合同管理工作淺議

文 /史紅冰 大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠企管法規(guī)部 黑龍江省 163000

合同管理工作淺議

文 /史紅冰 大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠企管法規(guī)部 黑龍江省 163000

合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最為重要的交易載體之一，企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的合同管理工作對(duì)于企業(yè)交易安全和經(jīng)營(yíng)規(guī)范具有重要意義。本文從合同機(jī)構(gòu)建制、合同管理模式作為切入點(diǎn)，同時(shí)討論了合同的事前、事中、事后管控方法，為合同管理規(guī)范性提供了依據(jù)。

合同；合同管理；機(jī)構(gòu)；模式；管控

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

一、企業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)

合同應(yīng)由企業(yè)的專門機(jī)構(gòu)來(lái)執(zhí)行，即由企業(yè)法律顧問(wèn)部門管理。既然企業(yè)通過(guò)合同所確立的民事關(guān)系，是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見(jiàn)，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及大量的法律專業(yè)問(wèn)題，所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問(wèn)部門管理，企業(yè)法律顧問(wèn)具備專業(yè)的法律知識(shí)。一方面，企業(yè)法律顧問(wèn)注意學(xué)習(xí)法律，同時(shí)關(guān)注市場(chǎng)法律環(huán)境的變化，研究法律適用對(duì)本企業(yè)產(chǎn)生的影響，在學(xué)習(xí)中培養(yǎng)并不斷增強(qiáng)法律意識(shí)。另一方面，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，認(rèn)真總結(jié)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗(yàn)和不依法辦事造成損失的教訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)管理好的做法，具有適用法律思考問(wèn)題、處理問(wèn)題的能力。設(shè)立專門的法律機(jī)構(gòu)來(lái)管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。

二、企業(yè)的合同管理模式

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)不同，企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同，但大中型以上的企業(yè)，合同管理的模式應(yīng)采取企業(yè)法律顧問(wèn)部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式，因?yàn)槠洳块T分工不同，業(yè)務(wù)不同。法律顧問(wèn)部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供應(yīng)、銷售、研發(fā)、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機(jī)構(gòu)等)作為合同二級(jí)管理單位，由他們負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè)法律顧問(wèn)部門備案，并定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況，法律顧問(wèn)部門隨時(shí)檢查和監(jiān)督。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對(duì)合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。

三、合同管理的具體方法

合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過(guò)程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時(shí)間順序來(lái)分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對(duì)三個(gè)階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對(duì)處理為輔的合同管理方式。

1、合同管理的事前防范

做好企業(yè)合同管理的事前防范工作，首先，應(yīng)當(dāng)從調(diào)查客戶的資信情況開(kāi)始，即了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營(yíng)情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等，對(duì)客戶的資信進(jìn)行調(diào)查是事前預(yù)防的一項(xiàng)重要工作，調(diào)查客戶的資信狀況主要是通過(guò)查閱其財(cái)務(wù)資料、參觀其經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和訪談其管理人員，核實(shí)和驗(yàn)證各種信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，通過(guò)對(duì)客戶以外的單位和個(gè)人進(jìn)行調(diào)查，間接了解客戶信息，如：向工商行政管理部門調(diào)查客戶的注冊(cè)登記和年檢情況，了解客戶的企業(yè)性質(zhì)、股東構(gòu)成、經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)期限等；向稅務(wù)管理部門了解客戶的納稅情況；向房地產(chǎn)管理部門調(diào)查作為客戶經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的房地產(chǎn)的權(quán)屬狀況；向行業(yè)協(xié)會(huì)、消費(fèi)者組織、與客戶有經(jīng)濟(jì)交往的其它企業(yè)等調(diào)查客戶的行業(yè)地位和商業(yè)信譽(yù)等等。另外客戶的資信狀況不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移而不斷變化，也不能將客戶以往的資信狀況視為當(dāng)前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù)，要及時(shí)更新資料，或重新調(diào)查后才能對(duì)客戶當(dāng)前的資信狀況做出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。將客戶的各種資料，認(rèn)真地歸檔保存，建立客戶檔案管理。其次，對(duì)合同文本的審查，在對(duì)當(dāng)事人資信調(diào)查后進(jìn)行合同談判，然后起草合同文本，都由企業(yè)設(shè)立法律顧問(wèn)辦事機(jī)構(gòu)或通過(guò)聘請(qǐng)律師擔(dān)任企業(yè)的法律顧問(wèn)參與，建立合同簽訂前的審核制度，因?yàn)槁蓭熀推髽I(yè)聘請(qǐng)的法律顧問(wèn)擁有豐富的法律知識(shí)和法律專業(yè)業(yè)務(wù)能力，在合同簽訂之前由他們對(duì)合同進(jìn)行審核，企業(yè)法律顧問(wèn)從了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營(yíng)情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等基礎(chǔ)上，對(duì)合同條款、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面提出法律意見(jiàn)和建議，決定選擇適用何種方式，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

2、合同管理的事中控制

合同管理的事中控制就是對(duì)合同履行過(guò)程監(jiān)督和管理，合同簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以；企業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過(guò)監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對(duì)方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過(guò)程，把好合同的結(jié)算關(guān)。

3、合同管理的事后應(yīng)對(duì)處理

合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。合同事后補(bǔ)救主要是合同履行出現(xiàn)問(wèn)題，也就是合同的一方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對(duì)措施，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問(wèn)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，如要求對(duì)方繼續(xù)履行或承擔(dān)違約金以及解除合同，以及采取合同保全、訴訟