淺談房地產檔案信息開發(fā)與利用

陳小微

(上海西部企業(yè)(集團)有限公司威斯特房地產分公司 上海 200060)

一、開發(fā)的戰(zhàn)略與目標

(一)戰(zhàn)略

現代化技術作為房地產檔案信息資源開發(fā)利用的支撐，促進房地產檔案管理模式不斷完善，以實現其收集、整理、查詢、利用、提高檔案管理水平以及開發(fā)利用質量，為房地產更好發(fā)展進行服務。

(二)目標

開發(fā)利用的目的是為公司改善經營管理、提高開發(fā)質量、降低物質消耗和增加社會效益和經濟效益服務。

二、開發(fā)的內容與模式

(一)開發(fā)的內容

從根本說，是將房地產檔案信息中隱含的信息量以及知識價值展現出來并且傳遞出去，從而實現檔案信息真正的價值。

(二)開發(fā)的模式

1.專業(yè)性

房地產檔案信息資源開發(fā)具有很強專業(yè)性，更是一種知識載體，逐步深入到各個學科領域中，使得檔案開發(fā)利用工作人員必須具有著高度專業(yè)性。

2.現實性

公眾隨著信息全球化的不斷發(fā)展，其信息需求量驟增，對房產權利人自身的合法權益維護保障，開征房地產稅收以及住房制度改革的知情需要以及利用需求也隨之提升。因此，對房地產檔案信息開發(fā)利用具有很強的現實性。

三、當前的現狀及存在問題

(一)開發(fā)現狀

作為國民經濟先導產業(yè)，市場變動必然影響著房地產發(fā)展與繁榮，在不斷明確房地產權利歸屬關系的同時，另一方面還需要時刻確保二手房地產交易行為合法有效。房地產檔案信息及現代化圖形數據檔案庫，可全面良好清晰的反映出各類房產結構，面積以及戶數，為建設部門及時提供各類相關數據，使得城市建設既能夠節(jié)省資金，對成本可以方便快捷的計算，從而加快工程進度。

(二)開發(fā)存在的問題

1.檔案部門自身存在的問題

第一，檔案開發(fā)利用服務觀念落后，對檔案認識不足。許多人對檔案工作的認識僅局限于個人人事檔案，但具體涉及到保管，利用以及內容卻均不清楚，甚至許多領導干部認為檔案工作只是單純保管好檔案實體。第二，檔案工作者自身素質不高。多數檔案工作人員僅具備檔案文史知識，而熟悉精通計算機信息化，管理，法律等綜合知識人員稀少，單一知識結構直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。第三，檔案收集范圍狹小，室藏單一，導致利用率低下。目前室藏檔案一般多以紙質檔案，其他如照片、計算機信息、錄像等載體形式少之又少，收藏檔案門類不全面，范圍狹窄，導致室藏檔案無法滿足群眾需求。

2.體制存在的問題

在目前情況下，我國房地產檔案信息均分散在多個部門進行保管存放，一些檔案室的建設并不是檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進行建立，這種分級管理模式常導致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室進程出現重復存檔以及爭奪檔案資源現象，甚至存有相關法律法規(guī)相互沖突，無法協調工作等問題。例如檔案實際工作標志不一，直接對檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。

許多房地產企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應有職責，監(jiān)督并且協調室藏檔案開發(fā)利用工作但是這樣管理制度，從根本來說部門對檔案室的監(jiān)督相當于對自身的監(jiān)督，因此無法對開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。

3.法律法規(guī)不夠完善

我國目前相關法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時開發(fā)利用，哪些不可以，而當到期時對開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準確把握，另外《中華人民共和國檔案法實施辦法》與《中華人民共和國檔案法》中均有對公民隱私權做出保護。但是，相關檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產檔案信息的開發(fā)與利用。

四、開發(fā)利用有效開發(fā)的技術與方法

(一)數字化建設

自從房產管理信息綜合系統(tǒng)實行以來，極大提高房地產事業(yè)工作效率。但是隨著房地產日益成熟，在業(yè)務辦理過程中逐漸暴露出局限性等問題，開始制約信息化工程發(fā)展。據調查反應出兩個原則:第一是在前置業(yè)務已受理情況下，在下一步收件的時候進行驗收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業(yè)務資料實現共享。第二，當收件資料是前置業(yè)務成果時業(yè)務人員根據情況查詢前置業(yè)務辦理過程，以數據或掃描件等形式完成共享。

為避免資料重復，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務內資料名稱，在統(tǒng)一全局業(yè)務資料基礎上再次調研，統(tǒng)一想法，制定計劃，進行測試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實現房產檔案的資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎。

(二)房屋權屬登記數字檔案

自從房屋權屬登記數字檔案利用以來，效果顯著。單位查檔案不受地點，時間等客觀因素影響，根據新系統(tǒng)隨時查閱檔案資料。服務方式多樣化，加入網上預售備案系統(tǒng)與二手房合同網上交易系統(tǒng)，實現房屋查封，抵押等信息網絡化查詢，并且提供自主信息查詢服務，以提高服務效率，并且建立起房產數據GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

(三)對檔案員崗位責任制明確

檔案員將《檔案法實施辦法》以及《檔案法》認真貫徹執(zhí)行在工作當中，同時將各類檔案的收集，整理，立卷與歸檔工作做好，并且對其進行統(tǒng)計分析，只有將檔案資料整理完整才能方便公司人員查詢和使用。在工作過程中進行指導與監(jiān)督，編制出必須的參考資料以及檢索工具，對歸還，借閱，查閱，移交，復制，銷毀檔案等工作需要嚴格履行公司制度。并且需要時刻保證檔案室衛(wèi)生及安全，確保收藏檔案完整與安全。專職檔案員對檔案信息開發(fā)利用有著無法替代的作用。

(四)做好統(tǒng)籌管理及深層次開發(fā)利用

1.統(tǒng)籌管理

第一，以維護與建立房屋樓盤表為中心，對各房管業(yè)務間管理進行梳理，以形成各類型房地產檔案關系結構圖，以便對數字化房地產檔案更好進行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復建設與建設不足等現象出現。

第二，對室藏紙質檔案以掃描形式形成其數字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務數據連接通道，完成檔案與業(yè)務數據的清點核對工作，對各類數字檔案以及紙質檔案實現配套管理，以減少冗余數據出現。這一步既可以由檔案室與業(yè)務部門共同完成，又可由業(yè)務部門單獨完成。

第三，對產生的檔案以及業(yè)務數據需要進行前置管理。即所謂在業(yè)務審核，受理等過程中，對相關數據關系直接建立起電子邏輯組織關系。電子數據以及文件需要直接歸檔，形成數字化檔案，盡可能做到避免重復勞動，以提高歸檔質量與歸檔效率。

2.加強信息化建設

加強房地產檔案建設，突破利用局限。房地產檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數據管理信息化。檔案原件就是資料原始文件，是數據源頭和房地產身份證明。檔案數據指原件數據化后的數字檔案，它從原件提取數據，利用數據庫進行各種操作。要建立高質量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準確性，完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級檔案信息系統(tǒng)。同時建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。建立數字化信息覆蓋，實現房地產交易的全國化，使得數字檔案成為主流。

3.豐富檔案信息形式

加強房地產檔案信息的服務開發(fā)，增加利用形式。第一加大宣傳力度，通過各種媒體，以舉辦房地產展覽向社會展示檔案資源的價值和利用方法，使人們的意識形態(tài)影響實踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識。同時也要樹立超前服務的意識，建立房地產檔案網絡中心，實現資源的最大化共享。其次積極開展檔案的編研工作。對房地產資源檔案深層次的開發(fā)利用。

4.豐富室藏

想要滿足社會各界對房地產檔案信息的需求，必須大力豐富室藏，擴大房地產檔案信息的儲備量，開闊房地產檔案信息接收渠道，建立起種類齊全，內容豐富同時科學系統(tǒng)的房地產檔案信息室藏體系，才能夠滿足于房地產檔案信息資源進一步開發(fā)利用。

(五)房地產檔案信息資源開發(fā)利用方式

1.宣傳開放式。

利用電視，報紙等新聞媒介以增強社會檔案信息意識，并且宣傳房地產檔案效益的實例。還可以通過房地產安全內容的實物展覽，利用效益圖等室藏內容展覽介紹等，將其介紹給全社會，以促進房地產檔案信息開發(fā)利用率。

2.咨詢服務式

這種方法可以說是運用作為普遍的開發(fā)利用方式。需要設立起專門的房地產檔案信息借閱，由熟悉室藏的工作人員負責接待，采取多種檢查，搜索工具，幫助用戶更快捷方便的尋找到所需資料。

3.開展編研

這種方法是對房地產檔案信息資源深層次的開發(fā)利用。所謂編研，就是將室藏的檔案資料按照一定形式加工、提煉、匯集將其整合為具有專業(yè)性以及系統(tǒng)性，指導性的檔案信息。

4.建立房地產檔案信息網絡中心

想要做到這一點，必須大范圍的實現房地產檔案信息的資源共享，其也是檔案信息開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。

五、檔案信息資源有效開發(fā)利用的益處

(一)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，可以豐富服務手段

通過對檔案信息資源的有效開發(fā)利用，使得房地產行業(yè)的服務手段不僅局限于借閱紙質檔案資料方面，而是擴展到計算機互聯網等更加方便，由傳統(tǒng)的被動接待變?yōu)橹鲃臃?，由不同層次不同角度熱情回應客戶利用需要，主動幫客戶劃定查找范圍，群定查詢內容，利用計算機檢索系統(tǒng)為主，其余相關檢索工具為輔，提高查詢效率，一旦確定客戶所需要檔案資料，迅速提供利用。高效快捷的服務手段，使得客戶能夠“足不出戶，共享天下事”。

(二)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，拓寬服務領域

檔案部門通過對檔案信息資源的有效開發(fā)，使得房地產檔案信息不僅局限于為市場規(guī)范以及產權管理方面服務，而是通過檔案室內部各個環(huán)節(jié)，檔案室與檔案室之間以及社會各界的溝通交流，使得城市規(guī)劃、建設、經濟發(fā)展計劃，預測房地產走向以及提供政策依據等均成為了房地產檔案信息資源的服務領域。

(三)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，加大服務力度

通過對房地產檔案信息資源的有效發(fā)開，將現代核心技術——計算機技術運用在其中，使得房地產檔案信息由收集、整理、查詢，利用更加真實，可靠，快捷，方便。其咨詢工作由檔案室資深專家以及接待服務人員組成，接待服務人員負責解決客戶在進行檔案利用查閱時所遇到常規(guī)性問題以及注意事項，而資深專家則負責解答客戶帶有一定難度以及專業(yè)性的疑問。

(四)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，增強服務效果

通過對房地產檔案信息資源的有效開發(fā)，可以大幅度的增強服務效果，檔案部分利用重大紀念日，節(jié)日等依照不同主題舉辦檔案資料信息展覽，活躍檔案工作，增強檔案信息開發(fā)利用社會影響力，同時可以通過互聯網，報刊，電視以及廣播的媒體對社會公眾進行房地產檔案信息開發(fā)利用教育宣傳，讓更多人了解到房地產檔案信息的價值，促進房地產檔案信息的服務效果以及利用率。

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