做好中學(xué)檔案管理工作之探討

葉章英

(福建省晉江市毓英中學(xué) 福建 晉江 362251)

中學(xué)檔案是學(xué)校在發(fā)展過程中形成的原始記錄，這些文字、圖表、音像、實(shí)物等材料對于學(xué)校來說極為重要。但是在中學(xué)教育教學(xué)生活中，檔案的價(jià)值一直未得到應(yīng)有的體現(xiàn)，檔案管理工作得不到重視。下面結(jié)合本文論述將市場機(jī)制運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，以供給需求促發(fā)展，針對不同的需求，以此來做好中學(xué)的檔案管理工作。

一、中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1．種類繁多，利用率低?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，一個(gè)學(xué)校就是一個(gè)大社會，在這個(gè)大社會中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財(cái)會檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等等。所以學(xué)校檔案門類多，內(nèi)容復(fù)雜。但是中學(xué)工作主要是以教學(xué)為主，領(lǐng)導(dǎo)主要是抓教學(xué)，雖然檔案工作也在開展，由于檔案本身的特點(diǎn)是時(shí)效性差、利用率低，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致檔案的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。

2．管理工作被動，缺乏主動性。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，學(xué)生的成績和學(xué)校的升學(xué)率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，人們對檔案工作也不重視，這種情況在整個(gè)檔案界普遍存在。況且在以教學(xué)為主要活動的學(xué)校工作中，平時(shí)又要應(yīng)付各種各樣的檢查和評估，檔案的收集工作往往是被動的，材料不齊全，難以及時(shí)歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動性。

3．管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)。多年來，由于高校開設(shè)檔案專業(yè)的班級較少，培養(yǎng)的檔案專業(yè)人才與崗位需求失調(diào)，這就造成很多單位不可能招到檔案專業(yè)人員，再加上學(xué)校的主管部門不重視，中學(xué)管理檔案的大多不是專業(yè)人員，很多是老師轉(zhuǎn)崗或兼職的，這樣的現(xiàn)實(shí)，使得中學(xué)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏必要的理論指導(dǎo)。

二、中學(xué)檔案的利用需求

1．學(xué)校本身的教學(xué)需要。學(xué)校最主要的活動就是教學(xué)活動，圍繞著教學(xué)活動產(chǎn)生了各種各樣的材料，這就是中學(xué)檔案收集的主要范圍。比如教學(xué)方面，針對老師教學(xué)中復(fù)習(xí)的需要，教務(wù)處把每一個(gè)備課組每一次考試前出的試卷，考試中出現(xiàn)的問題，考試后質(zhì)量分析等都集中起來按學(xué)年度歸檔，極大方便了老師的教學(xué)、查閱等工作。再比如德育方面，在學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候展示出學(xué)生三年來活動的圖文資料。按照這方面的需求，就要求平時(shí)做好這方面材料的收集，作為德育活動的檔案。學(xué)校檔案的種類繁多，在專兼職檔案工作人員有限的情況下，學(xué)校應(yīng)根據(jù)教學(xué)的需要，組織專人各自負(fù)責(zé)一方面的檔案收集、整理工作，讓全體教師充分利用學(xué)校檔案的有利條件，助力做好教學(xué)工作，將被動的檔案工作化為主動。

2．教師評聘職稱的需要。在中學(xué)，教師的主要任務(wù)是教學(xué)，當(dāng)然在教學(xué)過程中，教師評聘職稱也是教師重要的任務(wù)之一。為了老師評聘職稱的需要，建立教師業(yè)務(wù)檔案是每個(gè)學(xué)校檔案工作中的重要組成部分。我校建立教師業(yè)務(wù)檔案，是以每個(gè)老師為單位，按照職稱評定的需要收集相應(yīng)的材料，這些材料包括:教師基本情況登記表(各種學(xué)歷、學(xué)位證書、教師資格證書、任職資格證書、普通話、計(jì)算機(jī)等級水平考試、繼續(xù)教育等等復(fù)印件);承擔(dān)教育教學(xué)基本情況表(任教班級、擔(dān)任班主任、教研組長、備考組長、行政職務(wù)等證明材料);承擔(dān)教科研情況表(論文獲獎(jiǎng)、匯編、擔(dān)任課題等);獲獎(jiǎng)情況(獲獎(jiǎng)文件、證書等等復(fù)印件)。每學(xué)年度考核時(shí)，將每位教師當(dāng)年晉級、獲獎(jiǎng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等材料更新情況補(bǔ)充到個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案中，為老師日后評職稱提供方便。

3．編撰校史的需要。我校是一個(gè)有一百二十多年歷史的百年老校，辦學(xué)歷史悠久，但是由于歷史原因，以前領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致以前的檔案沒有得到很好的保存。為了吸收歷史教訓(xùn)，我校在2012年決定編撰《毓英園》這一校刊，每學(xué)期一期，把一學(xué)期開展的重要活動以圖文的形式編撰下來，包括:功勛人物、校園動態(tài)、探索園地、校友之窗、榕樹下、光榮榜、心靈驛站等欄目，圍繞這一刊物平時(shí)收集材料，基本上囊括了一學(xué)期學(xué)校的重要活動，材料齊全。

4．其他特殊需要。我校是福建省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，同時(shí)還是省毒品預(yù)防教育基地示范校等等，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，收集特色檔案。按照每個(gè)特色項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)來收集整理檔案，為日后復(fù)查或?qū)W校做宣傳展覽提供詳實(shí)的材料依據(jù)。另外，外部對于學(xué)樣檔案工作的依賴也很多，如校友需要，由于我校歷史悠久，校友很多，遍布海內(nèi)外，每年校友聯(lián)誼活動特別多，為此專門收集整理校友檔案，比如校友活動照片，校友活動材料，校友榮譽(yù)錄，知名校友檔案等等。

三、針對需求加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理

1．提高認(rèn)識、統(tǒng)一規(guī)范。檔案即是寶貴的歷史史料，查閱檔案可以知現(xiàn)在。學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它不是某一個(gè)處室，某一個(gè)人員的工作，它貫穿在整個(gè)學(xué)校工作當(dāng)中，所有人都與它有關(guān)，不管老師還是學(xué)生都與之有關(guān)聯(lián)。因此，從校級領(lǐng)導(dǎo)到中層行政，再到專任老師，再到學(xué)生都必須有檔案意識，都要加入到學(xué)校檔案的工作當(dāng)中。有了這個(gè)意識，就必須有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，我們學(xué)校按照自己的辦學(xué)特色，制定了《毓英中學(xué)各處室兼職檔案員工作職責(zé)》、《毓英中學(xué)各處室歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)檔案分類大綱和編號方法》、《毓英中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)知名校友檔案歸檔范圍和保管期限》等等。

2．針對需求、建立特色。針對不同的需求，我校建立了與之相一致的特色檔案。學(xué)校最為重要的檔案工作便是學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，我們在做好常規(guī)學(xué)籍檔案的整理、歸檔工作之外，還利用學(xué)籍檔案做好畢業(yè)生的跟蹤，制作畢業(yè)生花名冊以便做好校友檔案，為開展校友活動提供依據(jù)。另外，根據(jù)我校是省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，我們建立了與之一致的特色檔案，這為每年體育傳統(tǒng)校的檢查驗(yàn)收，對外交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供了極為便利的條件。

3．積極主動、發(fā)揮實(shí)效。學(xué)校的各種檔案蘊(yùn)藏著十分豐富的價(jià)值，中學(xué)檔案工作人員要積極主動地查找整理出學(xué)校最具特色的歷史檔案資料，編輯成各種媒介，開放式地供學(xué)校的教師和學(xué)生觀賞，會使檔案發(fā)揮出更多的功效。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)該創(chuàng)新檔案工作思路，以充分利用現(xiàn)有學(xué)校檔案服務(wù)于學(xué)校各部門工作，服務(wù)于學(xué)生的德育工作，讓優(yōu)秀的學(xué)校檔案成為愛國主義教育的新陣地。只有我們抓住檔案輔助和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展這一目標(biāo)，沿著“需求”將工作開展下去，中學(xué)檔案工作才有動力。按需求來做，學(xué)校檔案工作就不會處于被動狀態(tài)，而是獲得大家的認(rèn)可，使其發(fā)揮出最大的實(shí)效，同時(shí)也會促使中學(xué)檔案工作做得更好，全面為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

總之，中學(xué)檔案工作由于其種類繁多，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，各個(gè)學(xué)校檔案管理經(jīng)驗(yàn)很少相互交流，嚴(yán)重滯后了中學(xué)檔案工作的進(jìn)步，針對本校的需求來加強(qiáng)檔案工作的管理，建立本校特色檔案，對促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展具有重大的意義。

［1］張衛(wèi)寧，關(guān)于創(chuàng)新中學(xué)檔案工作的幾點(diǎn)思考，行政管理，2010(194)．

［2］趙靜，中學(xué)檔案資源的開發(fā)和利用，中國檔案，2007.12．

［3］李燁，做好中學(xué)檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識，檔案學(xué)研究，2012.3．