如何做好人事檔案的鑒別工作

劉瑞光

(牡丹江市太平路地下人防工程管理站 黑龍江 牡丹江 157000)

鑒別在人事檔案工作中具有重要地位。在人事檔案管理學的理論研究中，許多著作都借鑒和吸取了檔案學的研究成果。特別是對人事檔案工作環(huán)節(jié)方面的研究，更有許多相同之處，普遍認為，無論人事檔案工作內容與其他檔案工作內容有多大差異，就其工作環(huán)節(jié)而言，則大體相似。

一、人事檔案鑒別工作的作用

(一)人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。對于收集起來的雜而亂的人事檔案材料進行清理和鑒別，確定和進行取舍，是人事檔案整理工作的基礎。假如略去這一環(huán)節(jié)，不該歸檔的沒有清理出去，該歸檔的又沒有收進來，就會直接影響后面的環(huán)節(jié)，甚至造成整個工作的全部返工。

(二)人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)工作有著緊密的聯系。例如，通過鑒別工作，可以發(fā)現哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質量，不應把—些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質量高低，直接關系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節(jié)約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復得了，會給黨的事業(yè)造成不必要的損失。

二、鑒別工作的內容范圍

(一)判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：

1.辨認姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。

(1)同姓同名。這是最容易混淆也最難發(fā)現的一種情況。對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經歷是否—致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據和基礎。

(2)同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。

(3)一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名(或叫小名)，上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認真辨認，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第—，核對后期材料姓名欄內曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。

2.辨認材料的內容和作用，其主要方法是：(1)看內容。即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯系，是否是結論的依據。(2)看用途。比如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰?如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。

(二)判斷材料是否屬于人事檔案

一個人的檔案材料包括人事檔案內容的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業(yè)務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。

(三)判斷材料是否真實、準確

做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現內容不屬實，觀點不明確、言詞不達意或詞義含混的情況，應立即退回原單位重新改正。

(四)判斷材料有無重復

要保持人事檔案的精煉，重份材料或內容重復的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內容最完整、手續(xù)最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。

(五)確定材料是否有保存價值

歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業(yè)務能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不準確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。

三、對不在歸檔范圍的材料的處理

對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：

(一)轉。凡是經過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉給有關單位保存或處理。

(二)遲。對于近期形成的某些檔案材料，手續(xù)不夠完備，或者內容還需要查對核實的，需要提出具體的意見，退回有關單位，等到原單位修改補充后再行交回。如果材料應退回去的，必須經過領導批準退回本人，并辦理相應的手續(xù)。

(三)留。凡是不屬于人事檔案的范圍，但很有保存價值的有關參考資料，經過整理以后，應由組織或人事部門作為業(yè)務資料保存。

(四)毀。經人事檔案部門鑒別后，確實沒有保存價值的材料，應當按照有關規(guī)定作銷毀處理。銷毀的材料應當仔細檢查，逐份登記，寫清銷毀理由，經主管領導批準后，才能銷毀。

［1］何凌雁.人事檔案“三齡二歷”內容失真淺探［J］.科技信息，2011(18).

［2］陳炳亮.人事檔案管理研究［D］.蘇州大學，2003年.

［3］本報記者柴麗.人事檔案與職工個人面對面［N］.中國檔案報，2010年.