現(xiàn)代人事檔案管理模式

孫 曄

(牡丹江市新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室 黑龍江 牡丹江 157000)

一、封閉式管理模式

此種模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理。主要是領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對外使用。目前，對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在崗的國家干部、教師、科研人員等人事檔案大多實行這種管理模式。這種模式具有一定的特點與長處。

其特點長處主要表現(xiàn)在:(一)有利于本單位人事檔案的收集和管理。本單位內(nèi)部人事機構(gòu)對本機構(gòu)人員、工作內(nèi)容非常熟悉與了解，人事檔案來源單—，僅限于本機構(gòu)人員，因此在收集工作中可以較全面系統(tǒng)地收集。又由于本單位工作內(nèi)容大體相同，因此，對其人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標(biāo)準(zhǔn)，便于管理。(二)便于本單位領(lǐng)導(dǎo)及時使用其人事檔案。由于本單位保管人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)需要了解人員經(jīng)歷、成果等狀況時，很快就能從本單位入學(xué)檔案機構(gòu)查閱到，不必跑路也不費時費力。(三)有利于人事檔案的保密，因為人事檔案材料是組織上在考察了解和使用人的過程中產(chǎn)生、形成的，它記載著有關(guān)知情人為組織提供的情況，這些材料上記載的內(nèi)容，由組織上統(tǒng)一掌握和使用，對人事檔案的保密具有較大作用。

二、開放式管理模式

(一)開放式管理模式的含義

這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的—種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)。這種模式的含義有以下四點。

第一，人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。

市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了許多經(jīng)濟組織形式，這對人才的吸納、流動與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度應(yīng)運而生，使人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。

第二，人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜吐。

人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單—，僅限本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也是豐富多樣。

第三，利用者對人事檔案需求的多樣性。

市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才、選拔合格式優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用者用途等多樣性，導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用。但人們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

第四，人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。

市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度;與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式，可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

(二)人事檔案開放式管理模式的意義

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，即便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理、與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化和開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

三、兩種模式比較

第一，兩種模式各有利弊、處于并存階段。人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的補充，與傳統(tǒng)人事檔案封閉式管理模式處于并存發(fā)展階段。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事檔案管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯—的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊，傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在泄密、丟失等問題，我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

［1］孫小璇.如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理模式［J］.廣東檔案，2010(03)．

［2］唐晶.當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索［J］.山東大學(xué)，2007.