檔案收集與年鑒編纂的關(guān)系分析

孫婷

【摘 要】檔案的搜集與整理給年鑒提供了全面、準(zhǔn)確的資料，是編纂年鑒的基礎(chǔ)。年鑒的編纂對各類檔案及時歸檔起到了促進(jìn)作用本文論述了年鑒與檔案之間的關(guān)系，對做好檔案與年鑒工作有著重要的借鑒與指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】檔案收集；年鑒編纂；關(guān)系

一、檔案是年鑒編纂的基礎(chǔ)和依據(jù)

年鑒的編纂必須有豐厚的資料作基礎(chǔ)，年鑒的權(quán)威性在于資料的翔實可靠。年鑒所刊材料是供人們引以為據(jù)的，要求具有高度的精確性，強調(diào)材料要真實、準(zhǔn)確、客觀。年鑒無論采取什么形式、什么結(jié)構(gòu)，無論是用文字還是圖片，其編纂工作必須是在切實掌握了相關(guān)資料并對所有資料進(jìn)行分析研究之后始能進(jìn)行，只有詳盡地占有了大量可靠的資料才能編輯出高質(zhì)量的年鑒。因此，年鑒編輯最重要的是以上年度所產(chǎn)生的大量第一手檔案資為基礎(chǔ)，同時收集其他相關(guān)資料，通過篩選、整理、分析、加工，然后進(jìn)行科學(xué)、真實、公正、全面的歸納和總結(jié)，以高度密集的方式將各種信息傳遞給讀者。

1.體校檔案為體校年鑒提供原始、真實的文獻(xiàn)

體校檔案形成于日常的訓(xùn)練、參賽、教練員管理以及其他實踐活動中，是這一系列活動的歷史記錄，是第一手原始材料，其形式和內(nèi)容特征都表現(xiàn)出高度的原始性和真實性。盡管學(xué)校檔案的類目繁多，但各類檔案無不具有檔案的本質(zhì)屬性和基本特點，即原始記錄和憑證價值，它以獨有的原始性，反映學(xué)校的真實情況。檔案屬于原生性信息，是派生信息和加工信息的基礎(chǔ)，因此，從檔案中獲取的信息能最真實地反映學(xué)校工作的面貌，是年鑒最根本、最重要的信息源。

2.體校檔案為年鑒提供全面、系統(tǒng)的信息

體校檔案包含了訓(xùn)練、參賽、黨建、基建、財務(wù)以及其他實踐活動的全部信息，內(nèi)容廣泛，形式多樣。并且隨著實踐活動的延續(xù)，檔案信息不斷產(chǎn)生、積累，形成了一個相關(guān)聯(lián)的整體，表現(xiàn)出特有的完整性和系統(tǒng)性。從檔案中獲取的信息不僅可以反映學(xué)校工作的全貌，而且可以進(jìn)行綜合分析、歸納和評價。

3.檔案能夠客觀衡量和檢驗其他來源的資料

編輯學(xué)校年鑒所需要的資料，收集渠道多樣。如教練員提供、學(xué)校各部門提供等途徑收集資料，但收集的信息或多或少存在不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的現(xiàn)象，需要通過查閱檔案來鑒別、補充、核實，這是由檔案本身的性質(zhì)所決定的。選好材料必須以檔案來衡量，選準(zhǔn)材料必須用檔案來檢驗。

體校檔案為年鑒的編纂提供了大量的文獻(xiàn)資料，由于檔案最具可信價值，從而決定了它是學(xué)校年鑒選材的重要來源，是年鑒編纂的基礎(chǔ)和依據(jù)，年鑒編纂必須依靠檔案。檔案材料是否齊全、完整，其質(zhì)量的高低，都會影響年鑒的質(zhì)量。

二、年鑒編纂能提高檔案利用率，促進(jìn)檔案收集，豐富館藏

年鑒是在擁有大量檔案材料的基礎(chǔ)上編寫而成，通過年鑒利用檔案信息，克服了檔案在利用方面的局限性和被動性，提高了檔案信息利用率，而且保護(hù)了檔案。高校年鑒承載信息全面系統(tǒng)，資料來源和收集方法多種多樣，從而也豐富了檔案館藏。另外，年鑒的編寫也是對檔案工作的一項檢驗，促進(jìn)檔案材料的收集，提高檔案質(zhì)量。因此，高校年鑒對于檔案工作具有很大的推進(jìn)作用，提高了檔案信息利用率，維護(hù)了檔案的安全，促進(jìn)檔案收集的齊全完整，豐富檔案館藏。

三、編纂年鑒對檔案的征集開發(fā)有促進(jìn)作用

1.編纂年鑒利于檔案收集

年鑒的第一特性是在時間上有“年度感”，編纂年鑒與各類文獻(xiàn)記錄的歸檔時間幾乎是同時進(jìn)行的。年初學(xué)校各職能部門開始?xì)w檔工作，編纂年鑒的工作也開始進(jìn)行。由于編纂年鑒是學(xué)校交給有關(guān)部門的硬任務(wù)，時間性較強，校領(lǐng)導(dǎo)檢查督促，這也給檔案的收集提供了便利。年鑒的編纂與相關(guān)資料的歸檔起到了相互促進(jìn)的作用。

2.年鑒是檔案信息快捷有效的利用和保存方式

檔案人員鑒定、整理各類文獻(xiàn)記錄的同時，也為年鑒提供所需要的信息。所以，年鑒是開發(fā)利用檔案信息最快的形式，使檔案即時發(fā)揮作用。年鑒印數(shù)一般在200冊左右，許多有價值的文獻(xiàn)資料通過年鑒的印發(fā)，不但能擴大使用范圍，同時也是最好的保存方式，即使原件遭受破損，同樣不影響使用。

3.年鑒的編纂促使檔案的深度、廣度開發(fā)

領(lǐng)導(dǎo)部門為學(xué)校體育事業(yè)的發(fā)展需要，制定一系列的改革方針、步驟和措施，不斷對年鑒信息資料提出更高的要求，年鑒所需要的一些數(shù)據(jù)資料是原始檔案所不具備的，這就需要檔案人員對檔案資料進(jìn)行深層次的開發(fā)。

4.年鑒通常采用以文字與圖片兼容的綜合性表述形式編纂，一般按設(shè)定的條目查找分析各類信息

在這一過程中，年鑒內(nèi)容與檔案材料相互印證、核對，會及時發(fā)現(xiàn)歸檔工作中出現(xiàn)的遺漏、或檔案原始材料質(zhì)量問題。檔案人員就能適時采取補救措施。這對于檔案材料的提高，起到較好的促進(jìn)作用。

隨著現(xiàn)代化檔案管理職能的不斷延伸，新的管理模式已經(jīng)出現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理模式正向現(xiàn)代化的管理模式過渡。但是，如果管理人員不能提供準(zhǔn)確、全面的信息，那么，再先進(jìn)的管理方式，再迅速的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，都不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。編年鑒也是如此，能否準(zhǔn)確、全面地提供科學(xué)的信息源，是年鑒質(zhì)量的基礎(chǔ)。一部好的年鑒，首先要看提供的信息資料是否準(zhǔn)確可信，是否翔實可靠，是否具有相對的穩(wěn)定性。因此，很大程度上取決于檔案管理人員能否從大量的檔案資料、文獻(xiàn)記錄中，鑒定整理出能夠反映各類事物發(fā)展規(guī)律的信息資料。

四、高校年鑒與高校檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系

高校年鑒是對學(xué)校一年所形成的檔案及其他文獻(xiàn)進(jìn)行全面、綜合深加工的產(chǎn)物，是對檔案信息進(jìn)行優(yōu)選、有序化的集萃之作；檔案是年鑒編纂的基礎(chǔ)，檔案信息是構(gòu)成年鑒內(nèi)容的主體與骨干。體校年鑒承載的信息全面、系統(tǒng)，是學(xué)校一個年度檔案的濃縮。體校年鑒與檔案之間具有密切的內(nèi)在聯(lián)系。

1.年鑒與檔案相互統(tǒng)一

體校年鑒全面反映學(xué)校一年訓(xùn)練科研、競技比賽、科學(xué)管理活動，是學(xué)校信息的總匯。體校檔案數(shù)量浩繁、內(nèi)容豐富，是體校信息資源的重要組成部分。體校年鑒與體校檔案同屬于學(xué)校信息系統(tǒng)，都是學(xué)校信息的重要組成部分，都蘊含著訓(xùn)練、參賽等各方面信息，具有信息的統(tǒng)一性。但是檔案資料來自各個方面，是未經(jīng)加工的信息，來源廣泛，信息量大，具有原始記錄性的特點；而年鑒是從大量檔案信息中篩選、提煉、加工而成的，具有數(shù)據(jù)的可比性、資料的便覽性等特點。

2.體校年鑒與檔案相互補充

體校年鑒與檔案的信息都來源于學(xué)校的訓(xùn)練、參賽、日常管理等各項活動。學(xué)校檔案工作有著自身的管理體系和形成、積累、歸檔、整理的渠道，而檔案存在歸檔滯后和內(nèi)容零散的缺憾。比如，科技檔案只能在基建工程竣工后按項目進(jìn)行歸檔。而年鑒則要求時限上的及時性和內(nèi)容上的綜合性，強調(diào)年度時限，因此，年鑒也有自己的資料收集渠道。這就為年鑒資料與檔案資料的互補提供了可能。

綜上所述，只有將體校年鑒和檔案有機地結(jié)合起來，才能充分發(fā)揮二者的作用，為學(xué)校工作提供全面、可靠、便捷的信息資料。

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