檔案資源體系建設(shè)中需要注意的問(wèn)題

苗美玲

(黑河市璦輝對(duì)俄進(jìn)出口加工基地管理委員會(huì) 黑龍江 黑河 164300)

在當(dāng)前我國(guó)檔案資源體系建設(shè)工作中，由于檔案信息化和電子政務(wù)建設(shè)存在步調(diào)不一致的問(wèn)題，各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)電子政務(wù)建設(shè)還缺乏主動(dòng)參與的意識(shí)，檔案部門(mén)相關(guān)的指導(dǎo)也較為忽視，在很大一部分檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展過(guò)程中，過(guò)多的將精力放在電子公務(wù)文書(shū)歸檔方面，對(duì)能夠反映機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)職能的電子文件關(guān)注度不夠，導(dǎo)致其分散在業(yè)務(wù)部門(mén)和信息部門(mén)，這種分散狀態(tài)極易導(dǎo)致這部分電子文件流失。另外當(dāng)前我國(guó)檔案管理形式導(dǎo)致綜合檔案館與其他單位在檔案資源方面存在著相互競(jìng)爭(zhēng)的情況，這就決定了當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)是需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源體系的建設(shè)。但在檔案資源體系建設(shè)中還需要注意以下一些問(wèn)題:

一、合理選擇資源整合的檔案

近年來(lái)，我國(guó)檔案資源加快整合的步伐，通過(guò)整合將分散的檔案集中統(tǒng)一管理起來(lái)，使保管條件、專(zhuān)業(yè)、人力資源和方便利等各種優(yōu)勢(shì)最大限度的發(fā)揮出來(lái)，但在檔案資源整合過(guò)程中也存在著一些問(wèn)題。特別是一些專(zhuān)門(mén)檔案，由于其還要行使著各種工具的使命，這就使這些檔案在充當(dāng)工具過(guò)程中需要不斷的進(jìn)行補(bǔ)充，如果對(duì)這些檔案不加區(qū)別的即進(jìn)行整合，這就給檔案管理人員的工作強(qiáng)度增加，使其需要參與到相關(guān)業(yè)務(wù)管理工作中來(lái)，檔案部門(mén)的工作量增加。所以在檔案資源體系建設(shè)中，需要選擇辦理完畢以備查考的檔案實(shí)施資源整合，這樣才能更好的將檔案資源整合的優(yōu)勢(shì)充分的發(fā)揮出來(lái)。

二、確定彈性的檔案接收期限

檔案館對(duì)各級(jí)檔案的移交期限都有明確的規(guī)定，通常時(shí)間都為二十年或是十年，這一規(guī)定與文件生命周期的規(guī)律具有較好的符合性，但隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案接收期限則需要更具靈活性。首先，當(dāng)前政府信息公開(kāi)得以實(shí)現(xiàn)，檔案需要更好的滿足社會(huì)利用需求，但檔案形成檔案往往不具備面向社會(huì)提供利用的條件。同時(shí)當(dāng)前電子文件形成和檔案數(shù)字化給檔案保存和利用帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，電子文件的利用，這就需要對(duì)檔案接收期限的時(shí)間進(jìn)行考慮，檔案接收期限的確定需要對(duì)形成單位利用和社會(huì)利用等因素進(jìn)行綜合考慮，對(duì)于形成單位對(duì)檔案利用率較高，而且能夠確保檔案保密性的，則可以對(duì)其移效期限進(jìn)行適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)，如果達(dá)不到這一要求的，則需要對(duì)其接收期限進(jìn)行縮短，確保檔案的安全性。

三、辯證地看待檔案的價(jià)值

對(duì)檔案進(jìn)行保存其并不是單一的行為，需要綜合對(duì)其利用需求和管理成本進(jìn)行有效的聯(lián)系，通過(guò)綜合權(quán)衡才能對(duì)檔案是否進(jìn)行保存進(jìn)行判斷。對(duì)于檔案價(jià)值來(lái)講，部分價(jià)值存在利用價(jià)值，但一旦其管理成本成本較大時(shí)，那么檔案的利用價(jià)值則會(huì)存在較大的折扣。同時(shí)根據(jù)不同主體來(lái)講，檔案價(jià)值的判斷標(biāo)準(zhǔn)也存在著一定的差異性。部分檔案價(jià)值是對(duì)某些人來(lái)講的，但對(duì)于另外一些人可能就沒(méi)什么價(jià)值可言，即檔案的價(jià)值具有相對(duì)性，這就也決定了檔案資源建設(shè)在區(qū)別對(duì)待。對(duì)于有條件的地區(qū)，在檔案歸檔范圍和保管期限上問(wèn)題上可以對(duì)一些短期有時(shí)代印記的檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕邮眨以跈n案資源建設(shè)過(guò)程中，也要確定一定的檔案價(jià)值觀。

四、處理好國(guó)家收藏與社會(huì)收藏的關(guān)系。

我國(guó)檔案資源種類(lèi)多、數(shù)量大，完全靠國(guó)家檔案館很難管得過(guò)來(lái)。一般說(shuō)來(lái)。國(guó)家檔案館管好“國(guó)家檔案”或者“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案就可以了。在國(guó)家檔案館法定的收集范圍之外。應(yīng)允許和鼓勵(lì)民間收藏對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。就像文物不可能完全由國(guó)家博物館保存一樣，檔案也不可能完全由國(guó)家檔案館全部“包攬”。只要珍貴的檔案得到有效的保存，就符合國(guó)家或公共利益。

五、重視數(shù)字檔案信息積累

為數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。為滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源日益擴(kuò)大的需求，不少綜合檔案館都對(duì)檔案或目錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。面對(duì)浩如煙海的檔案信息，如何選擇優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的檔案信息，如何平衡檔案全文與目錄數(shù)字化。各級(jí)檔案部門(mén)都面臨“選擇”的考驗(yàn)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)持續(xù)性強(qiáng)、運(yùn)作復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而并非簡(jiǎn)單的掃描轉(zhuǎn)換．其中能夠引導(dǎo)“選擇”的檔案數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃就顯得十分重要?？筛鶕?jù)用戶需求情況有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。如需求量不大且不太重要的檔案信息就可只做到目錄級(jí)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，需要保持原貌的檔案還可以采取圖像方式保存。此外，在信息化進(jìn)程中越來(lái)越多的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位能夠在電子政務(wù)或辦公自動(dòng)化中直接形成電子文件，電子文件越是廣泛而深入地應(yīng)用到人們的工作、生活中，檔案資源建設(shè)就越要注重?cái)?shù)字檔案信息積累。

六、結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)信息化推動(dòng)下，為了更有效地開(kāi)發(fā)社會(huì)信息資源，政府信息公開(kāi)成為必然趨勢(shì)政府信息公開(kāi)也加速了中國(guó)從“集體中國(guó)”向“公民中國(guó)”的轉(zhuǎn)變，個(gè)體的獨(dú)立性以及公民使用知情權(quán)維護(hù)自身權(quán)益的意識(shí)得到空前的提高，對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的政府信息公開(kāi)也提出了更高要求，其中檔案開(kāi)放利用的“空間”限制，即檔案資源層次性和時(shí)效性的缺乏首當(dāng)其沖。新時(shí)期檔案開(kāi)放利用工作有必要審視傳統(tǒng)環(huán)境下檔案資源體系存在問(wèn)題，并積極回應(yīng)公眾對(duì)承載政府歷史信息的檔案的需求，克服原有封閉與內(nèi)向的弱點(diǎn)，制定有效、積極的對(duì)策，以謀求檔案開(kāi)放利用的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

［1］胡燕.我國(guó)檔案資源體系建設(shè)多元化探析［J］.檔案學(xué)通訊，2013－09－18.

［2］吳洋.新形勢(shì)下檔案資源體系建設(shè)的困境與出路［J］.黑龍江檔案，2014－12－15．

［3］丁雪琴.論新時(shí)期檔案資源體系建設(shè)的規(guī)則［J］.蘭臺(tái)世界，2013－12－12.