo)的公正性。

三、加強(qiáng)廣宣業(yè)務(wù)實(shí)施環(huán)節(jié)控制

第一，建立廣宣項(xiàng)目評(píng)審機(jī)制，成立項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)，針對(duì)公司廣宣投放，業(yè)務(wù)需求部門先提前提出項(xiàng)目需求，并經(jīng)立項(xiàng)評(píng)審委員會(huì)評(píng)審后，方可進(jìn)行立項(xiàng)、招標(biāo)等業(yè)務(wù)流程，以規(guī)避需求部門濫用職權(quán)，提出不合理的需求，而采購部門被迫執(zhí)行，形成資源浪費(fèi)。

第二，加強(qiáng)招標(biāo)各環(huán)節(jié)控制，招標(biāo)應(yīng)采取公開招標(biāo)的方式，遵循公開、公平、公正的原則。首先供應(yīng)商的入圍要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，且對(duì)供應(yīng)商入圍考察也需要有多個(gè)部門進(jìn)行考察并通過后才能入圍；其次在發(fā)布招標(biāo)公告時(shí)，標(biāo)底和方案需嚴(yán)格保密（針對(duì)泄密的需建立內(nèi)部考核機(jī)制），再次在招標(biāo)前，各部門不得私自與投標(biāo)方進(jìn)行接觸；最后在招投標(biāo)過程中，要通過技術(shù)手段避免串標(biāo)、陪標(biāo)等現(xiàn)象，且在開標(biāo)評(píng)標(biāo)時(shí)各參評(píng)部門人員要有職業(yè)操守，公正的對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)分，不得有失公允。

第三，在項(xiàng)目執(zhí)行期間，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門要加強(qiáng)事中控制，通過事中控制及時(shí)了解廣宣項(xiàng)目的執(zhí)行情況，來確定有無偏離招標(biāo)要求或者合同約定，一旦偏離，則及時(shí)糾偏，同時(shí)要對(duì)事中執(zhí)行情況進(jìn)行保留記錄，作為后續(xù)付款和評(píng)估的依據(jù)；項(xiàng)目變更也需要出臺(tái)廣宣業(yè)務(wù)變更制度和相應(yīng)的變更調(diào)整審批權(quán)限，根據(jù)變更金額大小逐級(jí)進(jìn)行審批。

第四，加強(qiáng)項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的控制，完善項(xiàng)目驗(yàn)收流程，專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，從嚴(yán)把關(guān)，最終形成雙方會(huì)簽的書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

第五，加強(qiáng)項(xiàng)目資料歸檔管理，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)當(dāng)于檔案文件產(chǎn)生三日內(nèi)形成獨(dú)立的檔案，及時(shí)收集整理各環(huán)節(jié)的文件資料、現(xiàn)場圖片及視頻資料，形成完整的廣宣項(xiàng)目檔案資料庫。

第六，在結(jié)案后，執(zhí)行部門要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，嚴(yán)格按照合同約定來準(zhǔn)備結(jié)案報(bào)告，并對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)，同時(shí)請(qǐng)需求部門等業(yè)務(wù)部門作確認(rèn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可作為財(cái)務(wù)付款依據(jù)。

四、建立健全事中廣宣監(jiān)控體系

事中監(jiān)控體系主要分兩個(gè)模塊，一是對(duì)公司內(nèi)部廣宣業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行事中監(jiān)控；二是為確保廣告業(yè)務(wù)的真實(shí)投放，對(duì)廣宣業(yè)務(wù)投放內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)控。

（一）對(duì)廣宣業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控

明確管理職能部門的責(zé)任分工，加強(qiáng)管理職能部門對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，從立項(xiàng)環(huán)節(jié)開始，直到項(xiàng)目結(jié)案付款，管理職能部門作為第三方對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全程監(jiān)控，使得業(yè)務(wù)能夠合規(guī)、高效的開展。例如，招標(biāo)辦嚴(yán)格對(duì)招投標(biāo)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，通過出臺(tái)發(fā)布招標(biāo)規(guī)則及相應(yīng)流程時(shí)間的設(shè)定，對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行把控，預(yù)留足夠的招投標(biāo)時(shí)間，避免時(shí)間緊張導(dǎo)致的不宜招標(biāo)或者邀請(qǐng)招標(biāo)；法務(wù)部通過合同審核降低合同相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)對(duì)付款等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行把控。

（二）對(duì)廣宣投放內(nèi)容的監(jiān)控

在投放期間，要確定項(xiàng)目按合同執(zhí)行，避免未投放或者未足額投放或者偏離方案投放等現(xiàn)象發(fā)生，可通過下述三方面來實(shí)施。第一，請(qǐng)第三方監(jiān)測公司對(duì)廣宣項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)測，因廣宣業(yè)務(wù)形式多樣，一些展覽展示業(yè)務(wù)需要現(xiàn)場監(jiān)測，需根據(jù)廣宣業(yè)務(wù)類型的分類，請(qǐng)不同的專業(yè)監(jiān)測公司進(jìn)行監(jiān)測。第二，結(jié)合信息化手段，開發(fā)相關(guān)軟件系統(tǒng)，通過照片和視頻等方式對(duì)戶外廣告和影院貼片等廣告進(jìn)行監(jiān)測，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)集成，不允許人工編輯，減少和消除人為操縱因素，杜絕數(shù)據(jù)失真，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免造假。第三，抽審廣宣監(jiān)控結(jié)果，廣宣需求部門、審核部門、內(nèi)控部和內(nèi)審部定期不定期對(duì)各項(xiàng)監(jiān)測結(jié)果進(jìn)行抽查，同時(shí)建立預(yù)警機(jī)制，一發(fā)現(xiàn)有失真現(xiàn)象，即自動(dòng)提示業(yè)務(wù)部門，及時(shí)糾正，同時(shí)也對(duì)判定監(jiān)測結(jié)果的準(zhǔn)確性和真實(shí)性有一定的參考意義。

五、加強(qiáng)事后審核環(huán)節(jié)的控制

公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)廣宣業(yè)務(wù)的事后審核和付款管理，完善審核付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，主要可通過四方面進(jìn)行控制。第一，制定廣宣核銷制度，明確各類廣宣在核銷時(shí)需提供的資料和相應(yīng)的核銷條件。第二，了解市場行情，建立各類廣宣的內(nèi)部媒體價(jià)格庫，與實(shí)際執(zhí)行價(jià)格對(duì)比，適時(shí)了解各項(xiàng)目的價(jià)格差異情況，對(duì)項(xiàng)目金額的合理性進(jìn)行評(píng)估。第三、項(xiàng)目結(jié)案審核，在項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門提交結(jié)案資料及對(duì)應(yīng)的發(fā)票合同等資料，專業(yè)審核部門嚴(yán)格按照廣宣核銷制度進(jìn)行審核，對(duì)廣宣業(yè)務(wù)的執(zhí)行結(jié)果、合同、監(jiān)測報(bào)案，結(jié)案會(huì)簽資料等內(nèi)容確認(rèn)無誤后再審核通過，提交領(lǐng)導(dǎo)審批。第四，項(xiàng)目付款審核，財(cái)務(wù)在付款環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查相關(guān)資料的真實(shí)性、合法性和有效性，發(fā)現(xiàn)虛假資料，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告處理，并進(jìn)行追責(zé)。

六、結(jié)語

廣宣業(yè)務(wù)在公司的銷售業(yè)務(wù)中占據(jù)著重要地位，是公司宣傳產(chǎn)品，提升產(chǎn)品知名度，提高銷售業(yè)績的重要手段。要想廣宣業(yè)務(wù)能切實(shí)有效的進(jìn)行投放，需要探索總結(jié)出適合公司本身的廣宣業(yè)務(wù)管理體系，同時(shí)和內(nèi)部控制、現(xiàn)代化信息系統(tǒng)等各項(xiàng)管理工具有效結(jié)合，形成一套有效的內(nèi)控管理機(jī)制。

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