關(guān)于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的思考

張鵬鵬

(齊齊哈爾市訥河兒童福利院 黑龍江 訥河 161300)

有人說，在“電子檔案”興起的今天，我們完全沒有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥淼臋n案世界，將會是電子檔案的天下。那么，這究竟是不是檔案發(fā)展潮流的必然趨勢呢?對紙質(zhì)檔案的研究是否真的已完全失去了意義呢?為此，筆者談以下幾點(diǎn)看法。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案;而電子檔案則是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤)上的檔案。作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，但有著悠久歷史傳統(tǒng)、且至今仍廣泛流傳著的紙質(zhì)檔案也始終是一個關(guān)注的焦點(diǎn)。紙質(zhì)檔案與電子檔案共存于社會中有著各自不可替代的優(yōu)點(diǎn)，二者之間就自然存在著區(qū)別:

1.載體形式及體積上:電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了紙質(zhì)檔案僅僅是單一的紙張為載體的格局。相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案容量大、體積小、可以大大節(jié)省庫房存儲空間，這就解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。

2.信息的可控性和可變性。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節(jié)省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。利用者可以要求計(jì)算機(jī)對文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印或復(fù)制，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式;而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點(diǎn)。

3.信息的共享性和無原件概念。紙質(zhì)檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以保護(hù)的。存在的唯一性使紙質(zhì)檔案的原始性容易被確定，這也是其作為憑證作用的根本原因所在;而電子檔案不像紙質(zhì)檔案一樣具有唯一性，其原始性就難以確認(rèn)同時，電子檔案的可共享性，使得檔案可能供所有需要它的人共享，因而輕而易舉地創(chuàng)造了“多人共用同一文件”的奇跡。這就打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，實(shí)現(xiàn)信息共享。

4.電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有很好的復(fù)用性。對電子檔案的重復(fù)利用不會在它身上留下老化的痕跡，一份電子檔案無論多少次在計(jì)算機(jī)屏幕上被顯示，或有多少次被打印在紙上，都不會使它的信息受到任何損失和破壞，正當(dāng)?shù)睦没顒硬粫﹄娮訖n案的信息壽命產(chǎn)生一絲一毫的傷害;而紙質(zhì)檔案在重復(fù)利用上明顯遜色于電子檔案，且在利用過程中很容易受外界因素的影響而遭破損。

5.在利用上，電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，這就免不了路途奔波和時間的浪費(fèi);而電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術(shù)條件下，利用極為方便。利用者不用到檔案館來，在任何地方一臺聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上，都可以利用檔案館的開放檔案。這樣，提高了利用率，方便了利用者。

總之，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在諸多的不同。紙質(zhì)檔案具有的特點(diǎn)是:穩(wěn)定、永久、靜態(tài)、不積極、固定的，而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、流動的，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)表露得淋漓盡致，其區(qū)別也就顯而易見。

三、電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案

正因?yàn)殡娮訖n案有其它檔案不具備的優(yōu)點(diǎn)，從而在當(dāng)今檔案界中，出現(xiàn)了“電子檔案熱”的高潮，甚至產(chǎn)生了電子檔案將完全取代紙質(zhì)檔案的論調(diào)，認(rèn)為在“電子檔案熱”的今天，沒有必要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和研究。那么，在現(xiàn)實(shí)情況中是不是真的如此呢?筆者認(rèn)為，至少中國目前，甚至今后很長一段時期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的。電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限性。

1.電子檔案的依賴性與不可識別性。電子檔案是伴隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)等高新技術(shù)而產(chǎn)生的，對電子檔案的利用自然要求有一定的電子技術(shù)環(huán)境。電子文件相對于紙質(zhì)文件而言，有信息與載體相分離，不能直接閱讀的特點(diǎn)，必須依賴于技術(shù)設(shè)備(硬件和軟件)才能識別和利用。

2.載體不穩(wěn)定且壽命短。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年，載體脆弱且不穩(wěn)定，這無疑與檔案的作用產(chǎn)生矛盾。檔案館內(nèi)許多長期保存的檔案，需要30年或者50年后才能對外開放，有些絕密文件，其保存期限還可以在此基礎(chǔ)上延長。試想，1995年進(jìn)館的電子文件，30年后載體可能已變質(zhì)，其讀出設(shè)備也早已更新多次，因此它是不可能等到我們將來利用之日的。

3.檢索和利用各種電子檔案，對電子檔案中的信息進(jìn)行加工處理需要一定的技術(shù)，這也成為一些“機(jī)盲”利用電子檔案的障礙。目前檔案界的狀況是基層電腦設(shè)備沒有完全普及，懂電腦、會操作的人較少，即使會操作也是半路出家，遇上技術(shù)環(huán)境的快速變化就難以適應(yīng)和掌握。

4.管理、開發(fā)和利用電子檔案要花錢，資金問題可能會成為管理者、開發(fā)者或利用者的一種負(fù)擔(dān)。管理電子檔案的費(fèi)用在于保障其安全性、可持續(xù)性、易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中，必須考慮檔案保管機(jī)構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子檔案的技術(shù)要求，而這些技術(shù)設(shè)備往往都是昂貴的。在開發(fā)利用中，開發(fā)活動比紙質(zhì)檔案的開發(fā)成本要高得多，不僅對工作人員有特殊的業(yè)務(wù)、技術(shù)要求，而且在設(shè)備材料的消耗及通訊方面的費(fèi)用也高，妥善處理好這些花費(fèi)是保證電子檔案的開發(fā)利用持續(xù)發(fā)展的重要條件。

5.檔案作為原始的歷史記錄是有其參考和憑證作用的。但電子檔案的出現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以確認(rèn)，這樣，在現(xiàn)實(shí)利用中對檔案的憑證作用無疑是一個很大的沖擊，值得我們?nèi)ド钏己吞接憽Ａ硗?，電子檔案的共享性，使電子檔案在利用過程中會涉及一些權(quán)益方面的問題，如利用者的信息權(quán)、文件內(nèi)容涉及的隱私權(quán)、檔案文件的公布權(quán)等。檔案有其一定的機(jī)密性，而電子檔案在其保密上存在缺陷。電子檔案的共享利用使一些機(jī)密文件，甚至關(guān)系到國家、社會利益的重要文件容易泄密，從而帶來無可估量的損失。

另外，就我國的現(xiàn)狀來看，電子檔案的利用和推廣也存在資金、技術(shù)、設(shè)備、人員等不足。電子檔案要求有高素質(zhì)的檔案管理人員，要求有特殊的環(huán)境和技術(shù)。雖說目前某些檔案館達(dá)到了這一要求，但畢竟只是少數(shù)。比如電子檔案利用中，我們必須借助計(jì)算機(jī)，甚至是一臺已聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，但現(xiàn)實(shí)與理想中的環(huán)境存在很大差距，這個差距至少在短期內(nèi)不可能消失，因而電子檔案在一段時期來看，是無論如何不可能推廣和普及的，更不可能替代紙質(zhì)檔案。

關(guān)于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的思考

隨著辦公自動化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作也面臨著新技術(shù)應(yīng)用問題，電子檔案就是信息時代新技術(shù)的產(chǎn)物。這意味著有了一種新的介質(zhì)、新的信息符號加入到信息存儲隊(duì)伍中來，古老的紙質(zhì)檔案面臨著新的信息存儲形態(tài)的挑戰(zhàn)，我們該如何對待古老與現(xiàn)代的這兩種檔案介質(zhì)載體是我們做好檔案工作首先要明晰的認(rèn)識問題。

任何檔案信息源都是以一定的物質(zhì)形態(tài)作為介質(zhì)存儲和傳播的，從古代延續(xù)下來的以紙張作為存儲介質(zhì)的紙質(zhì)檔案，無論是紙上的文字內(nèi)容還是紙質(zhì)、文字自身，都能傳達(dá)和解讀出一種信息;現(xiàn)在隨著電子應(yīng)用技術(shù)的深入，以磁盤、光盤等存儲介質(zhì)形成了電子檔案。無論是傳統(tǒng)存儲介質(zhì)，還是現(xiàn)代化存儲介質(zhì)，它們都具有使檔案信息得以保存和跨越時空傳播的作用;“古人曰已遠(yuǎn)，青史字不泯”，這是傳統(tǒng)檔案介質(zhì)的縱向信息傳播與交流的形象反映;千里之遙共享信息資源，用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)構(gòu)建的信息網(wǎng)絡(luò)，存貯、傳遞，交流檔案信息，這是現(xiàn)代檔案存儲介質(zhì)的及時跨地域的橫向信息傳播交流功能。

紙質(zhì)檔案與電子檔案同樣是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，同樣具有物理實(shí)態(tài)的特征，是形成者真實(shí)活動的記錄，具有參考與利用價值。二者從保管、信息含量和存儲功能上各有優(yōu)缺點(diǎn)。

從形成過程看，紙質(zhì)檔案是采用人工可識讀的記錄符號，人們可以直接識別出來。紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起。從某種意義上講，紙質(zhì)檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點(diǎn)是電子檔案無法替代的。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)錄入制作生成的，所以必須借助于計(jì)算機(jī)解碼轉(zhuǎn)換成人們可以識別的符號后，才能為人所用。這種對計(jì)算機(jī)的依賴性和不可識別性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同。

從自身的信息功能來看，紙質(zhì)檔案自身所蘊(yùn)含的信息更豐富，尤其是原始憑證性是不可取代的。檔案是人類社會活動的真實(shí)記錄，其內(nèi)容具有原生信息的價值，其自身的物質(zhì)形態(tài)也具有原生信息的價值。檔案的產(chǎn)生與延續(xù)，就其實(shí)質(zhì)來說，屬于一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式(紙張)而存在的，構(gòu)成檔案信息與載體的統(tǒng)一，成為社會一種重要的信息資源。由于紙質(zhì)檔案這種信息與載體相依附的特點(diǎn)，形成了紙質(zhì)檔案特有的屬性——原始記錄性，這種原始記錄性，不僅體現(xiàn)在檔案信息內(nèi)容的原始真實(shí)性，也表現(xiàn)在檔案存儲介質(zhì)的原始依附性。因其原生信息的特點(diǎn)，也就具有了特有的作用——憑證作用。紙質(zhì)檔案的憑證作用是由其形成的特點(diǎn)和其本身的特性所決定的。從其形成的過程及結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來的，它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的原始憑證功能;與檔案信息相依托的物質(zhì)形態(tài)，即記載信息的載體，是由特定的責(zé)任者，在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料，從制成的材料，到檔案上的各種注記，如特定的文字、圖表、具有法定效用的簽署、印章等，無不體現(xiàn)著檔案最初形成的真跡。紙質(zhì)檔案這種原始憑證效用是電子檔案無法比擬的優(yōu)勢所在。

計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，節(jié)省可以大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。電子檔案還可以通過用音頻、視頻信號或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性。多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使反映出的信息、圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進(jìn)行全息化再現(xiàn)。在信息處理利用上，電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力，并且不受時間和空間的制約，最大限度地實(shí)現(xiàn)共同享有檔案信息。盡管電子檔案有這諸多優(yōu)勢，它的一個最大特點(diǎn)也是缺點(diǎn)，就是信息與載體是可分離的，這種可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子信息保護(hù)還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。

從保管和耐久性看，長期以來，紙張一直作為檔案信息的主導(dǎo)存儲介質(zhì)，這是因?yàn)榻?jīng)過實(shí)踐證明，紙張具有較強(qiáng)的耐久性。美國國家檔案局在對30億頁處于危險狀況的紙質(zhì)檔案，研究確定其保護(hù)措施時，數(shù)十位專家對5種常用介質(zhì)(磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片)進(jìn)行論證，最后結(jié)論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻(xiàn)的長期保存。紙張的主要制成材料是纖維素，它具有較強(qiáng)的耐久性，盡管纖維素在一定條件下(如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等)可能發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們注重排除易發(fā)生化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命延長到上百年甚至更長的時間。特別是隨著檔案紙張研究的深入，近年來研制出一種專門為檔案用紙的耐久紙張，它采用優(yōu)良的纖維原料，應(yīng)用中性施膠和碳酸鈣加填抄寫工藝，為紙張存儲介質(zhì)的長久使用提供了更廣闊的空間。電子文件的載體材料一般是光盤和移動硬盤。光盤是利用激光進(jìn)行信息的存取，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定，易氧化，易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5～15年。

針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的這些特點(diǎn)，應(yīng)對這兩種檔案分別加以利用。紙質(zhì)檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，我們可以通過或提供檔案原件，或提供檔案副本或復(fù)制品，或提供檔案信息加工品等來滿足不同的檔案用戶的需要。而電子檔案的不安全性和資源的共享性，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)的限讀功能及反刪改、反復(fù)制、反銷毀功能，向使用者提供所需檔案信息的復(fù)制磁盤、光盤等。

電子和紙質(zhì)兩種檔案形式不可或缺，亦不可偏廢。雖然進(jìn)入信息社會，時代在發(fā)展，但紙質(zhì)檔案不能丟棄，古老的紙質(zhì)檔案從古走到今，它并沒有因?yàn)闀r間久遠(yuǎn)蒙塵失色，只要人類的書寫功能存在，它就有其不可取代的一席之地。紙質(zhì)檔案的原真性、持久性是電子檔案所不及，電子檔案的實(shí)用性、儲容性是紙質(zhì)檔案所不及。因此，紙質(zhì)檔案適宜“藏珍”，電子檔案方便“共享”。只有充分認(rèn)識到電子檔案的特點(diǎn)及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。