淺談教學秘書在強化教學管理中的作用

葛桂波 崔玉波

（大連民族學院環(huán)境與資源學院，遼寧 大連116600）

高校的基本職能是培養(yǎng)人才，教學是培養(yǎng)人才的主要途徑之一，服務于教學活動的教學管理是高校管理的核心部分，普通高等學校的主要任務是以教學為中心，這就決定了教學管理在高校工作中的重要地位。教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。

隨著高等學校教學改革的不斷深入，以專業(yè)建設、教學模式、教學內容、教學方法與教學管理為主要內容的教學改革不斷完善，對教學管理者提出了更高的要求。與此同時，教學管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給高校教學管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。一流的教學水平需要一流的教學管理來支撐。教學管理不僅包含先進的管理思想、管理手段和管理制度，更重要的是要有一支高素質和職業(yè)化的管理隊伍；了解專業(yè)建設以及提高教學管理工作的水平是教學秘書當前需要加強和思考的重要內容。

1 教學秘書的工作職責

高校教學秘書工作內容繁多、任務繁重，既要承擔本院（系）的工作任務，又要與學校相關職能部門做到良好的溝通和聯(lián)絡，才能順利開展日常工作。在工作中既要嚴格管理，又要為全院師生提供優(yōu)質服務。教學秘書的工作對象主要是院系領導、教師、學生。要履行好這一基本職能就要明確應承擔的各項任務。具體來說主要有一下三個方面的內容：

1．1 教學運行工作

教學運行工作包括各階段教學檢查、學生學籍管理、學生選課、教學任務的錄入、調課、學生成績等各種教學管理檔案的整理工作。教學運行工作正常有序運行離不開教學秘書的用心、精心、細心和責任心。每學期的教學檢查是教學秘書在教務部門的統(tǒng)一部署下，必須參與的環(huán)節(jié)。教學秘書通過不定期的檢查和監(jiān)督學院（系）教學各項任務落實情況和運行情況，從而使學院（系）各項教學工作有條不紊地按照各學科培養(yǎng)方案完成各項教學任務。因為教學管理工作有一定的規(guī)律性，所以在學生學籍管理、調課、學生成績管理等方面完善教學資料和做好教學文件記錄非常重要。建立和健全相關的教學檔案更能取得事半功倍的效果。教學運行的過程中需要教學秘書不斷地總結經驗、積累相關數(shù)據(jù)、整理教學相關文件和檔案，為各學院、系專業(yè)建設和發(fā)展提供支撐材料，真正起到參謀和助手的作用。

1．2 考務工作

考務工作是教學秘書在教學管理過程最為繁雜的工作之一。從教學任務的錄入開始考務任務就產生。教學秘書根據(jù)教學任務的對象安排考試時間、考試地點、試卷的審批和印刷等各項內容。教學秘書需要了解課程進程狀態(tài)和結課時間，在安排考務工作時不能出現(xiàn)任何偏差。這些任務不但需要教學秘書細心、用心地完成考務工作中的各個環(huán)節(jié)，更需要有較強的責任心和認真負責的工作態(tài)度。

1．3 日常管理工作

日常管理工作包括學生成績的打印、外語和計算機等級考試報名、教學檔案的收集、整理、歸檔案以及臨時性教學工作。這些日常工作不是簡單地聽從教務部門或者教學院長的命令就可以，它需要教學秘書嚴格按照教學管理的規(guī)章制度和原則，有些問題即要嚴謹?shù)匕凑找?guī)定又要靈活地根據(jù)具體情況來解決，這就要求教學秘書有較強的業(yè)務水平和對專業(yè)建設的理解和支持。

2 教學秘書在專業(yè)建設和教學管理中的作用

教學秘書崗位是教學信息管理上傳下達的橋梁，是學校教務部門聯(lián)系院（系）和學生的紐帶，是學校各項教學計劃和指令最基層的執(zhí)行者。但經常會發(fā)現(xiàn)對教學秘書崗位的認識有些誤區(qū)，認為教學秘書無非是做些課程安排、成績管理、材料報送等簡單、跑腿兒性工作。這種看法其實存在著誤區(qū)和片面性。高校的教學秘書不僅僅是教學院長的助手更是教學工作的直接參與者和執(zhí)行者。教學秘書的管理水平直接影響學院教學工作的狀態(tài)和效率。優(yōu)秀的教學秘書不但能使教學管理工作順暢有序，而且在專業(yè)建設上能根據(jù)學生和老師的反饋第一時間掌握相關數(shù)據(jù)，為教學院長在完善專業(yè)建設和專業(yè)發(fā)展方面提供充分數(shù)據(jù)和支撐材料。

（1）參謀和助手作用。教學秘書是教學工作最基層的管理者，在院系領導和教務部門指導下，針對學院的教學計劃積極有序地組織和落實具體工作。在教學管理過程教學秘書往往是第一個發(fā)現(xiàn)問題的人，這就要求教學秘書能夠根據(jù)具體情況及時地向主管教學領導反應問題，匯報問題要客觀準確，不感情用事，向院（系）領導提供建議性意見，強調工作重心和工作導向，協(xié)助領導尋找最合適的解決方案。在貫徹和執(zhí)行教學規(guī)章制度過程中，做好本職工作的同時，掌握“到位不越位，參與不干預，出謀不決策”的原則[1]。

（2）溝通和協(xié)調作用。教務管理部門的教學任務、教學計劃、教學思想會通過教學秘書傳達給各學院（系）領導以及學生；教務管理部門也會定期地收集學院、系教學任務的執(zhí)行情況、意見和建議匯總上報。教學秘書在教務管理部門和領導、學生之間經常需要溝通和協(xié)調來完成上傳下達、下情上報、聯(lián)絡師生等作用。特別是在教學任務管理過程中出現(xiàn)的一些細微環(huán)節(jié)需要教學秘書及時地進行溝通，落實具體工作細節(jié)，使教學運行工作因為溝通而順暢，因為協(xié)調而和諧。

（3）監(jiān)控和研究作用。有序的教學運行、合理的專業(yè)建設離不開教學管理部門的監(jiān)控和教學領導、教學人員不斷地研究教學方法和教學內容。教學秘書通過對教學過程進行跟蹤和調查，了解教師的教學情況和學生的學習狀態(tài)，檢查并監(jiān)督教學環(huán)節(jié)的落實，及時反饋教學過程存在的問題。在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而提高教學效果。特別是在教學評估中，根據(jù)掌握的教學反饋內容和教學相關檔案，對教學方法和內容進行總結、研究和分析。留存最優(yōu)的教學過程管理流程，不斷完善和更新，使得每學期的教學任務有章可循并發(fā)揚光大[2]。

3 教學秘書應具備的基本素質

3.1 具有較強的責任感和服務意識

教學秘書工作非常繁雜、瑣碎，在工作中稍有不慎就有可能出現(xiàn)嚴重的教學事故，所以在工作中必須具有較強的責任感。這就要求教學秘書在工作始終保持認真仔細、一絲不荀。教學秘書所具備的責任心能使其在教學管理過程中時刻保持警惕，防止出現(xiàn)任何閃失。一個優(yōu)秀的教學秘書具有較強的責任感，同時還必須具備良好的服務意識，為教學工作盡其所能服好務，使學院（系）廣大師生在與其打交道的過程感覺順暢、便捷也是教學秘書應該具備的基本素質。教學秘書的服務意識高低直接影響到一個學院（系）的工作氛圍和教學效果[2]。

3．2 熟練掌握專業(yè)知識的能力和技能

教學管理過程中需要大量運用教務系統(tǒng)或者教學管理軟件進行管理和操作，這就需要教學秘書必須與時俱進，熟練掌握專業(yè)知識和技能。在操作和運用這些教學管理軟件中不斷學習、總結、摸索。從而提高工作效率和效果。教學秘書還要不斷地通過學習來了解所在學院、系的學科結構和專業(yè)建設發(fā)展方向。通過不斷學習專業(yè)知識來優(yōu)化學院（系）管理體系、搜集數(shù)據(jù)和統(tǒng)計分析，為專業(yè)建設和發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

3．3 具有嚴謹求實的工作作風

教學秘書是學院（系）的神經中樞，各個教學環(huán)節(jié)工作要通過教學秘書傳達、布置下去，這就要求教學秘書在工作中具有嚴謹、求實的工作作風。在教師調課、試卷的歸檔等工作中堅持原則，不能因為個人感情影響工作規(guī)范。嚴格安排教學秘書的崗位職責認真履行規(guī)章制度，從而使學院（系）教學工作因為嚴謹而規(guī)范，因為求實而進步。

總之，教學秘書工作是高校教學管理工作的重要環(huán)節(jié)。在教學管理過程中需要其創(chuàng)造性地執(zhí)行和協(xié)調，才能充分發(fā)揮其崗位職能，確保各項教學任務的圓滿完成。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，需要教學秘書在實際工作中不斷提高業(yè)務水平，發(fā)揮嚴謹求實的工作作風，強化服務意識和責任感，為高校教學工作發(fā)揮更積極的作用。

［1］王秀繁．淺析高校教學秘書的作用、工作特點及素質要求[J]．沈陽工程學院學報 2010，6（3）：368.

［2］王新華，李炎婷.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質要求[J].新疆職業(yè)大學學報，2009（5）：71.