加強(qiáng)公立醫(yī)院庫存物資財(cái)務(wù)監(jiān)管的思考

曾爛漫

摘要：庫存物資是醫(yī)院為開展醫(yī)療服務(wù)及輔助活動而儲存的藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品和其他材料。受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，公立醫(yī)院庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管常被忽視，因而物資的安全性及使用效率效益低下。為了進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，財(cái)政部制定的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》已于2014年1月1日起施行。按照內(nèi)部控制規(guī)范的要求，加強(qiáng)庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管對公立醫(yī)院的良好運(yùn)行和發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 庫存物資 財(cái)務(wù)監(jiān)管 思考

一、公立醫(yī)院庫存物資財(cái)務(wù)監(jiān)管的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品等庫存物資廣泛應(yīng)用于各個醫(yī)療環(huán)節(jié)中，相對于固定資產(chǎn)而言，衛(wèi)生材料、低值易耗品價(jià)值較低，使用期限較短，各級管理層重視程度不夠，管理意識相對淡??；忽視價(jià)值管理，醫(yī)院少數(shù)業(yè)務(wù)部門對各類藥品、物資、日常耗材等庫存物資，只管數(shù)量不管價(jià)值；重錢輕物、重供輕管，致使錢物分離，客觀上弱化了對庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管。

（二）沒有規(guī)范的管理制度

受傳統(tǒng)管理模式的制約和影響，醫(yī)院長期以來對于庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管沒有像固定資產(chǎn)一樣從購入、使用至處置環(huán)節(jié)形成一套完整的制度，各部門對其購入、領(lǐng)用的物資也沒有引起相應(yīng)的重視，加上管理人員素質(zhì)參差不齊，在具體工作中找不到責(zé)任人，好像誰都在管誰也不管的狀況，導(dǎo)致部分庫存物資被無償占用或流失。

（三）購入缺乏預(yù)算管理控制

醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)預(yù)算一般都是針對大項(xiàng)目，沒有細(xì)化到具體的事項(xiàng)，尤其是庫存物資的預(yù)算，預(yù)算控制薄弱容易使預(yù)算編制和執(zhí)行相背離，從而費(fèi)用支出失去控制。因特殊情況需要增加或超過預(yù)算支出時(shí)，沒有按規(guī)定的程序進(jìn)行追加審批，而是直接支付，讓預(yù)算管理流于形式。另外，沒有建立有效的預(yù)算執(zhí)行激勵機(jī)制，激發(fā)不了相關(guān)人員的工作熱情和積極性。

（四）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制缺失

沒有明確清晰的業(yè)務(wù)工作流程，使庫存物資相關(guān)崗位的人員在工作時(shí)不知如何操作，對實(shí)物資產(chǎn)的采購、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、保管等業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)無法實(shí)施有效管控。沒有建立健全的物資管理責(zé)任制，部分崗位設(shè)置不合理，使用者同時(shí)又是采購者，無法進(jìn)行內(nèi)部牽制，沒有實(shí)行嚴(yán)格的崗位考核與績效掛鉤的制約機(jī)制。

在實(shí)際工作中，由于對庫存物資缺乏嚴(yán)格的管理制度和科學(xué)的管理方法，內(nèi)部監(jiān)督不到位，物資被科室領(lǐng)用后的使用情況沒有監(jiān)督部門進(jìn)行監(jiān)控，物資流失、浪費(fèi)時(shí)有發(fā)生，甚至出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。比如某醫(yī)院一科室，對二級庫領(lǐng)用的耗材疏于監(jiān)管，科室負(fù)責(zé)保管的護(hù)理人員通過給供應(yīng)商低價(jià)回購方式貪污400百余萬元。

（五）缺乏必要的成本管理手段

目前許多醫(yī)院僅停留在科室成本核算上，尚未建立成本考核指標(biāo)體系、成本分析評價(jià)體系和成本信息反饋體系。醫(yī)院無統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的成本定額，院級層面成本控制沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。一般低值易耗品和醫(yī)用材料臨床科室領(lǐng)用后直接作為消耗，管理不夠細(xì)化，科室的成本核算不合理也不確定。對于供應(yīng)室、試劑、口腔、放射部門領(lǐng)用的價(jià)值較高的材料，由于大多數(shù)是由供應(yīng)商直接送貨到科室，耗用缺乏監(jiān)管，成本核算不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

（六）高值醫(yī)用耗材驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)監(jiān)管缺失

骨科植入、腦膜修補(bǔ)、導(dǎo)管介入等高值醫(yī)用耗材有些醫(yī)院實(shí)行零庫存，即供應(yīng)商先把有關(guān)的耗材放在手術(shù)室，病人使用后才補(bǔ)辦入庫手續(xù)進(jìn)行記費(fèi)，耗材使用科室對驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)避。在植入、介入類高值醫(yī)用耗材實(shí)行二級庫管理的少部分醫(yī)院，因監(jiān)管不到位，久而久之，使用人發(fā)現(xiàn)其中的漏洞鉆了空子。比如某醫(yī)院一骨科醫(yī)生發(fā)現(xiàn)科室二級材料庫常常處于無人監(jiān)管狀態(tài)，有機(jī)會就偷一些植入類耗材放到自己的車?yán)铮?dāng)有患者手術(shù)需要使用時(shí)，他就勸說患者直接向供應(yīng)商購買（他代收錢，不開發(fā)票）比在醫(yī)院交費(fèi)便宜20%，案發(fā)時(shí)搜查他的車發(fā)現(xiàn)后備箱藏滿了骨科高值醫(yī)用耗材。

（七）沒有建立規(guī)范的藥品、庫存物資會計(jì)核算制度

藥品會計(jì)沒有對每種藥品進(jìn)行數(shù)量登記，每月藥品盤盈盤虧數(shù)不是實(shí)際盤點(diǎn)存在的差異，致使每月成本變動較大。藥品沒有憑藥商提供的送貨單和入庫單及時(shí)入財(cái)務(wù)賬。財(cái)務(wù)科每月憑藥劑科送來的盤盈盤虧表入賬或調(diào)賬，導(dǎo)致盤盈盤虧數(shù)波動很大，同時(shí)未對盤點(diǎn)差異原因進(jìn)行分析。

倉庫會計(jì)沒有憑供應(yīng)商的送貨單和到庫實(shí)物進(jìn)行入庫登記，只序時(shí)登記物資的發(fā)出領(lǐng)用情況，等到供應(yīng)商的發(fā)票送來時(shí)才辦理入庫手續(xù)，致使庫存物資余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)。另外，盤點(diǎn)時(shí)不是將物資實(shí)際庫存數(shù)量與賬面數(shù)進(jìn)行比對，而是以會計(jì)賬面結(jié)存數(shù)量作為基數(shù)去查找實(shí)物，未能反映真實(shí)盤盈盤虧情況。

（八）信息化管理程度不高

固定資產(chǎn)管理一般都會建立卡片或條形碼，但條形碼、電腦網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)在藥品、高值醫(yī)用耗材和其他材料上沒有得到很好的應(yīng)用。藥庫管理員既是藥品發(fā)放員又是電腦記賬員，不相容崗位未能有效分離。藥庫和藥房系統(tǒng)信息難于共享，藥房電腦系統(tǒng)不能顯示藥品的實(shí)存數(shù)量。藥品、高值醫(yī)用耗材的消耗不能追蹤到患者身上，無法實(shí)現(xiàn)物資的全程管控。另外，院級核算與科室領(lǐng)用脫節(jié)，物資管理應(yīng)用不能滿足院科兩級成本核算數(shù)據(jù)的要求，不能做到核算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的采集與使用。

二、庫存物資財(cái)會管控的要點(diǎn)

醫(yī)院財(cái)會部門可以從庫存物資的請購與審批、采購與付款、采購與驗(yàn)收、入庫出庫、清查盤點(diǎn)與處置等環(huán)節(jié)找出關(guān)鍵控制點(diǎn)。

（一）請購與審批控制

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立采購申請與批準(zhǔn)制度，依據(jù)購置物品類型確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購申請進(jìn)行審批。對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。

（二）采購與付款控制

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換。對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

（三）采購與驗(yàn)收控制

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。根據(jù)物品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式，并根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人對所購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。

（四）入庫、出庫管控

1.驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)

辦理入庫時(shí)，倉管員應(yīng)注意庫存物資的購入是否有計(jì)劃和審批，物資的質(zhì)量、數(shù)量是否符合規(guī)定和正確；同時(shí)填制入庫單，由采購員和庫房保管員共同簽字后連同發(fā)票經(jīng)庫房會計(jì)將核對無誤后交財(cái)務(wù)科，財(cái)務(wù)科據(jù)以登記藥品與庫存物資總賬。由于植入類耗材品種多、價(jià)格變化頻率高、產(chǎn)品更新?lián)Q代快，驗(yàn)收入庫時(shí)注意是否存在未經(jīng)招標(biāo)擅自購入高值植入類耗材的情況。

2.出庫的關(guān)鍵控制點(diǎn)

各科室提出申請領(lǐng)用藥品與物資的計(jì)劃，庫房會計(jì)通過信息系統(tǒng)按“先進(jìn)先出、近效期先出”的原則填制出庫單，并由請領(lǐng)人員及庫房管理員在出庫單上簽字后方能出庫。財(cái)務(wù)部門應(yīng)關(guān)注二級庫交接手續(xù)是否齊全，二級庫的庫存管理是否規(guī)范，如：是否建立材料明細(xì)賬、明細(xì)賬統(tǒng)計(jì)是否及時(shí)、是否與患者處方進(jìn)行核對、月末是否進(jìn)行盤點(diǎn)、盤點(diǎn)記錄是否完整等。

（五）清查盤點(diǎn)與處置的控制

為保證庫存物資的真實(shí)存在，盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)關(guān)注是否有專門存放地點(diǎn)和分類存放，是否設(shè)置安全監(jiān)控系統(tǒng)，是否建立安全管理制度及責(zé)任人制度。對于盤盈、盤虧、破損及報(bào)廢的醫(yī)療物資，財(cái)務(wù)部門是否根據(jù)“盤點(diǎn)（報(bào)損）情況報(bào)告表”和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。

三、規(guī)范公立醫(yī)院庫存物資財(cái)務(wù)監(jiān)管的建議

（一）提高管理意識

庫存物資是醫(yī)療活動的基礎(chǔ)，科學(xué)的管理方法可以降低醫(yī)院的醫(yī)療成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。各級管理層要認(rèn)真學(xué)習(xí)庫存物資的管理知識，配備有良好職業(yè)素養(yǎng)、守紀(jì)律、熟業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任物資的供應(yīng)、保管和會計(jì)工作，切實(shí)為醫(yī)院的后勤保障服務(wù)。

（二）合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)部控制的要求設(shè)置管理和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識與法制觀念。物資的計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、出入庫、會計(jì)處理等各個環(huán)節(jié)應(yīng)有明確的責(zé)任規(guī)定，符合內(nèi)部控制的要求，明確采購員、驗(yàn)收員、倉庫管理員、物資庫房會計(jì)的職責(zé)。實(shí)行采購部門人員輪崗制度，防止采購人員與供應(yīng)商形成利益關(guān)系網(wǎng)，相互勾結(jié)，從中謀利，導(dǎo)致采購成本居高不下。

（三）加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)管

建立健全庫存物資內(nèi)部控制體系，提高內(nèi)部控制意識。重點(diǎn)關(guān)注物資采購、入庫、保管、出庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)，在物資庫房、財(cái)務(wù)、領(lǐng)用科室之間進(jìn)行明確的分工，相互制約、相互監(jiān)督，確保庫存物資業(yè)務(wù)處理流程得到有效控制。

加強(qiáng)藥品與庫存物資招標(biāo)采購流程監(jiān)管。在醫(yī)院內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)評估委員會的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，按照《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國預(yù)算法》等法律法規(guī)的規(guī)定，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理，遵循“計(jì)劃采購、定額管理、加速周轉(zhuǎn)、保證供應(yīng)”的原則。采購計(jì)劃做到切實(shí)可行，符合相關(guān)規(guī)定和經(jīng)濟(jì)實(shí)用，使用合理而不浪費(fèi)。嚴(yán)禁“自購自用”，避免吃回扣、花錢購次品、少買多開票等問題的發(fā)生。

（四）規(guī)范財(cái)物流通秩序，提高資金的使用效率

改變傳統(tǒng)物資管理的模式和方法，經(jīng)費(fèi)歸口管理、物資統(tǒng)一保管。消除弄虛作假、損公肥私隱患，從物資采購到物資流通的各個環(huán)節(jié)，都受到財(cái)經(jīng)管理的制約，把經(jīng)費(fèi)與物資有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)全方位監(jiān)督。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)的全程跟蹤和嚴(yán)格的請領(lǐng)、審批制度，有助于財(cái)物行為的自我調(diào)控和約束。財(cái)物管理科學(xué)有序，既保證了臨床一線的使用，又避免了庫存積壓和資金占用，從而提高了采購資金的使用效率。

（五）完善清查盤點(diǎn)與會計(jì)核算制度

建立庫存物資的清查盤點(diǎn)制度及物資處置審批制度，確保財(cái)產(chǎn)物資的安全與完整。物資管理部門應(yīng)定期對藥品、醫(yī)用材料、辦公用品、低值易耗品等實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，年終進(jìn)行全面清查。財(cái)務(wù)、審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期對庫存藥品和物資進(jìn)行抽查或監(jiān)盤，保證賬物相符。物資盈虧要進(jìn)行分析和報(bào)告，報(bào)損按規(guī)定的程序進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)核算與庫房會計(jì)、庫存實(shí)物出現(xiàn)數(shù)量和金額不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，如果是系統(tǒng)原因的話，建議使用ERP系統(tǒng)可以比較輕松解決問題，如果不是系統(tǒng)原因造成的，則要通過兩個系統(tǒng)定期校驗(yàn)、口徑統(tǒng)一、票據(jù)開具與會計(jì)確認(rèn)規(guī)則統(tǒng)一方能解決。

（六）加強(qiáng)庫存物資的成本核算

做好成本核算需要各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和員工的積極參與，更新觀念，明確成本核算的意義、目的和內(nèi)容，在工作中自覺減少浪費(fèi)，從而提高成本效益與節(jié)約意識。醫(yī)院要建立健全藥品、材料管理制度，按類別、品種進(jìn)行成本核算。庫房對每一種物品，設(shè)置庫存上下限和標(biāo)準(zhǔn)存量，并以此為依據(jù)進(jìn)行積壓和臨缺提示，避免庫存物資積壓和浪費(fèi)。加強(qiáng)對二級庫房甚至是三級庫房的管理，在備查賬中登記領(lǐng)用情況。醫(yī)院可建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所有科室上系統(tǒng)才能申領(lǐng)物品和材料，真正做到全成本核算。

（七）加強(qiáng)高值醫(yī)用耗材的財(cái)務(wù)監(jiān)管

完善高值醫(yī)用耗材的監(jiān)管機(jī)制。高值耗材采購以滿足臨床需求、保證質(zhì)量為前提，選擇價(jià)格優(yōu)惠的產(chǎn)品和講究信譽(yù)的供應(yīng)商。采購按規(guī)定的程序進(jìn)行，嚴(yán)禁各科室將未經(jīng)批準(zhǔn)的耗材直接進(jìn)入臨床使用。所有高值耗材不得由供應(yīng)商直接送到使用科室，必須先送交材料倉庫，按照規(guī)定程序驗(yàn)收入庫，再由庫管員通知申購科室領(lǐng)取，庫房會計(jì)填制出庫單由領(lǐng)用人簽收后方可使用。

（八）運(yùn)用信息化技術(shù)促進(jìn)庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管

1.設(shè)置崗位人員的操作權(quán)限

對每個功能模塊都應(yīng)設(shè)置操作權(quán)限和密碼，每個崗位人員只能按照所授予的權(quán)限進(jìn)行操作，防止非法操作和越權(quán)操作。

2.利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高庫存物資的財(cái)務(wù)監(jiān)管效率

把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的物資管理，可實(shí)現(xiàn)物資、耗材從準(zhǔn)入至臨床安全使用的可追溯性全流程管控。對已購入或已使用的高值植入性材料建立統(tǒng)一的追溯信息登記。成本核算部門亦可通過電腦技術(shù)自動收集成本核算所需數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析，準(zhǔn)確查詢和自動匯總生成各類報(bào)表，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與成本核算系統(tǒng)的無縫連接，全面提升醫(yī)院成本核算效率。

四、結(jié)束語

庫存物資是醫(yī)院完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的重要保障。對庫存物資購置、驗(yàn)收入庫、保管領(lǐng)用、賬務(wù)處理等建立嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，杜絕以公謀私的現(xiàn)象，避免物資流失浪費(fèi)，提高公立醫(yī)院內(nèi)部管理水平和資金的使用效率與效益。

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（作者單位：深圳市南山區(qū)西麗人民醫(yī)院）