淺析人事檔案信息化管理的策略

張金金

(黑龍江省地質(zhì)調(diào)查研究總院 黑龍江 哈爾濱 150036)

在現(xiàn)化化發(fā)展進(jìn)程中，信息化技術(shù)開始在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，這有效的推動(dòng)了人事檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也有效提高了人事檔案管理的效率。使人事檔案的重要性得以充分的發(fā)揮出來，特別是信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)的有效結(jié)合，更好的推動(dòng)了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，這對于人事檔案的發(fā)展具有極為重要的意義。

一、人事檔案管理信息化的必要性

(一)人事檔案管理信息化的重要性

人事檔案是對個(gè)人經(jīng)歷、出生、學(xué)歷、職稱、工資、考試及工作表現(xiàn)等諸多情況進(jìn)行的記錄，是國家、組織、企事業(yè)單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進(jìn)行保存，與每一職工的切身利益息息相關(guān)，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時(shí)也是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實(shí)現(xiàn)對干部的識別和選拔，有利用加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。近年來，隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已越來越無法適應(yīng)當(dāng)前人事檔案發(fā)展的需要，所以加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義。

(二)有利于工作效率的提高

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其保存介質(zhì)以紙質(zhì)材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強(qiáng)度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，通過計(jì)算機(jī)來對每個(gè)人的信息進(jìn)行管理，錄入電腦的信息進(jìn)行可以反復(fù)的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計(jì)算機(jī)來對人事檔案進(jìn)行管理，可以直接利用計(jì)算來實(shí)現(xiàn)對信息的分類、提取、分析和加工。同時(shí)數(shù)字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。

(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢

在檔案行業(yè)發(fā)展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢和方向。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而確保人事檔案的信息更加準(zhǔn)確、詳盡，可以更方便的實(shí)現(xiàn)對各類信息的編輯和管理，給存儲(chǔ)和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實(shí)現(xiàn)，有利于人事檔案管理工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提升。

二、人事檔案管理的信息化建設(shè)的策略

(一)加強(qiáng)對人事檔案管理的信息化意識

長期以來人事檔案工作都具有較強(qiáng)的封閉性，在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，應(yīng)加快檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案管理的信息化意識，從而加快推動(dòng)人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，通過檔案信息化，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過建設(shè)全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當(dāng)前人們對檔案的服務(wù)性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內(nèi)容也進(jìn)一步擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)了無紙化閱檔。

(二)增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全保密工作

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對通過數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。認(rèn)真搞好電子檔案的備份與維護(hù)工作，及時(shí)更新。要確保個(gè)人信息的真實(shí)、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術(shù)保障。切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮其安全性與保密性。

(三)重視人事檔案管理信息化人才培養(yǎng)

隨著信息時(shí)代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，不斷拓寬自己的知識面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及人事檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，定期舉辦各類崗位培訓(xùn)班，邀請專家、學(xué)者講學(xué)座談，及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動(dòng)態(tài)，更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作人員的工作技能，促進(jìn)檔案人員服務(wù)意識的增強(qiáng)。掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重型人才。用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。

(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部門負(fù)責(zé)人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定和單位經(jīng)營特點(diǎn)，制定出符合單位發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度;其次，以崗位責(zé)任制確定檔案信息化管理工作的權(quán)責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)失真，難以發(fā)揮其作用的時(shí)候，應(yīng)該積極去實(shí)現(xiàn)問責(zé)，責(zé)任落實(shí)到人，保證相關(guān)規(guī)章制度切實(shí)的執(zhí)行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實(shí)檔案管理工作，保證其符合人事變化的實(shí)際情況。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以不斷普及，在這種情況下，加快推動(dòng)人事檔案工作全面信息化的實(shí)現(xiàn)，這對于人事檔案工作健康發(fā)展，信息資源的共享的實(shí)現(xiàn)都具有極為重要的推動(dòng)作用。

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