人事檔案管理工作探析

霍麗杰

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣人才交流服務(wù)中心 黑龍江 大慶 166200)

人事檔案是為黨政部門、機關(guān)單位、企事業(yè)單位為了更好地管理人員而設(shè)置的一種以個人為單位的特殊檔案，是單位用來全面考慮一個人的最有利的依據(jù)。人事檔案的管理為我們選拔優(yōu)秀人才、錄用優(yōu)秀人才奠定了基礎(chǔ)，提供了方便。因此，加強人事檔案管理至關(guān)重要。

一、人事檔案管理存在的問題

1．存在歷史遺留問題。在人事檔案管理體制改革之前，局直單位的人事檔案必須交給地方的人事部門管理。這種管理方式各不相同，并且存在隸屬關(guān)系，給人事檔案的管理工作留下了許多歷史問題。造成了檔案管理制度混亂，質(zhì)量差異很大等癥結(jié)，比如人事檔案的檔案盒出現(xiàn)破損、材料遺漏、整理不規(guī)范、分類不科學、沒有正確裝訂等問題。在人事檔案管理制度改革之后，需要對人事檔案進行重新整理，進行升級達標工作。有些還需要進行審核，這一系列的工作給人事檔案管理部門造成了很大的工作量。

2．人事檔案管理硬件不足。由于當前許多檔案管理部門的硬件設(shè)施不足，導致在檔案整理過程中不能將檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，在一個或兩個辦公室進行辦公。部分人事檔案管理部門的人事檔案庫房并沒有配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設(shè)施，對檔案的管理工作也造成了障礙。

3．檔案管理專職人員匱乏。目前，許多檔案管理部門并沒有足夠的專職人員。人事檔案工作由人事部門配備的兼職人員來進行管理，這種管理模式使得組織人事部門的其他工作不能順利開展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門人員的業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)、管理水平的培訓工作不到位，使得人事檔案管理部門的改革與發(fā)展工作不能順利開展。

4．局直單位人事部門對檔案管理的意識不夠。在人事檔案管理工作中，許多單位并不能嚴格按照規(guī)章制度進行辦理，不能及時的向省局遞送需要歸檔的人事檔案。在借閱以及調(diào)閱人事檔案時，也不嚴格按照相關(guān)手續(xù)進行辦理。以上所提到的幾個因素不利于檔案管理資料的更新，人事檔案材料的利用率不高。除了保管工作以外，人事檔案管理工作更大的意義是用來服務(wù)的，比如對檔案信息的開發(fā)與利用等等。但是現(xiàn)在的人事檔案管理中的服務(wù)性處于被動狀態(tài)，對人事檔案的信息管理工作也處于封閉與半封閉狀態(tài)。一般僅僅用來發(fā)展黨員和對干部進行考察等，其作用不能真正發(fā)揮出來。

5．檔案管理的方法落后。目前，在人事檔案管理工作中，計算機并沒有得到充分的發(fā)揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒有開發(fā)人事檔案管理信息化。

二、人事檔案管理工作問題的解決措施

1．領(lǐng)導重視，組織合理。負責管理人事檔案的領(lǐng)導應(yīng)該增強自身對人事檔案管理工作的意識，應(yīng)充分體會到人事檔案管理工作的重要性，應(yīng)該認識到人事檔案工作的重要性。將檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在人事檔案管理工作中遇到的問題。實際工作中，要對人事檔案工作做出近期和遠期的工作任務(wù)，并制定工作計劃。并應(yīng)該關(guān)心檔案管理工作人員的生活、工作、學習。當工作取得成就時，應(yīng)該對職工進行鼓勵和獎勵，應(yīng)該對其進行認可。升遷是應(yīng)該讓其享受同等的升遷機會，這樣才能提高人事檔案管理人員的工作熱情和積極性。

2．為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。財務(wù)部門應(yīng)將人事檔案部門所需經(jīng)費列入到單位的財務(wù)計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機會，來加強檔案管理部門的硬件設(shè)施，將檔案整理過程中的檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來。并且在人事檔案管理部門的人事檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設(shè)施，從這些方面來落實檔案的管理工作。

3．配備檔案管理專職人員，提高工作人員的素質(zhì)。按照人事檔案管理部門相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理部門應(yīng)將“三齡一歷”落實到實際工作當中。人事檔案管理部門應(yīng)該選擇專業(yè)的人事檔案管理人員，來落實對人事檔案的升級達標任務(wù)。只有這樣，能提高人事檔案管理的水平，使得人事檔案管理工作可以得到長效性的發(fā)展。除此之外，我們應(yīng)當加強對人事檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會來學習黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學習檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高人事檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀社會對檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

4．完善、落實人事檔案管理制度。人事檔案管理部門應(yīng)在現(xiàn)有制度基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位對人事檔案管理工作的要求以及實際情況進行改善與創(chuàng)新，制定出更加完善合理的人事檔案管理、鑒別以及歸檔制度，制定出更加適合當?shù)靥厣臋n案專遞制度、檢查核對制度以及保密制度等，形成更加科學合理、完善的人事檔案管理制度。比如人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度，制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查。同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度。并定期考試更新知識，統(tǒng)一服務(wù)標準和收費標準。新制度制定以后，在實際工作中應(yīng)當嚴格按照新制度進行工作。要定期檢查人事檔案部門是否嚴格按照規(guī)章制度進行工作，并且對人事檔案的歸檔及遞交工作應(yīng)及時。從檔案資料的收集過程、手續(xù)的辦理情況各個方面嚴謹管理，從根源上解決檔案工作中存在的一系列問題。

5．提高認識檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用。開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)。通過現(xiàn)代化手段，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。