工程項目管理的施工組織與代甲方的管理技巧

張建華

導讀：建設工程代甲方（業(yè)主）項目管理的雙重特性使之較常規(guī)管理更為嚴謹。代甲方在項目管理中的特殊地位決定了其角色定位的多重性，也對代甲方的素質(zhì)提出了多重要求。作為項目管理代甲方，應該有扎實的專業(yè)知識和技術為支撐，具備開拓性創(chuàng)新性解決問題的能力，還要掌握溝通和協(xié)調(diào)的技巧和藝術，并在工作中持續(xù)提高個人和組織的素質(zhì)。

一、工程項目管理中代甲方的施工管理組織

工程項目管理是指從事工程項目管理的企業(yè)（以下簡稱代甲方）受業(yè)主委托，按照合同約定，代表業(yè)主對工程項目的組織實施進行全過程或若干階段的管理和服務。代甲方項目管理具有雙重性——一方面受甲方委托和約束對其投資項目負責，另一方面代表甲方對多個單位以及項目本身進行管理。[1]這個雙重特性使之較常規(guī)管理更為復雜。在工程項目管理中，代甲方應當注重自身的角色定位，把承上啟下，強化與業(yè)主、設計、監(jiān)理、施工和材料供應商的聯(lián)系和溝通是代甲方管理的重要關注點。因此，代甲方至少應將自己定位在下述角色中。

（一）項目前期的管理

這一階段項目管理是開工前的項目管理，其核心任務是項目立項的分析與決策、項目目標的確立、施工圖的優(yōu)化以及承包商的選擇。具體內(nèi)容包括了以下幾方面：

一是項目策劃，包括進行項目可行性研究報告、對項目方案進行初步確定、確定項目的質(zhì)量、進度、投資等目標。二是設計管理，即指編制設計任務書，包括提供各項設計參數(shù)、審核工程初步設計、對項目設計進度管理、對設計施工圖組織各類技術與經(jīng)濟專家進行審核等。三是手續(xù)辦理，包括規(guī)劃用地許可證、計劃委員會批文、規(guī)劃手續(xù)、協(xié)助業(yè)主簽訂設計合同、供水手續(xù)、供電手續(xù)、消防手續(xù)、規(guī)劃許可證、工程招標手續(xù)、協(xié)助業(yè)主簽訂施工合同、監(jiān)督手續(xù)、施工許可證等。四是確定計劃，包括編制項目管理規(guī)劃、項目總進度計劃、項目實施用款計劃，并對施工組織設計、監(jiān)理規(guī)劃、材料設備供應計劃進行審批。五是關系協(xié)調(diào)，包括與相關政府部門以及周邊環(huán)境等進行關系協(xié)調(diào)。六是審核管理，包括審核施工圖預算、進入現(xiàn)場管理等工作。

（二）項目中期的管理

這一階段項目管理屬于進入施工階段的管理，其核心任務是現(xiàn)場施工產(chǎn)品的保證、資金使用的計劃與審核、以及竣工驗收。具體內(nèi)容包括了以下幾方面：

一是現(xiàn)場目標控制，包括質(zhì)量目標控制、進度目標控制、投資目標控制、安全目標控制。二是承包商的管理，包括審查承包商組織機構(gòu)的人員相關資格，檢查其管理體系的健全性。審查分包單位的資質(zhì)和業(yè)績，并審查總包單位與分包單位的分包合同。三是設備、材料供應商的管理，包括項目管理方首先編制初步的設備采購進度計劃，確定主要設備的采購周期，安排落實進度里程碑等。四是設計管理，包括在工程圖紙確定以后，對業(yè)主、承包商、設計單位提出的圖紙變更均進行技術、投資上的審查，確定設計變更的合理性。五是合同管理，即加強索賠管理，提前考慮可能造成索賠的因素，嚴格按照程序，合理辦理工程簽證。六是手續(xù)辦理，即指在項目施工過程中，與自來水公司、熱電公司、煤氣公司、市政養(yǎng)護部門等進行接洽，起草相關供水、供電、供熱、排污等相關手續(xù)。七是項目內(nèi)部及周邊關系協(xié)調(diào)，包括協(xié)調(diào)項目內(nèi)部各單位的關系，并負責協(xié)調(diào)與周邊、政府主管部門的關系。

（三）項目后期管理

這一階段項目管理屬于竣工驗收后的項目管理，其核心任務是代甲方按合同約定，協(xié)助業(yè)主與工程項目的總承包企業(yè)或勘察、設計、供貨、施工等企業(yè)簽訂合同，并受業(yè)主委托監(jiān)督合同的履行。具體內(nèi)容包括了以下幾方面：

一是組織單位工程竣工驗收，編制竣工驗收報告，辦理建設工程竣工備案手續(xù)。二是項目管理根據(jù)項目管理竣工交接指導書、城建檔案館等規(guī)定與物業(yè)管理部門進行竣工交接。三是參加工程結(jié)算，為結(jié)算提供詳細的依據(jù)，對結(jié)算結(jié)果進行審核。四是整理工程檔案材料，向檔案館進行移交。五是在工程保修期間，組織項目后評估。六是組織定期回訪，處理入住后居民提出的問題。[2]

二、工程項目管理中代甲方的施工管理技巧

（一）代甲方應該是一個良好的溝通者

這是由代甲方的合同地位以及多個利益相異方共同參與的特點決定的。代甲方不直接與該工程項目的總承包企業(yè)或勘察、設計、供貨、施工等企業(yè)簽訂合同，但可以按合同約定，協(xié)助業(yè)主與工程項目的總承包企業(yè)或勘察、設計、供貨、施工等企業(yè)簽訂合同，并受業(yè)主委托監(jiān)督合同的履行。也就是說，代甲方和業(yè)主的合同中是乙方，在業(yè)主和勘察、設計、供貨、施工等企業(yè)的合同中是第三方。

要實現(xiàn)有效的溝通，除了依靠項目溝通管理知識，更要掌握溝通的藝術。溝者，構(gòu)筑管道也；通者，順暢也。溝通的品質(zhì)取決于對方的回應，僅使用理性甚至生硬的管理知識或許可以起到信息傳遞的作用，但卻不能保證信息傳遞后對方可以理解并付出期望的行動。作為內(nèi)部溝通者，應該具備的素質(zhì)包括確保及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理項目信息。作為外部溝通者，當信息從上向下流動時，代甲方應該具備將甲方要求明確化、細分化、專業(yè)化的素質(zhì)；當信息從下向上流動時，代甲方應該具備將乙方匯報精煉化、正規(guī)化、概括化的素質(zhì)。[3]

（二）代甲方應該是一個良好的協(xié)調(diào)者

作為乙方，要履行職責為甲方提供服務；作為第三方，對乙方的管理不得脫離甲方，因此，協(xié)調(diào)的重要職責也是代甲方必須重視的。特別是代甲方這個第三方的角色，在溝通中更要善于采用技巧。要認識到在管理當中，溝通的主導責任是管理者自己。要弄清楚聽者想聽什么，通過認同、贊美、詢問需求的方式實現(xiàn)，并以對方感興趣的方式表達，如幽默、熱情、親和、友善；傾聽時，用對方樂意的方式傾聽，積極探詢說者想說什么，設身處地、不要隨便打斷乙方的表述并積極回應、鼓勵表達；控制情緒適時回應與反饋，最后確認理解，聽完后澄清異議。另外，還要靈活掌握各種協(xié)調(diào)方式的綜合應用，書面的口頭的、內(nèi)部的外部的、正式的非正式的、縱向的橫向的。更重要的是，要認識到良好的溝通并不意味著矛盾的避免。

（三）代甲方應該認真處置協(xié)調(diào)中的矛盾

一個工程項目中涉及多個利益相異的參與方，必然存在不可回避的矛盾。作為代甲方，對各方的協(xié)調(diào)工作也是責任所在。在協(xié)調(diào)過程中，認為代甲方應該遵循以下原則：必須以遵守法律法規(guī)為準則，明確各方責任；在首先保證項目全局利益和甲方利益的前提下，全面考慮其余各方權益；重視原因分析，標本兼治。根據(jù)多年的代甲方工作經(jīng)驗，項目管理中最常出現(xiàn)的矛盾就是各方立場不同造成的決策差異和執(zhí)行力度不到位等問題。

比如工期延誤的解決方案，可以是采用先進的施工技術方案，可以是增加施工人力物力，也可以是工期順延。對于甲方來說，采用先進的施工技術方案可以節(jié)省時間不增加人力投入，為首選；對于施工單位來說，工期順延不用增加施工難度和人力物力投入，是最理想的解決方案。此時，作為代甲方，應該做到的是站在縱觀項目全局的角度，明確工期延誤的原因及責任，分析工期延誤的影響程度；再對各個解決方案的利弊進行評估；然后綜合考慮各方利益，核算費用；最終給出甲方建議，幫助完成決策。

結(jié)語

綜上所述，代甲方在項目管理中的特殊地位決定了其角色定位的多重性，也對代甲方的素質(zhì)提出了多重要求。作為項目管理代甲方，應該以扎實的專業(yè)知識和技術為支撐，具備開拓性創(chuàng)新性解決問題的能力，還要掌握溝通和協(xié)調(diào)的技巧和藝術，并在工作中持續(xù)提高個人和組織的素質(zhì)。只有這樣，才能實現(xiàn)客戶滿意、自身發(fā)展的管理目標。

參考文獻：

[1]李海濤，何曉龍.建筑工程管理與實務（第二版）[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2015.

[2]（美）項目管理協(xié)會.項目管理知識體系PMBOK指南（第四版）[M].王勇，張斌，譯.北京：電子工業(yè)出版社，2009.

[3]余世維.有效溝通[M].北京：北京大學出版社，2013.

責任編輯：張 煒