淺析如何發(fā)揮辦公室的職能作用

趙婧宇

（國網(wǎng)冀北電力有限公司秦皇島供電公司，河北 秦皇島 066000）

辦公室工作千頭萬緒，是一個(gè)協(xié)調(diào)、服務(wù)部門，它擔(dān)負(fù)著向下級(jí)傳達(dá)情報(bào)，和向上級(jí)反映情報(bào)的責(zé)任，并充當(dāng)著協(xié)調(diào)各部門，和對(duì)外合作交流的要任。所以從情報(bào)傳達(dá)到管理服務(wù)再到協(xié)調(diào)工作，不論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)給各部門的工作帶來嚴(yán)重的影響。因此，辦公室工作要不斷堅(jiān)持以人為本，與時(shí)俱進(jìn)，最大限度地調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，最大限度地發(fā)揮辦公室工作人員的整體合力，開創(chuàng)一種團(tuán)結(jié)向上、積極奉獻(xiàn)、努力作為的工作氛圍。

1 辦公室管理的制度化

辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。工作水平的高低、工作質(zhì)量的好壞一定要有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的衡量機(jī)制。首先，在建章立制上下功夫，實(shí)行規(guī)范管理。一方面，圍繞制度的深度、廣度、內(nèi)涵提升做文章；另一方面，在制度與制度的制和關(guān)聯(lián)性上下功夫。我們先后建立健全了領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)與分工細(xì)則、辦公室主任會(huì)議議事規(guī)則和決策、崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度、值班制度、工作人員過錯(cuò)追究辦法等。在制度制定時(shí)把握政策性和實(shí)效性，多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規(guī)則細(xì)化到每一項(xiàng)具體事務(wù)的處理上。大到小事任免、大事決策、經(jīng)費(fèi)核報(bào)，小到外聯(lián)接待、車輛調(diào)度、文件處理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。其次，努力尋求制度化管理與人情管理的契合點(diǎn)。極端的制度化預(yù)不可談，也不理想。各科室在大框架的統(tǒng)一下，自身有很大的自主權(quán)，無論是調(diào)研、督查工作，還是信息工作，都可根據(jù)實(shí)際創(chuàng)造性地開展。在平時(shí)的工作過程中，我們注重尊重人、理解人入手，經(jīng)常用換位思考來衡量規(guī)章制度和合理性，全力創(chuàng)造一種較好輕松的工作環(huán)境，還另找到了一條以制度化管理體系為基本，制度化與人情化管理互相促進(jìn)，彼此平銜的新路子。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項(xiàng)制度：崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)根本制度，其實(shí)質(zhì)是在明確辦公室以及辦公室各個(gè)科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個(gè)人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉等現(xiàn)象。在制定崗位責(zé)任制時(shí)，必須堅(jiān)持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發(fā)，凡工作任務(wù)重復(fù)的科室，該并則并；凡一個(gè)人能干的工作，就不分給兩個(gè)人。同時(shí)，堅(jiān)持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個(gè)崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，每個(gè)崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴(yán)格的檢查制度和相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法。對(duì)成績優(yōu)異者，要給予升級(jí)或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)一般合格者，要鼓勵(lì)其繼續(xù)前進(jìn)；對(duì)嚴(yán)重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞?。只有這樣，才能防止和克服干多干少一個(gè)樣、干好干壞差不多等不良現(xiàn)象。會(huì)議制度。會(huì)議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種重要形式和管理手段。研究會(huì)議管理規(guī)律、提高會(huì)議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會(huì)議管理必須著重解決如下兩個(gè)問題：一是嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量。如果無論大小事情都要通過開會(huì)決定，會(huì)議將會(huì)泛濫成災(zāi)，領(lǐng)導(dǎo)者的許多精力和時(shí)間也將消磨在茫茫“會(huì)?！敝?。因此，必須按照中央要求切實(shí)精簡會(huì)議，建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度，可開可不開的會(huì)議一律不要開；能小會(huì)解決問題的就不要開大會(huì)；能短會(huì)解決問題的就不要開長會(huì)。二是提高會(huì)議質(zhì)量和效率。必須開的會(huì)，會(huì)前一定要有充分準(zhǔn)備。注意開短會(huì)，開高質(zhì)量的會(huì)。同時(shí)，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律，杜絕遲到早退現(xiàn)象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會(huì)議結(jié)論模糊不清。

2 辦公室管理的科學(xué)化

辦公室管理的科學(xué)化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊(duì)伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。首先要合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機(jī)構(gòu)，而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊(duì)伍，以確保辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。其次要切實(shí)加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)。辦公室不應(yīng)是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所，辦公室人員應(yīng)該具有較好的思想素養(yǎng)。為此，辦公室必須抓好隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)。第一，辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報(bào)告、對(duì)下發(fā)文、協(xié)調(diào)工作、答復(fù)問題時(shí)都要以黨的政策為準(zhǔn)繩，做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻(xiàn)的精神，不圖名、不為利，甘當(dāng)“鋪路石”。要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，為職工、群眾服務(wù)。第三，發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是精神，深入調(diào)查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實(shí)際中去，了解實(shí)際情況，掌握最新動(dòng)態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。同時(shí)，主動(dòng)做好查辦督辦等工作。第四，謙虛謹(jǐn)慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內(nèi)外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。最后要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識(shí)面和較強(qiáng)的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識(shí)面，能夠了解馬克思主義的基本原理以及管理學(xué)、法律學(xué)、高等教育學(xué)、邏輯學(xué)等學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，掌握辦公室管理的專業(yè)知識(shí)和辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力做學(xué)識(shí)淵博、視野開闊的“通才”。同時(shí)，具有較強(qiáng)的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

總之，辦公室人員需要有服務(wù)意識(shí)、參謀意識(shí)，需要有創(chuàng)新精神、奉獻(xiàn)精神，需要處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部和外部的關(guān)系，要增強(qiáng)素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，把辦公室工作做得更好。

［1］秦懷茂.從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)[J].新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)，1999（4）.