高校成人教育檔案管理創(chuàng)新與研究

文/李亞林

高等院校在全日制教育的同時，還肩負(fù)著成人教育的責(zé)任，從而產(chǎn)生相關(guān)的檔案材料，包括學(xué)生登記表、成績卡、學(xué)籍卡、獎懲材料、畢業(yè)生登記名冊等。高校成人教育檔案是學(xué)校教育學(xué)生的真實記錄，記錄著每個學(xué)生在校期間的經(jīng)歷，是社會選拔、任用人才的依據(jù)。成人教育檔案管理，直接影響高校的辦學(xué)質(zhì)量，關(guān)系到成人教育辦學(xué)的規(guī)范化，高校要創(chuàng)新與研究新的管理模式，切實做好成人教育檔案管理工作，提高高校的辦學(xué)效益。

一、成人教育檔案管理中存在的缺憾和不足

成人教育檔案管理具有廣泛性、多樣性和變化性特點。高校成人教育類型多，如自學(xué)考試、成人脫產(chǎn)等，成人教育的檔案內(nèi)容，包括教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)計劃、課程設(shè)置、學(xué)生學(xué)籍、教務(wù)考核等。與普通高校教育相比，成人教育的教學(xué)任務(wù)和教學(xué)環(huán)節(jié)更具有綜合化和多樣化，成人教育的學(xué)員都是成年人，學(xué)習(xí)時間和精力有限，常常出現(xiàn)延長學(xué)習(xí)時間、中途轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)情況，檔案內(nèi)容多變。成人教育檔案管理中存在一些問題，首先，人們對檔案資源的開發(fā)、利用，檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、經(jīng)濟(jì)效益缺乏認(rèn)識，管理人員對檔案工作認(rèn)識淡薄，具體工作過程中，出現(xiàn)很多問題，如資料內(nèi)容不完整，鑒定沒有針對性;存檔程序不規(guī)范，出現(xiàn)改動，直接影響檔案的真實性。其次，檔案管理制度不完善。因為檔案管理的規(guī)章制度不完善，導(dǎo)致高校成人教育的檔案材料在學(xué)籍管理、教學(xué)、教務(wù)和學(xué)生工作等多個部門，很多高校成立了成人教育學(xué)院，成人教育工作自成系統(tǒng)，但沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作被忽視，使得材料的分散性問題更加突出。導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，有些材料沒有及時上交，管理人員的檔案心理沒有定數(shù)，出現(xiàn)各種失誤，如，遺漏蓋章、簽名、填表時間不是統(tǒng)一的規(guī)定日期等，直接影響了對學(xué)生情況的記錄。再次，檔案材料不及時收集，且分散不集中。高校成人教育的檔案材料沒有專門的管理人員進(jìn)行檔案管理，相對比較分散，有些成人教育的檔案在學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)之后仍處于被利用狀態(tài)，檔案材料收集、歸檔、立卷不及時，致使檔案材料損失。檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理理念，因為成人教育檔案較為復(fù)雜，檔案來源、形式、內(nèi)容多樣，隨著辦學(xué)形式的多樣化，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，增加了檔案管理的難度，只有提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，才能適應(yīng)成人教育發(fā)展的形勢，使用信息化管理手段，許多高校缺乏現(xiàn)代化的檔案管理，仍采用傳統(tǒng)的手工操作方式。

二、高校成人教育檔案管理的創(chuàng)新

1、提高對成人教育檔案管理的意識

檔案管理工作就是科學(xué)地管理檔案，開發(fā)檔案信息資源，記錄檔案信息。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。做好檔案管理工作，解放思想，樹立新的觀念，創(chuàng)新服務(wù)方法，拓展服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。高校成人教育檔案是對成人教育的真實記錄，成人教育檔案工作是衡量一所高校管理水平的標(biāo)志，是高校管理的一項基礎(chǔ)性工作和不可缺少的環(huán)節(jié)，具有重要作用，利于科學(xué)管理學(xué)校、維護(hù)學(xué)校權(quán)益，推動教育改革，提高教育教學(xué)質(zhì)量，開展教學(xué)研究、展示學(xué)校業(yè)績。高校成人教育檔案管理要認(rèn)識到檔案是一種不可缺少的教育資源。加強(qiáng)成人教育檔案管理，積累成人教育資源，為提高辦學(xué)質(zhì)量打下基礎(chǔ)。教育資源包括，教育思想、教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量、師資隊伍、教學(xué)設(shè)備、教材與教具等。這些教育資源都可以由檔案完整地記錄下來，也成為一種教育資源。對成人教育來說，為社會培養(yǎng)了多少合格人才，提供了何種人力支持，需要檔案資料的記錄，提高檔案管理者對成人檔案工作的認(rèn)識，順應(yīng)成人教育的發(fā)展規(guī)律，增強(qiáng)責(zé)任感，完善服務(wù)功能，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

2、實現(xiàn)檔案管理的信息化服務(wù)

高校成人教育檔案利用率不高，一些檔案資料束之高閣。創(chuàng)新檔案管理，做到物盡其用，全方位綜合利用檔案資源，最大限度地發(fā)揮檔案的價值。高校成人教育檔案管理要以電子科技為依托，改革創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從社會需要的角度出發(fā)，開展多種服務(wù)方式，實現(xiàn)高校成人教育檔案信息的資源共享。檔案匯集著大量的最原始、最可靠的信息，開發(fā)利用檔案信息資源，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)。

建立檔案管理的信息化服務(wù)體系，根據(jù)檔案信息服務(wù)社會化、市場化的要求，提高檔案信息的服務(wù)水平，提高傳遞能力，滿足用戶不斷增長的服務(wù)需求。隨著教育的改革，高校成人教育檔案工作要從收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務(wù)為主，充分發(fā)揮檔案材料的價值，提高檔案的利用率。加強(qiáng)硬件建設(shè)，實現(xiàn)成人教育檔案管理的信息化。高校成人教育檔案大容量、復(fù)雜繁瑣，必須用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，使計算機(jī)進(jìn)入檔案工作領(lǐng)域，以網(wǎng)絡(luò)為中心，存儲、傳遞檔案信息，實現(xiàn)高校成人教育檔案網(wǎng)上資源共享。信息化的管理能夠準(zhǔn)確地查找到所需要的有關(guān)檔案資料，及時、省時，更好地為高校成人教育的工作服務(wù)，利用教育網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)高校成人教育檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化。借助遠(yuǎn)程教育網(wǎng)絡(luò)平臺，收集教育信息，并存入檔案庫，提高成人教育檔案的利用率，為成人教育工作服務(wù)。檔案館內(nèi)部建立局域網(wǎng)，為用戶提供便捷的服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。建立電子文件自動上傳的工作容器，將收集的材料，在檔案館的服務(wù)器上歸檔，實現(xiàn)電子文件的自動上傳。開展在線服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確及時地獲得多種信息。

總之，高校成人教育檔案管理是衡量高校管理水平的標(biāo)志，改變傳統(tǒng)的成人教育檔案管理模式，提高管理人員專業(yè)的素質(zhì)，健全完善檔案管理制度，用信息技術(shù)做載體，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和快捷化。

［1］盧慧軍，淺談數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用，寧波廣播電視大學(xué)學(xué)報，2010(3)

［2］顧丹，淺談高校成人教育的綜合檔案管理，繼續(xù)教育研究2004(1)