淺析高校辦公室管理工作

楊雪梅

(內(nèi)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

高校辦公室是大學(xué)的綜合職能部門，是學(xué)校管理有序運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐。它既是領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”“內(nèi)當(dāng)家”，又是學(xué)校的“綜合服務(wù)員”，各部門的“協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)員”。在學(xué)院管理中，它起著承上啟下、溝通各方、組織協(xié)調(diào)的重大作用。筆者先后在中學(xué)、教育局、高校辦公室工作十余年，歷盡孤燈夜戰(zhàn)之苦，案牘勞形之累，深感辦公室工作學(xué)問如仰山鑄鐵，煮海為鹽，終無止境。在大量的辦事、辦文、辦會的實(shí)踐中，根據(jù)管理學(xué)有關(guān)原理及高校辦公室的職責(zé)，摸索總結(jié)做好高校辦公室工作的“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)、勤、高”的要求、特征、作風(fēng)、特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)，以饗同道，共同商榷。

一、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊笫歉咝＾k公室工作的特征

高校辦公室在高校各職能部門中處于中樞位置，是學(xué)院聯(lián)系上下、協(xié)同左右的橋梁和紐帶，承擔(dān)著“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”三大職責(zé)。這種性質(zhì)對工作的基本要求就是:嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)、嚴(yán)格的制度、嚴(yán)密的處事。

1.作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)是辦公室形象的具體體現(xiàn)

辦公室工作，有許多都是跑上跑下，抄抄寫寫之類的具體事情，看起來并不驚天動地，甚至默默無聞。但是，別看這些針頭針腦的事，離開了這根針，就挑不起全局的綱;離開了這條線，也織不出整體的網(wǎng)。辦公室的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事，但它和整個大局銜接在一起，影響著高校工作的大局。把這些小事做好了，就可以推動全局的工作，而一旦這些小事做不好，就會給全局工作造成損害，帶來被動。從這個意義上講“辦公室工作無小事”。這種性質(zhì)必然要求辦公室及其工作人員要養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要本著追求完美、不出差錯的“應(yīng)有態(tài)度”，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，來不得半點(diǎn)敷衍和搪塞。筆者曾經(jīng)在地方教育局辦公室工作期間，當(dāng)時國家正實(shí)施“農(nóng)村義務(wù)教育保障機(jī)制改革”，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加會議后，專門召開了局務(wù)會要求貫徹落實(shí)，并安排專人負(fù)責(zé)宣傳，擬出具體實(shí)施意見，可后來，因?yàn)槿粘Ｊ聞?wù)忙，辦公室沒有督辦。國家、省相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來縣檢查時，雖然學(xué)生的公用經(jīng)費(fèi)已經(jīng)劃撥到各學(xué)校，可全縣的宣傳工作沒開展，實(shí)施意見的初稿還壓在分管領(lǐng)導(dǎo)的案頭，縣上受到全省的通報批評。造成這一問題的原因之一，就是辦公室工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，督辦不力。因此，做辦公室工作的作風(fēng)必須嚴(yán)謹(jǐn)，時時刻刻、事事處處、認(rèn)認(rèn)真真，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作延誤，不讓需要辦理的文件積壓，不讓各種差錯發(fā)生，不讓辦公室的形象受到影響，不讓即時辦結(jié)的事情延誤拖拉。

2.制度嚴(yán)格是辦公室工作的根本保證

辦公室是行政管理的中心?，F(xiàn)代管理注重制度管理，用制度管事，用制度管人是加強(qiáng)管理、提高工作質(zhì)量的根本保證。

辦公室工作多而繁雜，必須思路清晰，程序規(guī)范，管理有序，制度嚴(yán)格。做每件工作、辦每個事情，如果沒有一定的規(guī)矩、一定的程序，就容易亂套，容易出事，甚至導(dǎo)致與主觀愿望相反的結(jié)果。無論是協(xié)調(diào)服務(wù)、檔案公文還是綜合文字、機(jī)要保密，都要遵循“辦公室工作規(guī)范”，平時多用心、多積累、多領(lǐng)悟，對各個環(huán)節(jié)和步驟都仔細(xì)揣摩、反復(fù)研究、爛熟于胸，待到執(zhí)行任務(wù)時才能有條不紊地做好辦公室該做的工作，圓滿完成任務(wù)。

3.處事嚴(yán)密是辦公室工作的必然要求

辦公室在學(xué)院管理中處于決策層面，涉及到學(xué)院許多核心工作。它必然要求辦公室人員具有堅(jiān)定的政治立場、嚴(yán)明的政治紀(jì)律、高度的政治覺悟，確保政令暢通;要求每個成員在大是大非問題上，頭腦清醒、旗幟鮮明、立場堅(jiān)定，經(jīng)得起大風(fēng)大浪的考驗(yàn)。尤其在高校，要把維護(hù)穩(wěn)定作為重要的政治任務(wù);要在懂規(guī)矩、守紀(jì)律、按制度辦事方面，有更嚴(yán)更高的要求，不信口開河、人云亦云，對重大事件守口如瓶不跑風(fēng)漏氣。

二、細(xì)致的作風(fēng)是高校辦公室工作的特點(diǎn)

老子說:“合抱之木，生于毫末;九層之臺，起于壘土;千里之行，始于足下。”辦公室工作都是一些瑣碎、繁雜、細(xì)微、看似簡單的事務(wù)，但簡單不等于容易，細(xì)節(jié)決定成敗就是這個道理。作為辦公室的工作人員，就更應(yīng)該要有一種“一屋不掃，何以掃天下”的思想，要“凡事都細(xì)致”。

1.辦公室人員要細(xì)心

“諸葛一生唯謹(jǐn)慎”。諸葛亮之所以屢建奇功，靠的就是細(xì)心、小心，算無遺策，做到了“運(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外?！鞭k公室工作繁雜，但每一項(xiàng)工作都直接或間接地牽涉到高校領(lǐng)導(dǎo)的決策，關(guān)系到高校的發(fā)展大計。因而，辦公室工作人員一定要細(xì)心、小心，不能粗心大意，更不能三心二意。辦文要經(jīng)得起推敲，辦會要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹(jǐn)慎。要通過不斷加強(qiáng)修養(yǎng)，陶冶性情，努力使自己養(yǎng)成細(xì)心的工作習(xí)慣。要通過不斷學(xué)習(xí)，努力提高自己的理論素質(zhì)、文化水平和工作能力，使自己在工作上能夠做到細(xì)致再細(xì)致、精通再精通。

2.辦公室工作要細(xì)致

本人在辦公室工作十多年，其中很大部分時間是從事公文處理，都是非?？菰锖同嵥榈墓ぷ鳌１热绻氖瞻l(fā)登記需要不厭其煩、一筆一筆地按規(guī)定項(xiàng)目將收到的公文登記清楚。不然，一旦出現(xiàn)問題需要查詢時就說不清楚了。現(xiàn)在高校辦公室都配備電腦，很多文稿都是自行打字起草，電腦中存有多個文件，且有些文件標(biāo)題相似，一不小心就可能發(fā)生“張冠李戴”的情況。辦公室每一篇文章，從標(biāo)題到主送機(jī)關(guān)再到正文、主題詞，稍有不慎，就會“差之毫厘，誤以千里”，甚至釀成笑話或者政策上的錯誤。承辦會議是辦公室一項(xiàng)重點(diǎn)工作，高校一年要召開大大小小若干會議，基本是由辦公室籌備。從會議通知、會場布置、制掛會標(biāo)、擺放座牌，到會議簽到、文件發(fā)放、調(diào)試音響話筒等，每一個環(huán)節(jié)都離不開一個“細(xì)”字。辦公室從實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，到值班工作、接聽電話、督查督辦、接待客人、安全保衛(wèi)等等每個環(huán)節(jié)都要考慮周全，不然，出了一點(diǎn)兒漏洞，就可能造成不可估量的損失，以致功虧一簣。

辦公室工作最基本的特征就是一個細(xì)字，事雖然較細(xì)，辦事人員心更要“細(xì)”，只要做到事事細(xì)心，切忌馬虎浮躁，才能收到事半功倍的效果，才能貫徹好執(zhí)行好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。

三、求實(shí)的思想是高校辦公室工作的法寶

辦公室工作是政治性很強(qiáng)的工作。高校辦公室是學(xué)校貫徹黨的路線、方針、政策的重要部門，同時具有綜合性很強(qiáng)的特征。他要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個部門工作，辦理涉及全校全局工作的事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對其他職能部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，促辦督辦。因此，必然要求形成實(shí)事求是的工作作風(fēng)。毛澤東同志曾指出:“什么東西只有抓得很緊，毫不放松，才能抓住。抓而不緊，等于不抓”。實(shí)事求是，是毛澤東在新民主主義革命時期倡導(dǎo)的思想路線，堅(jiān)持這條思想路線，中國革命轉(zhuǎn)危為安，取得了勝利。建國初期，黨的個別領(lǐng)導(dǎo)人違背了實(shí)事求是的思想路線，作出一系列錯誤決策，導(dǎo)致錯誤的方針政策使社會主義建設(shè)事業(yè)遭遇重大挫折，這一慘痛教訓(xùn)，必須引以為戒。實(shí)，就是要求辦公室工作人員腳踏實(shí)地做好每一件工作，辦好每一件事情，只有堅(jiān)持實(shí)事求是，才能把事辦實(shí)。辦公室堅(jiān)持實(shí)事求是，必須做到:

1.不斷解放思想，樹立創(chuàng)新思維

有這么一個故事:兩個小伙子阿諾德和布魯諾同時受雇一家蔬菜店，開始拿同樣的薪水，可一段時間后，阿諾德加薪晉職，而布魯諾卻分文未加。終于，布魯諾向老板抱怨待遇不公了。一天早上，老板讓布魯諾和阿諾德分別到蔬菜批發(fā)市場去看看有什么貨。布魯諾很快就從市場上回來報告說，現(xiàn)在只有一個菜農(nóng)在賣土豆。老板問菜農(nóng)有多少土豆，布魯諾不清楚，趕忙又跑到市場去，回來報告說共有40 袋，老板又問價格多少，布魯諾只得第三次跑到市場去問清價格回來報告。隨后，阿諾德也從市場上回來，一口氣向老板報告說:目前，市場上只有一位菜農(nóng)在賣土豆，一共40袋，每斤1 塊錢。這位菜農(nóng)還將運(yùn)來西紅柿，價格公道。至于質(zhì)量，我?guī)Щ匾粋€土豆，一個西紅柿，請您過目。考慮到近日西紅柿銷售較旺，且我店庫存不多，我估計您肯定要進(jìn)一些，所以我把菜農(nóng)請來了，人就在門外。這時老板向布魯諾說:“現(xiàn)在你該明白阿諾德的薪水比你多的原因了吧?”許多情況下，領(lǐng)導(dǎo)的指示是一個需要落實(shí)的決策或者意圖，如何去落實(shí)，能否對領(lǐng)導(dǎo)的意圖作出深入的詮釋和創(chuàng)造性的發(fā)揮，這與執(zhí)行者思想解放程度和創(chuàng)新思維有密切的關(guān)系。阿諾德是一個聰明的、合格的下屬，他懂得如何創(chuàng)造性地實(shí)現(xiàn)蔬菜老板的意圖。辦公室也會經(jīng)常遇到與阿諾德和布魯諾相類似的情況。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交辦給一項(xiàng)工作時，是像阿諾德那樣慮事周全、獨(dú)當(dāng)一面，富的創(chuàng)造性地工作，還是像布魯諾那樣循規(guī)蹈矩、毫無主見，做一天和尚撞一天鐘，就成為我們主動工作還是被動應(yīng)付的試金石。創(chuàng)新更是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。辦公室工作面對紛蕓復(fù)雜的大小事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)往往只交待意向、方針，具體付諸行動就需要辦公室工作人員在執(zhí)行過程中有創(chuàng)造性地工作，就更需要創(chuàng)新意識，更需要創(chuàng)新思維去指導(dǎo)和完成自己的使命。

2.堅(jiān)持實(shí)事求是

實(shí)事求是，是毛澤東思想的靈魂，是鄧小平理論的精髓。它既是黨的思想認(rèn)識路線，也是辦公室工作的指導(dǎo)思想。只有堅(jiān)持實(shí)事求是，才能做好辦公室工作，只有樹立實(shí)事求是的工作作風(fēng)，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可信、可靠、可行的決策。因此，要求高校辦公室工作人員要調(diào)查研究要摸實(shí)情、求實(shí)效，不搞形式主義，不作表面文章;上報信息要以實(shí)為本，不搞憑空捏造，無中生有;匯報工作要說真話、實(shí)話，不夸夸其談，不弄虛作假;總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不故意拔高，不搞“假、大、空”。要真正做到說話讓人相信，辦事讓人放心。要切實(shí)轉(zhuǎn)變形式主義、官僚主義的工作作風(fēng)，多深入實(shí)際，多深入教學(xué)部門，不僅要做到“身入”，更要做到“心入”。想問題、作決策、辦事情，都要從實(shí)際出發(fā)，以是否符合客觀現(xiàn)實(shí)，是否符合廣大教職工的根本利益為最高衡量標(biāo)準(zhǔn)。要把務(wù)實(shí)與務(wù)虛有機(jī)結(jié)合起來，務(wù)實(shí)而不陷入事務(wù)主義，務(wù)虛而不陷入形式主義。

3.落實(shí)責(zé)任追究

高校的某一項(xiàng)工作意圖布置之后，落實(shí)了沒有，無人過問;結(jié)果好壞，誰也不管，談何“落實(shí)”。所以，要首先從辦公室真正建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究制，把責(zé)任落實(shí)到人頭上，層層負(fù)責(zé)任，人人有壓力，工作不過夜，力保工作落實(shí)。

四、勤奮的態(tài)度是高校辦公室工作的保證

古人云“業(yè)精于勤而荒于嬉，形成于思而毀于惰”。提高完善自我離不開勤，工作出成績也離不開勤。高校辦公室工作要求嚴(yán)格，涉及層面廣泛，要做好這項(xiàng)工作，必須要有勤奮敬業(yè)的精神，做到勤學(xué)習(xí)、勤思考、勤做事。

1.勤于學(xué)習(xí)

培根說過:“學(xué)習(xí)乃天地間第一人品?！蔽覈湃艘仓v:“胸有詩書氣自華”。辦公室工作涉及面廣，特別是又擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，日常不學(xué)習(xí)，寫文章、辦事情就缺乏底氣;不學(xué)習(xí)，想問題、拿意見就沒有見地，就無法勝任工作。因此，作為高校辦公室人員，要從政治上得到成熟、從思想上得到進(jìn)步、從業(yè)務(wù)上得到提高，就要牢固樹立“學(xué)習(xí)為終身、終身為學(xué)習(xí)”的意識。不但要“學(xué)而優(yōu)則仕”，更要“仕而優(yōu)則學(xué)”，多向書本、向有經(jīng)驗(yàn)的人、向教職工學(xué)習(xí)，通過深入學(xué)習(xí)黨的各種理論政策、法規(guī)制度和業(yè)務(wù)知識，“博采眾人之長”，提高業(yè)務(wù)和工作水平，通過學(xué)習(xí)，積累知識和經(jīng)驗(yàn)，從而“厚積薄發(fā)”。

2.勤于思考

光學(xué)不思，叫做“食而不化”。學(xué)了要消化，這種消化要結(jié)合工作實(shí)踐，結(jié)合整個高教改革和發(fā)展形勢來思考一些問題。辦公室經(jīng)常接觸到大量的東西，要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)好參謀助手，不思考問題是不行的。有時候，為領(lǐng)導(dǎo)起草材料，起草重要文件，就必須對整個高等教育的發(fā)展運(yùn)行情況有個清晰的了解，有哪些經(jīng)驗(yàn)，存在哪些問題和教訓(xùn)，包括有哪些典型，要做到心中有數(shù)，在此基礎(chǔ)上認(rèn)真分析研究，從中發(fā)現(xiàn)帶本質(zhì)性和規(guī)律性的東西。

3.勤于立事

每個人都要做事，但由于對事物的理解不同、標(biāo)準(zhǔn)不同、對事業(yè)的追求不同，導(dǎo)致人的行為差異也較大。作為高校辦公室人員由于工作的特殊性，必須樹立“勤于立事，樂于做事”的意識，在實(shí)際工作中，多研究破解難題的對策措施，多掌握推進(jìn)工作的具體辦法，多創(chuàng)造實(shí)實(shí)在在的發(fā)展成果，鼓實(shí)勁、謀實(shí)招，干實(shí)事、求實(shí)效。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，要大膽創(chuàng)新，保質(zhì)保量、不折不扣地完成工作任務(wù)。不能讓領(lǐng)導(dǎo)親自來督促、來催，而應(yīng)把工作做到領(lǐng)導(dǎo)前面，主動提醒領(lǐng)導(dǎo)，切忌抱著不聞不問，能拖則拖的心態(tài)敷衍了事。

五、高效的目標(biāo)是高校辦公室工作的著力點(diǎn)

高效，集中表現(xiàn)為即辦公室工作高標(biāo)準(zhǔn)要求、高質(zhì)量服務(wù)、高效率管理。這既是衡量辦公室工作姿態(tài)、精神狀態(tài)、工作成效的一把尺度，也是對事業(yè)、對工作一種永無止境的追求動力，更是辦公室工作高效率的具體體現(xiàn)。

1.辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)高

辦公室的重要地位、重大責(zé)任和工作性質(zhì)，要求我們的工作絕對不能滿足于一般化，而必須是高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、爭一流。一方面，辦公室作為高校的中樞機(jī)關(guān)，是學(xué)校的一面旗幟、一個標(biāo)桿，對各部門及教職員工有著示范導(dǎo)向作用，必須以高質(zhì)量、高水平的工作做好表率。如果我們工作標(biāo)準(zhǔn)不高、績效不好，對基層就沒有說服力，協(xié)調(diào)工作、督查落實(shí)就缺乏力度。比如，組織一個會議，每一個細(xì)節(jié)都要做到精益求精，無可挑剔，絕不能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)到齊了而參會人員還沒組織就位，領(lǐng)導(dǎo)講話時話筒不響了，頒獎時證書發(fā)錯了等情況?，F(xiàn)在，隨著管理的科學(xué)化，對辦公室提出了更高的要求。在工作方法上，要實(shí)現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變:(1)從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策，真正發(fā)揮參謀作用;(2)從單純收發(fā)信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，發(fā)揮助手作用;(3)從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，發(fā)揮服務(wù)作用;(4)從單純憑經(jīng)驗(yàn)辦學(xué)轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理，發(fā)揮管理作用。

2.辦公室服務(wù)要求高

現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)具有豐富的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，隨著時代的變代，他們的理論水平、決策水平在不斷提高，領(lǐng)導(dǎo)方式方法在不斷創(chuàng)新，對辦公室工作提出的服務(wù)要求也越來越高。知識文化水平和各方面的能力都很高，辦公室的同志給領(lǐng)導(dǎo)搞服務(wù)，就必須有較高的素質(zhì)和工作水平。否則，就難以服務(wù)到位。所以辦公室不論是政務(wù)服務(wù)，還是事務(wù)服務(wù)，都要精心籌劃，周密運(yùn)作，確保質(zhì)量，辦文要辦成精品，辦事要辦得圓滿，辦會要辦成樣板。

3.辦公室辦事效率高

現(xiàn)代社會發(fā)展步伐在加快、生活節(jié)奏在加快，高等教育發(fā)展中的大事要事多、任務(wù)重，高校領(lǐng)導(dǎo)的擔(dān)子非常重、時間非常寶貴，高校辦公室的工作如果跟不上節(jié)拍，就是沒有盡到責(zé)任。因此，辦公室公職人員干工作、辦事情一定要高效率、快節(jié)奏，絕不能拖拉誤事，努力以每個同志、每個環(huán)節(jié)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)保證辦公室整體工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而保證高校的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

高校辦公室工作不同其它職能部門和教育部門，它涉及到學(xué)校的方方面面，它是一個覆蓋面非常廣，政策性非常強(qiáng)，內(nèi)容非常繁雜，時間非常緊迫，保密性非常嚴(yán)格，質(zhì)量要求非常高的中樞職能部門。因此，只有深刻領(lǐng)悟“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)、勤、高”五個字的深刻含義，才能正確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)班子的各項(xiàng)決策，把辦公室建設(shè)成為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為真理服務(wù)、為人民服務(wù)的科學(xué)管理機(jī)構(gòu)。

［1］甄嚴(yán).辦文——細(xì)節(jié)鑄就完美［J］.秘書工作，2006，(09).

［2］毛澤東.黨委會的工作方法·毛澤東選集第四卷.

［3］鄧宇河.學(xué)會創(chuàng)造性地工作［J］.秘書工作，2006，(11).