淺談期刊回溯建庫遇到的問題

何平平

【摘 要】本文結(jié)合我館實踐，就利用匯文系統(tǒng)編目模塊，論述了在回溯建庫工作中所遇到的問題。

【關鍵詞】圖書館;回溯建庫;期刊

1 回溯建庫的重要性

回溯建庫就是圖書館運用集成的高性能軟件系統(tǒng)，將館藏書目文獻資源數(shù)字化，使其成為計算機可讀的、有組織的相關文獻信息的集合?，F(xiàn)代信息環(huán)境下，書目數(shù)據(jù)庫不僅是圖書情報自動化管理的基礎，還是網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)信息資源共享的基礎。期刊作為圖書館館藏文獻的重要組成部分，具有連續(xù)性、時代性、新穎性的特點，是讀者進行學術研究、科研探討的首選文獻，因此，期刊回溯建庫在網(wǎng)絡環(huán)境下的圖書館建設中具有非常重要的意義， 有的高校根據(jù)目錄卡片來建庫或先進行書卡核對，再根據(jù)卡片建庫。我圖書館是根據(jù)文獻實體來建庫。這樣著錄的結(jié)果準確、翔實。建庫的結(jié)果與書庫中的文獻實體完全一致。但需要把刊搬出來，工作量比較大。因為根據(jù)文獻實體來建庫雖然任務艱巨，但是通過這種方式書目信息著錄全面，質(zhì)量有保證，同時還能給每本刊貼上條形碼，利用匯文系統(tǒng)的功能，把館藏信息添加到書目數(shù)據(jù)庫中。

2 回溯建庫過程中常見的問題

1）發(fā)生主鍵唯一沖突。例如財產(chǎn)號、條碼號、索書號等數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫中最為基本的具有唯一性的數(shù)據(jù)，不可重復使用。一旦誤輸入而發(fā)生重復，系統(tǒng)經(jīng)自檢發(fā)現(xiàn)后，就無法存盤，出現(xiàn)“主鍵唯一沖突” 提示。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中，經(jīng)常會發(fā)生將館藏記錄添加到別的條目下的錯誤，一旦形成這樣的錯誤，對以后的工作會造成很大的麻煩。

2）題名相同版本不同的誤套錄。

如《北京教育》普教版和，《北京教育》高教版 《作文通訊》初中版和《作文通訊》高中版，遇到這問題，建庫人員就要根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和對期刊的認識理解以及本館期刊的訂購、編目情況綜合考量，及時調(diào)整，盡量避免出錯。

3）期刊在出版過程中出現(xiàn)改名現(xiàn)象。

有些刊名變化的情況非常復雜，改名、分出、交叉的變化可達幾十次。如《國外社會科學文摘》曾使用《現(xiàn)代外國哲學社會科學文摘》刊，對于這種情況，根據(jù)CNMARC的著錄規(guī)則，建立一條新的記錄，同時對原刊作?？幚?，還需在3-字段詳細著錄改名時間、改名前的名稱、繼承刊的名稱等。這樣，既明確揭示了相關期刊記錄之間的關系，使讀者全面了解期刊的變化情況，更好地利用期刊;又保證了讀者無論是從哪種刊名進行檢索，都能迅速找到所需的信息。如果期刊更名后，內(nèi)容發(fā)生比較大的變化，或出版形式有了改變，原分類號已無法正確反映期刊的學科屬性，那么必須重新分類給號。如果期刊更名后，內(nèi)容沒有發(fā)生大的改變，一般沿用原分類號。

4）還有就是兩期合并，如《新西部》2011年的第二，三兩期就是合并成一本，也要注明清楚，這樣才能給讀者準確無誤的檢索出要的刊物每一期是否存在。

5）停刊，有的期刊由于搞源，經(jīng)費等原因，停了，這在回溯建庫時要注明。

6）同一刊物由于存在各種版本，有的期刊有社科版、自然版，數(shù)據(jù)往往同時兩條，要仔細查看 091 字段、092 字段、220 字段字段等，不要張冠李戴。

7）光盤問題

我們認為，購進的期刊光盤既然是館藏，自然不可排除于期刊庫之外。但對于其中每種刊物收錄情況的反映和記錄如何進行，值得討論。最好的做法是將購進的期刊光盤全文數(shù)據(jù)庫中的收錄情況與現(xiàn)有館藏進行核對，將光盤中收錄而現(xiàn)有期刊庫中缺藏的刊物予以記錄，并將它們的詳細書目信息按規(guī)范建入館藏期刊數(shù)據(jù)庫中，以使建成的期刊庫能完整、準確地反映真實的收藏情況。這樣做雖然比較麻煩，但起到的作用則不僅僅只是真實揭示館藏，而對未來優(yōu)化和調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)都提供了很好的依據(jù)。我們完全可以按購進的光盤數(shù)據(jù)庫的收錄情況對原有訂購刊物從品種到數(shù)量進行增減，去除重復訂購，補充缺藏期刊，一方面可節(jié)省經(jīng)費，另一方面又可使館藏質(zhì)量不斷提高。

8）非正式出版的期刊，非正式出版的期刊是指不具備國際標準書號;和沒有統(tǒng)一刊號的刊物。館藏中有相當一部分是非正式出版物，但因為它們所發(fā)表的學術信息與我院教學科研有密切的關系，一向是我館的收藏對象。因此在著錄過程中要根據(jù)各校各館的具體情況，通過對照實物，將書目信息及時增加到數(shù)據(jù)庫中去。

由于回溯建庫工作量大，同一種期刊往往不能集中在同一臺計算機輸入，多臺同時進行， 編目員在執(zhí)行管理軟件的“查重”菜單項時操作不規(guī)范，會產(chǎn)生重復著錄現(xiàn)象。一個好的數(shù)據(jù)庫必須做好重復數(shù)據(jù)的控制，編目時要求多途徑查重。積極利用和發(fā)揮系統(tǒng)提供的輔助錄入和自動查重功能， 在確定無數(shù)據(jù)的前提下再執(zhí)行錄入操作，避免重復錄入;發(fā)現(xiàn)有重復現(xiàn)象，要及時處理好。

以上種種情況表明，期刊書目數(shù)據(jù)庫建設是一項復雜的工程，與手工目錄相比具有很多新的特點。只有深人研究期刊的特點及機讀目錄中所面臨的各種新問題，并采取標準化、規(guī)范化的對策，才能真正建設好高質(zhì)量的期刊書目數(shù)據(jù)庫。

【參考文獻】

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[責任編輯：楊玉潔]