文書檔案鑒定工作之我見

○于海濤

（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 錫林浩特026000）

文書檔案鑒定工作一直是檔案館工作的難點，面對日益增多、價值參差不齊的館藏檔案，檔案工作者有無從下手之感。鑒定工作存在哪些難點呢？

一、需鑒定數(shù)量浩大

產(chǎn)生原因如下：

1.進館檔案質(zhì)量不高。由于種種原因，檔案界一直對館藏量津津樂道，衡量檔案館的規(guī)模以及達標(biāo)升級，館藏量均為主要條件之一，豐富館藏成為各檔案館的主要目標(biāo)。在增加館藏之際，一些不具備進館條件的檔案悄然進館，因此，檔案館需要鑒定的已不僅是到期檔案，還有大部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。

2.檔案館未做到有計劃，經(jīng)常性地開展鑒定工作導(dǎo)致需要鑒定的檔案與日俱增。在庫房不緊張的情況下，鑒定工作并不十分迫切，況且鑒定工作費時費力，又難見成效，檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定工作負(fù)擔(dān)越來越重。

二、鑒定程序復(fù)雜

2003年以前檔案按卷裝訂，分厚卷皮及子母卷小卷皮兩種。具體鑒定時，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續(xù)十分煩瑣：

1.拆卷。將不需要繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上說明；如剔出文件較多，則需要重新抄寫卷內(nèi)文件目錄，重新組卷。

2.調(diào)整檔號。保管期限的調(diào)整，案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。

3.調(diào)整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工作都需要調(diào)整、更改。這種牽一發(fā)而動全身的操作，令工作人員望而卻步。

三、鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以掌握

文書檔案的鑒定，不同于專業(yè)檔案，如會計檔案，保管期限劃分為5年、15年、25年、永久等幾個級別，期限劃分得較明確，鑒定時便于操作。文書檔案內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣，價值不易確定，在鑒定時困難較大。目前，鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案立卷、接收、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，在保管期限的劃分方面還存在不足之處，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。

解決的對策有：

1.注重進館質(zhì)量，少一些無價值檔案進館。從某種意義上講，檔案在進館之前，已多涉及到鑒定工作。一是檔案室工作人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定。二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定。三是檔案館接收之前對案卷進行檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局（館）的指導(dǎo)、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)上就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案剔除在進館之前。

2.改進立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定，上文已有涉及。改進立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為組卷并輔以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，但其便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

3.改進現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工作依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應(yīng)進行必要的改進。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級報送文件、上級下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分高，進館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免各類審批表、下級單位報送的年度以下的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為16~50年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無所適從。

4.在檔案館設(shè)立鑒定機構(gòu)，由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證具有憑證作用的關(guān)鍵。對電子文件的原始性認(rèn)定是非常困難的，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）電子文件易于修改，改動可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件大得多，使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?，這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到電子計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成拷貝保存起來，在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。

（3）電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新與換代，迎接電子文件必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

（4）電子文件不再具有固定的存貯載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定載體，也就無法通過載體判定電子文件的原始性。

（5）電子文件不再具有制定的字跡，人們可以根據(jù)不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（6）目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是在當(dāng)時由原作者撰寫制作出來的，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換失去了原來的格式，這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將使電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護是一件十分困難的，涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術(shù)的進步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。