淺議企業(yè)人事檔案管理的信息化建設

崔艷麗

【摘 要】人事檔案在組織選人、用人上發(fā)揮著重要的基礎性的作用，然而一些領導對檔案管理的意識不強，監(jiān)督不到位，有的地方甚至出現(xiàn)的檔案造假的現(xiàn)象，這說明傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已明顯落后于時代發(fā)展，企業(yè)應該加強人事檔案管理信息化建設，為人力資源工作提供全方位、準確、快捷的服務，推進企業(yè)人事檔案管理工作改革創(chuàng)新。

【關鍵詞】人事檔案；管理；信息化

一、目前企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.隨著人才資源是企業(yè)第一資源概念的提出，人事檔案工作也日益顯得重要，但一些企業(yè)領導干部仍然是檔案意識不強，對人事檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以。人事檔案保管環(huán)境不達標，沒有專職的檔案管理人員。

2.人事檔案動態(tài)管理的意識不強，一些檔案管理人員收集檔案資料意識比較淡薄，只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補充和更新。檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務處理不當，甚至有虛假材料入檔。造成人事檔案材料不健全、不真實，選拔任用干部時，只能從人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團、學歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。

3.目前大部分企業(yè)人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，檔案查閱，信息提取、利用極為不方便，需要人力翻閱，仔細核對，很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，嚴重增加了工作量，降低了工作效率，跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求。只有加強檔案的信息化建設，才能為企業(yè)人力資源工作提供全方位、準確、快捷的服務，

二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化要解決問題

1.爭取領導支持，加強人事檔案信息化基礎設施建設

人事檔案的信息化工作是一項綜合性、長期性的工作、必須得到領導的支持，這樣才能做好各部門的溝通、協(xié)調(diào)，明確信息化工作人員和工作職責，制定與檔案信息化工作相關制度，及時研究解決工作中遇到的問題。在充分利用現(xiàn)有設施的基礎上，多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統(tǒng)運行所需經(jīng)費。配備必要縮微復印設備、計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、檔案服務器、人事檔案管理軟件等。

選擇一套緊密結合人事檔案實際工作，功能齊全的人事檔案管理軟件。軟件要具有檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等功能，以及個人信息數(shù)據(jù)錄入后能產(chǎn)生人員基本情況表、任免審批表、退休審批不表等人事工作內(nèi)容的信息庫。一些信息能與人力資源管理軟件實現(xiàn)共享，這是實現(xiàn)人事檔案信息化建設工作的關鍵，選擇的軟件功能如何直接關系到檔案信息化建設的水平。

2.建立人事檔案的信息庫系統(tǒng)，實行人事檔案信息的網(wǎng)絡化管理

利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術，將人事檔案內(nèi)的基本信息如：出生日期、參加工作時間、學歷、入學時間職稱、職務、工資情況等整理錄入檔案軟件系統(tǒng)，形成人事檔案基本信息表。檔案信息由主管檔案部門根據(jù)員工工作變化情況，對其工資、職級、學歷、崗位變動、獎懲、主要實績等動態(tài)信息，適時進行更新與維護，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。

對人事檔案中其政歷、組織鑒定、考核、獎勵、處罰材料等人事檔案基本信息表無法顯示的內(nèi)容，要按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至人事檔案管理系統(tǒng)，在查閱個人信息時，只需點擊鼠標進入系統(tǒng)，便可查閱到所需信息，提高了檔案工作效率，又最大限度地保護了紙質(zhì)檔案。

建立人事檔案內(nèi)部網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)，在領導和相關科室間，使信息得到共享。在使用權限上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認后，提供所需的檔案信息。改變從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，從形式上實現(xiàn)變被動服務為主動服務，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了人事檔案管理的高效性。

3.加強檔案信息安全防護意識，保障信息準確、規(guī)范和安全

增強人事檔案管理人員網(wǎng)絡信息安全防護保密意識，提高安全防護的技術水平，防止失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，在錄入檔案信息的過程中要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查，確保每一條信息在檔案中都能有相應的文件資料來反映，并對信息的采集、制作、分類、存儲等做到準確、規(guī)范、統(tǒng)一。在檔案軟件日常維護中，及時將個人信息的變動錄入到軟件系統(tǒng)中，確保信息庫的“鮮活度”及系統(tǒng)自動生成表格準確性，實現(xiàn)干部信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標準。

我們要高度重視檔案信息存儲安全和利用安全，要采取有效措施和技術手段，如電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防寫措施等技術，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全。制定信息錄入、信息維護、設備管理、網(wǎng)絡維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

總之，人事檔案管理信息化建設，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，提高了檔案信息的利用率和使用價值，保護了紙質(zhì)檔案。提升了人事檔案管理工作的整體水平，成為信息化時代企業(yè)人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]方紅.企事業(yè)單位檔案信息化管理研究[J].檔案天地，2011年第4期.

[2]蔡學美.關于檔案信息化建設一些問題的認識[J].檔案天地，2010年10期.endprint