淺談檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

張雅萍 孫 瑞

（1.包頭市交通運輸管理處，內(nèi)蒙古 包頭 014010；2.包頭市公路建設(shè)開發(fā)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 包頭 014040）

隨著人類社會的不斷進步，以計算機為代表的新技術(shù)給我們的生活和工作帶來了翻天覆地的變化。可以說，計算機技術(shù)已經(jīng)開始逐步滲透到社會的各個領(lǐng)域，起著不可替代的重要作用，已經(jīng)成為了我們生活和工作不可分割的一部分。現(xiàn)如今，大多數(shù)企業(yè)和單位的日常工作都是通過計算機來完成，這樣可以最大程度地提高工作效率。在對各項工作進行資料管理時，大多通過檔案的形式來實現(xiàn)，尤其是企業(yè)運營中的各種文件，歸根到底都是通過檔案的形式來保存。以往手工方式的檔案管理大多以紙張為媒介保存，工作量大、管理繁瑣、效率低下，正逐步被基于計算機技術(shù)的電子系統(tǒng)所替代?；趹?yīng)用計算機技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)具有工作質(zhì)量高、方便快捷、操作性強等優(yōu)點，能夠使企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展更加高效和規(guī)范，因此計算機技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用對企業(yè)運營具有重大的意義。

1 檔案管理系統(tǒng)分析

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的總體目標(biāo)和任務(wù)是實現(xiàn)檔案信息的自動化管理，使其更加系統(tǒng)、規(guī)范，自動集成關(guān)聯(lián)信息，使人機對話界面更加人性化、操作簡單化，實現(xiàn)快速查詢與搜索。下面將從三個方面對檔案管理系統(tǒng)進行分析。

1.1 系統(tǒng)的構(gòu)建原則

原則一，目標(biāo)要明確。檔案管理系統(tǒng)是一套復(fù)雜并且精細(xì)的工具，因此在建立檔案管理系統(tǒng)時，必須要目標(biāo)明確，圍繞該目標(biāo)設(shè)置相應(yīng)的參數(shù)，安排相應(yīng)的功能和結(jié)構(gòu)，在總目標(biāo)的約束下，確定各個分目標(biāo)，突出重點，長期目標(biāo)與短期目標(biāo)兼顧。原則二，整分結(jié)合原則。檔案管理系統(tǒng)必須要在檔案管理的整體把握下，對全局進行規(guī)劃，進而科學(xué)分解、處理好每一個部分的分工，使檔案管理更趨專業(yè)和規(guī)范。在科學(xué)分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各個部分的要點進行分部整合，使其更加嚴(yán)謹(jǐn)和周密。原則三，層析原則。檔案管理系統(tǒng)具有明確的層次性，能夠使檔案管理更加有效和快捷，對于一些較大型的檔案庫，要以一定的原則進行分層次，如時間、類別等。原則四，開放和易維護性原則。要保持檔案管理系統(tǒng)的開放性，用戶的需求是不斷變化的，在用戶的使用過程中，要經(jīng)常對系統(tǒng)進行維護，以確保系統(tǒng)能夠正常運行，因此系統(tǒng)的開放性和易維護性對系統(tǒng)非常重要。原則五，效益原則。一個較為完備的檔案管理系統(tǒng)需要耗費一定的人力和財力。要本著“少花錢，多辦事”的原則，使檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮更大的實際效益。

1.2 開發(fā)工具的選擇

首先，要保證開發(fā)環(huán)境可視化。常規(guī)意義上的可視化開發(fā)環(huán)境由編輯器、調(diào)試器與窗體設(shè)計器三個部分組成，并且三個板塊協(xié)同工作。窗體設(shè)計器操作時，如果后臺能夠自動生成相應(yīng)的控件生成代碼，這樣會給后續(xù)工作帶來很多方便。如果能夠通過在編輯器中加入代碼來自動定義相應(yīng)的應(yīng)用程序，或者設(shè)置斷點與監(jiān)控點，用來在編輯器中調(diào)試程序等，將會使開發(fā)環(huán)境變得更加快捷方便。其次，提高編譯器的速度與編譯代碼的效率?？焖俚木幾g器能夠使開發(fā)者循序漸進地開發(fā)軟件，實現(xiàn)定時自動地修改源代碼、編譯、測試、再修改、再編譯、再測試這樣完善的開發(fā)循環(huán)系統(tǒng)。如果其運行速度緩慢，代碼就不得不被分批修改。這樣多處修改，就會導(dǎo)致循環(huán)過程的效率較低。如果能夠生成更加短小的代碼，就離達到節(jié)約運行時間和提高運行效率的目的更近一步，這樣的編譯器才更具優(yōu)越性。然后，要使數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)更加靈活，提高其可擴展性。最后，保證框架設(shè)計和使用模式的簡單化和靈活性。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)工具如果能滿足上述四個條件，那么其優(yōu)勢會不言而喻。

1.3 數(shù)據(jù)庫的選擇

數(shù)據(jù)庫的選擇要能為超大型系統(tǒng)提供所需要的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。由于檔案管理系統(tǒng)所包含的信息量巨大，并且需要極強的穩(wěn)定性，因此其所用的服務(wù)器必定是很大甚至是超大型的，才能滿足檔案管理的需要，因此檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫要滿足上述服務(wù)要求，同時要能為用戶環(huán)境提供全面的安全保護，防止問題的發(fā)生，比如，防止多個不同的用戶同時更新一樣的數(shù)據(jù)。另外，選擇的數(shù)據(jù)庫性能要安全可靠，便于操作和維護。滿足上述要求的數(shù)據(jù)庫才是服務(wù)器終端數(shù)據(jù)庫服務(wù)平臺的理想選擇。

1.4 可行性分析

系統(tǒng)選擇的開發(fā)工具，開發(fā)出來的系統(tǒng)環(huán)境和選擇的數(shù)據(jù)庫都應(yīng)該是比較成熟的，能夠很好地滿足系統(tǒng)需求，同時在經(jīng)濟、技術(shù)與管理方面有強有力的保障，這樣的檔案管理系統(tǒng)才比較可行。

2 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計最核心之處在于數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，其結(jié)構(gòu)合理與否，會直接影響檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，如果數(shù)據(jù)庫設(shè)計合理，其開發(fā)出來的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅編碼速度會很快，而且會大大縮短用戶需求發(fā)生變化后的軟件修改周期。下面將從四個方面闡述檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計。

2.1 數(shù)據(jù)庫需求

由于傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)很難實現(xiàn)用戶、單位、文件的包含功能，所以需要從檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中獲取需要的數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)上述相關(guān)的功能和管理。

2.2 數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)的設(shè)計

數(shù)據(jù)庫通常是指長時間儲存在計算機內(nèi)、具有組織性、能夠共享的數(shù)據(jù)集合。常常以文件結(jié)構(gòu)儲存相應(yīng)的信息表，并且這些文件結(jié)構(gòu)能夠保證用戶對表、表中的列或行按照特定的標(biāo)準(zhǔn)進行選擇，還可以對信息表進行排序等。數(shù)據(jù)庫中與表、表中的列或行相對應(yīng)的索引通常有多個，而且相互關(guān)聯(lián)，所以用戶訪問信息表的速度會非?？?。在概念設(shè)計階段，應(yīng)從用戶的角度看待數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理要求，這樣才能使設(shè)計出來的檔案管理系統(tǒng)概念模式最大限度地滿足用戶需求。將概念設(shè)計單獨列出來，明確各個階段的任務(wù)和分工，會大大降低概念設(shè)計的復(fù)雜程度。

2.3 數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計

由于之前已經(jīng)設(shè)計好了數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)，因此這一步的設(shè)計其實就是將上面設(shè)計出來的數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)支持的實實在在的數(shù)據(jù)模型，即數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)。用戶表中包含檔案管理工作人員的信息，比如用戶名、用戶密碼等信息，還必須要通過身份的認(rèn)證后獲得管理檔案的權(quán)限；單位表中包含有各單位的基本信息，比如單位名稱、單位的地址、聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)，要減少相關(guān)的非必要操作，及時擴充補進來的單位信息；文件表中就要包括各種文件的屬性，比如文件標(biāo)題、對應(yīng)字號、單位、責(zé)任者、文件類別、文件路徑，甚至還要標(biāo)明文件的狀態(tài)是屬于保密的還是能夠公開的等等。

3 檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

實現(xiàn)上述數(shù)據(jù)庫的設(shè)計之后，就完成了整個檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計。然后再得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，編寫相應(yīng)的程序代碼，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的功能。系統(tǒng)主要功能的實現(xiàn)如下所述。

首先，登錄界面的實現(xiàn)。登錄界面（窗口）是用戶與系統(tǒng)進行交互的入口，因此對登錄窗口的設(shè)計必須要有一定的安全性保障，對用戶的權(quán)限也要進行嚴(yán)格的管理，要對試圖登錄系統(tǒng)的用戶進行必要的身份驗證，確保系統(tǒng)安全。當(dāng)用戶提供的驗證信息不正確時還有對應(yīng)的提示，要求其重新輸入正確的賬號和密碼。其次，檔案信息查詢功能的實現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng)能夠使正確登錄進入的用戶進行檔案的查閱、處理等功能。再次，新檔案的添加功能。檔案管理系統(tǒng)要具備檔案或文件的上傳功能，在上傳前，用戶選擇需要上傳的文件，點擊上傳后，系統(tǒng)會自動將文件上傳，需要注意的是，當(dāng)上傳的文件不合要求時，系統(tǒng)也會提示相應(yīng)的錯誤信息。

［1］熊開盛,董兆鑫.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].計算機工程與設(shè)計,2007,28(11):2746-2747.

［2］余雋菡.提高我國電子檔案管理系統(tǒng)利用功能的幾點建議[J].浙江檔案,2006(11)：13-16.

［3］趙玲.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].東方企業(yè)文化,2014(6)：158.