以物資采購管理改革鑄造企業(yè)市場核心競爭力

文 /陳雨曦 大慶油田試油試采分公司物資管理部 黑龍江省 163412

以物資采購管理改革鑄造企業(yè)市場核心競爭力

文 /陳雨曦 大慶油田試油試采分公司物資管理部 黑龍江省 163412

物資的采購是企業(yè)控制成本的首要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)只要節(jié)約1%，企業(yè)的利潤可能增加5%～10%。本文擬從物資管理觀念轉(zhuǎn)變、改變采購與使用關(guān)系、改變采購業(yè)務(wù)流程等方面入手，徹底根除物資采購管理中的積年問題，推進(jìn)物資管理的高效有序，最終實現(xiàn)物資管理成為構(gòu)建企業(yè)市場核心競爭力的基石。

物資采購；精細(xì)化管理；細(xì)分；采購戰(zhàn)略；采購流程

20世紀(jì)后期，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)商業(yè)模式及管理方法產(chǎn)生了深刻變化。傳統(tǒng)的采購管理已經(jīng)演變?yōu)閷?yīng)鏈的管理，呈現(xiàn)協(xié)同化采購、集中化采購、專業(yè)化采購、全球化采購、電子化采購等發(fā)展趨勢。中國企業(yè)在經(jīng)歷過改革開發(fā)的沖擊與適應(yīng)后，也開始密切跟蹤采購管理發(fā)展新趨勢，對美國供應(yīng)管理協(xié)會、英國皇家采購與供應(yīng)協(xié)會、德國物流研究院等多家世界著名采購研究機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)交流，深刻地意識到了自身存在的問題和差距，同時也認(rèn)識到了物資采購管理對于企業(yè)市場競爭力的重大影響。我們的采購方式也從以往最為傳統(tǒng)和普遍的的物資采采購模式——訂貨會和面對面談判的傳統(tǒng)采購方式，轉(zhuǎn)變?yōu)檩^為多元的采購方式，但限于思維與體制的原因，部分企業(yè)仍然存在信息封閉、資源割裂、手段原始、效率低下等問題。采購需求難以集中、采購業(yè)務(wù)“一單一辦”，陷入低水平重復(fù)操作，與供應(yīng)商的關(guān)系長期停留于“一單一簽”，供需關(guān)系的動蕩，采購管理控制功能淡化，嚴(yán)重地制約供應(yīng)保障能力和市場議價能力的提升。因此必須學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)采購管理理論和實踐，實施采購管理變革。

一、轉(zhuǎn)變物資采購管理觀念

一是要確立安全供應(yīng)、及時供應(yīng)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的物資采購理念。針對傳統(tǒng)采購片面追求采購價格最低、低價劣質(zhì)和延遲交貨頻發(fā)等問題，應(yīng)當(dāng)識別分析物資采購主要風(fēng)險，將影響安全的質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)中斷和延遲交貨的進(jìn)度風(fēng)險、價高質(zhì)劣造成經(jīng)濟(jì)損失的價格風(fēng)險，并提出相應(yīng)的理念，全面調(diào)整采購價值取向。

二是要確立性能價格比最優(yōu)、物資全生命周期總成本最低的采購理念。摒棄傳統(tǒng)采購追求一次性采購價格最低、忽視物資質(zhì)量和功能、忽視全生命周期總成本的理念，綜合考慮價格、性能、生命周期成本，做出最優(yōu)選擇。

三是切利制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、公開化的管理理念。重點治理以往企業(yè)因粗放管理而存在的采購管理薄弱、操作不規(guī)范、信息不共享、業(yè)務(wù)不公開等問題，推行制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化和公開化的管理理念。

二、建立管辦分離機(jī)制

管辦分離具體到物資采購領(lǐng)域即使采購方與使用方的分離，從而將物業(yè)流程打散分塊，建立“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的采購管理體制，形成相互的制約和監(jiān)督機(jī)制。

歸口管理，實現(xiàn)使用方與采購管理分離。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立細(xì)致科學(xué)的只能分工管理模式，將企業(yè)分散在管理部門和使用部門的采購管理職能，全部歸口到采購部門。打破企業(yè)原有多為領(lǐng)導(dǎo)分管、多個部門管理的采購管理格局，實行一位領(lǐng)導(dǎo)分管、一個部門歸口負(fù)責(zé)物資采購工作，實施物資采購專業(yè)化管理。

集中采購，實現(xiàn)使用方與采購操作分離。將分別由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)的原輔料采購、工程部門負(fù)責(zé)的項目設(shè)備采購、機(jī)動部門負(fù)責(zé)的備品、備件采購集中到企業(yè)的采購部門。同時將分散在基層單位的采購權(quán)上受到采購部門，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)、科技研發(fā)等所需物資同意對外采購。

統(tǒng)一儲備，實現(xiàn)使用方與儲備分離。使用與儲備的混亂將會造成物資浪費、登記不清的混亂現(xiàn)象，因此要全面清理整頓企業(yè)內(nèi)部庫房，先撤銷車間小庫，歸并到分廠倉庫；在撤銷分廠倉庫將庫存物資歸并集中到總廠集團(tuán)倉庫儲備，建立統(tǒng)一儲備和各直屬企業(yè)集中儲備相結(jié)合的儲備之，實現(xiàn)儲備資源共享，實行統(tǒng)一配送、按需領(lǐng)取、嚴(yán)格簽領(lǐng)等規(guī)則和要求。

統(tǒng)一結(jié)算，實現(xiàn)使用方與采購資金支付分離。采購資金由采購部門統(tǒng)一制定付款計劃和辦理采購付款申請，財務(wù)部門依據(jù)采購付款申請辦理結(jié)算，這樣既能保證使用方與采購資金和支付分離，又能徹底消除采購資金分散使用現(xiàn)象，提高采購資金使用效率。

三、加強(qiáng)供應(yīng)商管理，從源頭防范和控制采購風(fēng)險

供應(yīng)商是企業(yè)對外采購的合作方，是提供產(chǎn)品與服務(wù)的相對人，因此加強(qiáng)對供應(yīng)商的統(tǒng)一管理對于節(jié)約交易成本、控制交易風(fēng)險具有重要作用和意義。要實行市場準(zhǔn)入制度，并且定期修訂完善供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)供應(yīng)商基本信息共享管理。首先要對供應(yīng)商資格進(jìn)行嚴(yán)格預(yù)審，全面審查其資質(zhì)證書、經(jīng)營狀況、質(zhì)量保證體系等基本情況。審查合格后，按照供應(yīng)商現(xiàn)場考察標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考察，根據(jù)結(jié)果，對準(zhǔn)入供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格審批。其次要實行供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄制度。嚴(yán)格限制供應(yīng)商準(zhǔn)入時的許可供應(yīng)產(chǎn)品，只將其優(yōu)勢產(chǎn)品列入許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄。供應(yīng)商申請新增目錄產(chǎn)品，必須經(jīng)過現(xiàn)場考察，在履行審評，嚴(yán)禁超許可供應(yīng)目錄采購，杜絕“萬能供應(yīng)商”現(xiàn)象。同時，定期清理供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄。第三要實行動態(tài)量化考核機(jī)制，對眉筆采購合同從質(zhì)量、價格、交貨和服務(wù)四個方面進(jìn)行評價，評分結(jié)果由采購部門負(fù)責(zé)人審核后提交。對每一個供應(yīng)商實行動態(tài)量化考核，實時統(tǒng)計匯總供應(yīng)商業(yè)績評價結(jié)果。供應(yīng)商業(yè)績實力得分由整體實力、質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)、供應(yīng)金額和獎懲情況等組成。第四要實行業(yè)績引導(dǎo)訂貨制，根據(jù)動態(tài)量化考核結(jié)果，按物資品種定期發(fā)布供應(yīng)商業(yè)績排名，實施分級管理。

四、加強(qiáng)物資儲備管理，控制庫存規(guī)模、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)

一是要調(diào)整庫存資金占用責(zé)任主體。要將庫存資金占用責(zé)任主體由采購部門調(diào)整到使用單位和生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)別等需求計劃提報及審核管理部門，將現(xiàn)有庫存物資分解落實到各責(zé)任主體，明確庫存管理責(zé)任。

二是要建立新增積壓物資責(zé)任追究制度。加強(qiáng)積壓物資認(rèn)定，對因需求計劃不準(zhǔn)確造成的積壓，由計劃提報和審核部門承擔(dān)責(zé)任；因無計劃或超計劃采購產(chǎn)生積壓，由物資公供應(yīng)部門承擔(dān)責(zé)任。同時對每一筆新產(chǎn)生的積壓物資都要進(jìn)行原因分析，嚴(yán)格追究相關(guān)部門責(zé)任。

五、綜合運用多種采購模式，建設(shè)公開透明的“陽光工程”

一是通過招投標(biāo)選商方式，擴(kuò)大競爭范圍。物資選商方式由單方談判、競爭性談判、招投標(biāo)等方式組成，企業(yè)應(yīng)當(dāng)綜合運用多種方式，保證物資采購的公平、公正、公開。

二是推進(jìn)電子化采購，弱化距離與主觀影響。在信息時代，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分運用信息技術(shù)手段，開展業(yè)務(wù)流程梳理和電子化采購平臺功能設(shè)計，將采購業(yè)務(wù)全流程嵌入電子化采購平臺，并全力推進(jìn)電子化采購，完善電子化采購功能。