通過ERP平臺(tái)實(shí)行全面預(yù)算管理的優(yōu)勢

麥穎怡

摘要：ERP是企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，它集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石，于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)核心競爭力具有顯著的作用。通過在ERP系統(tǒng)建立財(cái)務(wù)預(yù)算模塊的實(shí)操經(jīng)歷，結(jié)合對全面預(yù)算管理理論的學(xué)習(xí)，對通過ERP平臺(tái)實(shí)行全面預(yù)算管理的優(yōu)勢進(jìn)行了總結(jié)，希望對同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：ERP 全面預(yù)算管理 優(yōu)勢

通過在ERP系統(tǒng)建立財(cái)務(wù)預(yù)算模塊的實(shí)操經(jīng)歷，結(jié)合對全面預(yù)算管理理論的學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為在ERP平臺(tái)實(shí)施全面預(yù)算有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

一、有助于深入開展全面預(yù)算管理工作

全面預(yù)算，是一種“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合、公司的所有機(jī)構(gòu)部門均參與其中的管理模式。它通過業(yè)務(wù)、資金和信息的整合，明確適度的分權(quán)、授權(quán)以及戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)的業(yè)績評價(jià)等，來實(shí)現(xiàn)資源合理配置、作業(yè)高度協(xié)同、戰(zhàn)略有效貫徹、經(jīng)營持續(xù)改善、價(jià)值穩(wěn)步增加的目標(biāo)，可以說是為確保集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的組織手段。但是，長久以來均存在一種認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為預(yù)算編制主要是財(cái)務(wù)部的工作，其他部門只需要知悉，必要時(shí)給予財(cái)務(wù)部一定的協(xié)助就可以了。這樣就容易造成預(yù)算的編制耗時(shí)、耗力，操作成本高。且存在各部門隨意報(bào)數(shù)、敷衍了事而導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)失真的風(fēng)險(xiǎn)。

ERP預(yù)算模塊從HR模塊導(dǎo)入部門和人員檔案，對主要成本費(fèi)用采取分部門編制、核算和控制，將各項(xiàng)成本費(fèi)用的編制和確認(rèn)權(quán)限分配到每一個(gè)部門，通過部門編制、部門確認(rèn)、部門上報(bào)、公司層面審批、公司層面上報(bào)上級單位、上級單位批復(fù)這么一個(gè)逐級編制、匯總的流程，讓各部門實(shí)實(shí)在在地參與到預(yù)算編制過程中來，并對自己所報(bào)的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，使全面預(yù)算工作得以深入地開展。

二、能夠有效提高預(yù)算控制的效率和力度

在傳統(tǒng)的預(yù)算編制模式下，需要預(yù)算管理人員從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的余額表、部門輔助核算表等以手工方式把累計(jì)發(fā)生數(shù)填寫到全面預(yù)算的表中，以此來判斷某個(gè)部門的某項(xiàng)費(fèi)用是否已經(jīng)超出了預(yù)算，并且對實(shí)時(shí)發(fā)生的、會(huì)計(jì)未入賬的同類費(fèi)用進(jìn)行逐筆登記，這樣無疑增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且出錯(cuò)率高。

ERP預(yù)算模塊可以實(shí)現(xiàn)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)的無縫對接，在日常業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)入賬、授予各部門查詢權(quán)限的前提下，經(jīng)辦人在支出某項(xiàng)費(fèi)用前可以登錄ERP系統(tǒng)，自行查詢所在部門該項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算額度、在該時(shí)點(diǎn)的累計(jì)已發(fā)生額以及剩余額度，以此來合理安排費(fèi)用的支出，盡量避免超預(yù)算情況的發(fā)生，很大程度上減輕了財(cái)務(wù)人員查詢賬務(wù)和對比預(yù)算數(shù)據(jù)的工作量，同時(shí)還可為公司的成本和績效考核提供詳細(xì)依據(jù)。

在預(yù)算控制方面，在ERP系統(tǒng)實(shí)施的初期，可先對銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用實(shí)行月度預(yù)警和年度剛性控制的方式來提高預(yù)算控制的力度。當(dāng)費(fèi)用超月度預(yù)算時(shí)，會(huì)計(jì)系統(tǒng)在制單時(shí)會(huì)彈出預(yù)警框，由于每項(xiàng)費(fèi)用在全年各月份之間發(fā)生的可能性和金額較為機(jī)動(dòng)，為確保日常經(jīng)營的效率性，可允許在關(guān)閉預(yù)警框后繼續(xù)制單；當(dāng)費(fèi)用超出年度預(yù)算時(shí)，制單將無法繼續(xù)，若的確因客觀因素必須發(fā)生的費(fèi)用，需要進(jìn)入比較復(fù)雜的預(yù)算外審批流程，以此來加強(qiáng)預(yù)算的控制力度，使各部門人員在填報(bào)預(yù)算數(shù)據(jù)時(shí)考慮周全；收入方面則可通過季度完成率的提示來使財(cái)務(wù)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)收入完成預(yù)算目標(biāo)的進(jìn)度，以便盡快和生產(chǎn)經(jīng)營部門溝通、分析偏離預(yù)算目標(biāo)的原因和解決措施，保障全年目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、促進(jìn)企業(yè)建立統(tǒng)一、完善的基礎(chǔ)支撐平臺(tái)

預(yù)算模塊的執(zhí)行分析以會(huì)計(jì)核算模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為主要來源，權(quán)限分配引進(jìn)HR模塊的部門和人員檔案，并從按權(quán)責(zé)發(fā)生制編制的收入、成本和費(fèi)用等預(yù)算數(shù)據(jù)中以現(xiàn)金收付制的口徑生成現(xiàn)金流，鏈接資金模塊，同時(shí)在投資預(yù)算和資產(chǎn)購置預(yù)算中與投資和資產(chǎn)模塊對接。這就需要企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和對應(yīng)部門建立統(tǒng)一、完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、資金管理、投資和資產(chǎn)管理等規(guī)章制度，有了強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)核算、預(yù)算和資金的“三算合一”，且順利地與投資、供應(yīng)鏈等其他模塊無縫對接?？梢哉f，在ERP系統(tǒng)建立預(yù)算模塊是為企業(yè)提供了一個(gè)夯實(shí)基礎(chǔ)的契機(jī)。

因此，利用ERP開展預(yù)算工作，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，企業(yè)應(yīng)對此給予充足的時(shí)間，穩(wěn)打穩(wěn)扎，步步為營，切不可操之過急，否則系統(tǒng)只會(huì)變得華而不實(shí)。

四、可呈現(xiàn)企業(yè)的全面數(shù)據(jù)，增強(qiáng)管理層統(tǒng)籌兼顧的大局觀念

相對于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)核算和資金模塊而言，ERP預(yù)算模塊最大的特點(diǎn)是需要對生產(chǎn)、經(jīng)營、采購和資金等幾乎整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)做一個(gè)全面的前瞻性的預(yù)測。不同層次的人員也由此對預(yù)算模塊的表格設(shè)計(jì)會(huì)有較高的要求和期待，例如，財(cái)務(wù)人員基于編制固定格式財(cái)務(wù)報(bào)表的需要，希望能將各部門上報(bào)的數(shù)據(jù)分成銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用等，但是作為決策者，他可能更希望是知道公司的業(yè)務(wù)費(fèi)是多少，而不是銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用中的業(yè)務(wù)費(fèi)各是多少；資產(chǎn)管理部門希望一目了然地看到當(dāng)年的所有購置計(jì)劃，而財(cái)務(wù)人員更傾向于知道何時(shí)購置、何時(shí)支付，形成的折舊和攤銷是多少。集財(cái)務(wù)、資產(chǎn)和人力資源數(shù)據(jù)于一體，輻射至公司的每一個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)能夠很好地解決這些問題，并將其淋漓盡致地體現(xiàn)在預(yù)算模塊的建設(shè)和應(yīng)用過程中。

ERP預(yù)算模塊的系統(tǒng)表格可分成綜合類、收入類、成本費(fèi)用類、歸口管理類、資本性支出類和預(yù)算報(bào)表類等，并設(shè)置表間、模塊之間的勾稽數(shù)據(jù)的審核公式。其中的收入類、成本費(fèi)用類和預(yù)算報(bào)表類具有較強(qiáng)的會(huì)計(jì)專業(yè)相關(guān)性；綜合類報(bào)表則反映了利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表和現(xiàn)金流量表中的關(guān)鍵指標(biāo)，展現(xiàn)給管理層一個(gè)全面的概況。而其余類型則提供給管理層一個(gè)穿透了解的途徑，例如歸口類預(yù)算表可以把銷售和管理費(fèi)用下的某一項(xiàng)費(fèi)用如職工薪酬和業(yè)務(wù)費(fèi)等分部門歸集到一起，使非財(cái)務(wù)專業(yè)的管理層可以對其關(guān)注的部門和費(fèi)用一覽無余；資本性支出類能反映包括固定資產(chǎn)購置、項(xiàng)目投資和股權(quán)投資在內(nèi)的信息以及由此對企業(yè)當(dāng)年的效益帶來的影響，增強(qiáng)了管理層統(tǒng)籌兼顧的大局觀。

五、可提高財(cái)務(wù)人員的協(xié)調(diào)能力和信息技術(shù)能力

無論是在傳統(tǒng)的預(yù)算編制方式還是在ERP平臺(tái)開展全面預(yù)算工作，財(cái)務(wù)部“穿針引線”的組織者、統(tǒng)籌者角色都是必不可少的。預(yù)算工作不是孤立的業(yè)務(wù)，它需要公司高層管理者的大力支持和各個(gè)部門的參與，也需要與資金、采購、資產(chǎn)管理等相關(guān)模塊對接，其中的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，這就要求財(cái)務(wù)人員具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠理清預(yù)算的思路，正確指引各部門人員正確使用ERP系統(tǒng)填報(bào)預(yù)算數(shù)據(jù)，并解決與其他模塊出現(xiàn)無法對接的問題。因此，在預(yù)算模塊上線的過程中，必須組織財(cái)務(wù)人員持續(xù)參加各種操作和理論指示的培訓(xùn)，且在對擁有預(yù)算編制、查詢和上報(bào)等權(quán)限的其他部門人員培訓(xùn)中，財(cái)務(wù)部亦將承擔(dān)后續(xù)指導(dǎo)的重任，這樣，協(xié)調(diào)和信息化水平的大幅提高指日可待。

（作者單位：佛山市水業(yè)集團(tuán)有限公司）