淺談ERP環(huán)境下高等院校會計業(yè)務流程優(yōu)化

俞金松 倪平

【摘 要】近年來。隨著高等院校會計業(yè)務工作量遞增和業(yè)務需求的日趨復雜，ERP系統(tǒng)已經(jīng)在我國各高校中逐步替代傳統(tǒng)的電算方法的財務會計得到迅猛發(fā)展，但是通過長期的實踐證明，ERP并沒有充分發(fā)揮出其應有的特征，因此，要想使ERP真正發(fā)揮優(yōu)勢，必須改變現(xiàn)有的會計業(yè)務流程，首當其沖的是會計流程，作為ERP系統(tǒng)中的重要流程，如何對它進行優(yōu)化成為廣泛關(guān)注的問題。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；會計；優(yōu)化

隨著管理水平和工作效率的不斷提高，ERP已經(jīng)被越來越多的高校使用。ERP指是融合了管理理念，業(yè)務流程和數(shù)據(jù)的一個企業(yè)資源管理系統(tǒng)。但ERP系統(tǒng)實施以來，人們發(fā)現(xiàn)ERP并沒有理想中的那么好，主要體現(xiàn)在校園的業(yè)務流程和ERP的結(jié)合程度。作為ERP系統(tǒng)中的一個重要過程，會計流程的優(yōu)化已經(jīng)成為廣泛關(guān)注的問題?；诖耍挛氖紫葘ξ覈咝鹘y(tǒng)電算會計流程的缺陷進行分析，在此基礎(chǔ)對ERP環(huán)境下會計流程設(shè)計思路進行思考，從而提出在ERP的環(huán)境下，對會計工作的業(yè)務流程進行優(yōu)化的改進建議

一、傳統(tǒng)電算化環(huán)境下會計流程的缺陷

在傳統(tǒng)電算環(huán)境下，會計流程的缺陷包括：信息處理較為滯后、信息獲取不及時、無法實時監(jiān)控等，具體如下：

1.信息處理相對滯后

傳統(tǒng)會計流程是一系列基于勞動過程的順序化流程，會計的工作嚴格按照“填寫”-“登記賬本”-“報表”這樣的工序逐步進行。雖然近年來許多手動操作已經(jīng)被電子化的操作所取代，但財務會計流程自動化本質(zhì)上仍然僅僅是手工財務工作的電子版，并沒有從本質(zhì)上思想上改變傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的缺陷。大多數(shù)的會計電算化軟件會計系統(tǒng)分解成獨立的子系統(tǒng)完成相應的會計工作（如財務報表子系統(tǒng)，成本核算子系統(tǒng)等），但是各個子系統(tǒng)之間相互獨立，沒有交互，不同系統(tǒng)的會計信息并沒有實時傳輸，缺乏數(shù)據(jù)同步，形不成一個真正的聯(lián)動“系統(tǒng)”。

2.信息獲取不及時

傳統(tǒng)的會計流程在進行核算時，工作人員往往會對其采集的財務數(shù)據(jù)按照不同的會計項目根據(jù)不同的方式方法進行不同種類的加工匯總，最終以總賬、明細、報表等方式反映出來。這種方式對企業(yè)的經(jīng)營狀況可以做到一定程度的了解，但是了解的時間和會計事件發(fā)生的時間有一定甚至較長的間隔，無法及時獲取相關(guān)的會計信息。

3.無法實時控制會計流程

傳統(tǒng)會計流程中，由于工作模式和流程的原因，會計數(shù)據(jù)通常是某項財務流程結(jié)束后進行采集獲取，并不能對會計數(shù)據(jù)進行實時采集，數(shù)據(jù)產(chǎn)生了一定的滯后，會計數(shù)據(jù)加工是對非實時采集后的數(shù)據(jù)進行處理操作，降低了會計信息的實時性，同時也降低了數(shù)據(jù)的價值，并沒有充分發(fā)揮當前網(wǎng)絡(luò)化點算的優(yōu)勢，無法做到事前預測，事中實時控制和分析。

二、ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化原則

為避免上述傳統(tǒng)電算的缺點，ERP環(huán)境下欲想將系統(tǒng)的性能發(fā)揮至最大，則需要針對ERP的優(yōu)點對業(yè)務流程進行重組，重組過程應該遵循以下原則

1.信息共享原則

ERP環(huán)境下，欲將會計業(yè)務流程優(yōu)化，首先要實現(xiàn)信息共享，在數(shù)據(jù)采集完成后，采集的數(shù)據(jù)能夠立刻通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)胶笈_數(shù)據(jù)庫來存儲，并在實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的需要所有的人共享的，對不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)根據(jù)各部門的業(yè)務需要對數(shù)據(jù)管理權(quán)限進行統(tǒng)一管理。而不是像傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程那樣由不同部門采集數(shù)據(jù)，減少了工作的重復冗余性。

2.整體性原則

整體性指ERP環(huán)境下整個會計的業(yè)務流程的設(shè)計要從大局出發(fā)，通觀全局，關(guān)注企業(yè)整體流程的優(yōu)化，在整個會計業(yè)務流程優(yōu)化的同時，而不應該只關(guān)注一個特定的環(huán)節(jié)或過程的優(yōu)化。

3.全員參與原則

全員參與指應該將與會計業(yè)務流程相關(guān)的所有人員參加ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程的設(shè)計過程中。全員參與的原則不同于傳統(tǒng)項目的制定，它是不依賴于有限的項目團隊成員的參與，而是全員通過研討會等方式參與會計業(yè)務流程的相關(guān)方法設(shè)計，全員參與。實踐證明，若各個部門各個環(huán)節(jié)的全員均親自參與會計業(yè)務流程設(shè)計和ERP系統(tǒng)改進，在未來后續(xù)運用ERP系統(tǒng)過程中可以大大降低實施的難度并取得更加良好的效果。

三、ERP環(huán)境下會計流程的優(yōu)化

1.ERP環(huán)境下會計流程優(yōu)化的基本思路

ERP并不僅僅是表面上的一套獨立的信息系統(tǒng)，而是一種先進的管理模式，這種思想必須通過標準化的大量業(yè)務流程來體現(xiàn)。在本設(shè)計中，關(guān)于會計業(yè)務流程優(yōu)化的思路主要是：首先對企業(yè)管理功能進行系統(tǒng)性的總結(jié)，描述業(yè)務過程的每一個功能，形成業(yè)務流程圖的形式，針對目前的業(yè)務流程和信息技術(shù)的綜合應用中出現(xiàn)的問題進行系統(tǒng)性梳理，找到可以后需改進和優(yōu)化的點，，并選擇了思路實施最佳的解決方案，根據(jù)優(yōu)化控制點結(jié)合整個ERP的系統(tǒng)將業(yè)務流程優(yōu)化思路具體化，最終設(shè)計出一張新的業(yè)務流程過程圖。

2.ERP環(huán)境下會計流程優(yōu)化的基本方法

（1）刪除：會計業(yè)務流程中存在大量的對業(yè)務流程無積極效果的活動，我們稱之為非增值活動，一般來說，非增值活動包括：等待過程，信息傳輸過程，反復加工，反復檢查，部門間互相協(xié)調(diào)過程等。

（2）簡化：當完成霏增值活動的刪除后，其余的過程仍需要進行簡化。一般從簡化業(yè)務程序和簡化業(yè)務數(shù)據(jù)溝通的復雜性兩方面考慮。其中，溝通主要指有效避免人與人之間的層層復雜通信。

（3）重組整合：完成刪除和簡化后，需要對剩余的必不可少的工作流程進行重組整合。使流程更加連貫順暢，更好的滿足高校會計管理的需要，減少各個業(yè)務環(huán)節(jié)涉及到的工作環(huán)節(jié)，減少不必要的重復勞動。將相近的業(yè)務流程盡量分配給相同的人，提高整體工作效率。

3.ERP環(huán)境下會計信息處理流程的優(yōu)化內(nèi)容

會計信息的處理總的來說，可以分為會計數(shù)據(jù)采集、會計數(shù)據(jù)處理、會計信息輸出三個環(huán)節(jié)，在ERP系統(tǒng)中，這三個環(huán)節(jié)的優(yōu)化方法如下

（1）會計數(shù)據(jù)自動采集：在ERP環(huán)境下，當發(fā)生某項業(yè)務時，高?？梢酝ㄟ^預定義的模塊子系統(tǒng)自動獲取采集各中相關(guān)的業(yè)務數(shù)據(jù)，根據(jù)會計事項的定義，在活動發(fā)生的同時，實時地將數(shù)據(jù)按照一定的格式和編碼方式傳遞給ERP系統(tǒng)，存儲在數(shù)據(jù)庫中，實時提供準確的會計信息，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化。

（2）數(shù)據(jù)處理的聯(lián)動：聯(lián)動是一個計算機術(shù)語的意義，當觸發(fā)到某一個環(huán)節(jié)的時候，程序會識別到事件的發(fā)生，此時ERP程序便會開始執(zhí)行預定義的指令。在ERP環(huán)境下，會計憑證不再和傳統(tǒng)的電算方式那樣需要通過人工生成，而是系統(tǒng)和業(yè)務數(shù)據(jù)同步由系統(tǒng)自動生成會計憑證。

一項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，在ERP系統(tǒng)中，相關(guān)工作人員在ERP系統(tǒng)的相應模塊輸入對應的業(yè)務信息（如財務信息），此時這部分業(yè)務的信息便會息自動存儲在數(shù)據(jù)庫中，當后續(xù)發(fā)生新的經(jīng)濟業(yè)務，更多的相關(guān)事件實時觸發(fā)聯(lián)動，根據(jù)預定義的規(guī)則，其他模塊便會自動從數(shù)據(jù)庫讀取這些財務數(shù)據(jù)進行計算處理，實現(xiàn)了信息流資金流的同步。

在ERP環(huán)境下，會計業(yè)務模式為：“賬簿的原始憑證 → 標準格式的數(shù)據(jù)賬簿 → 報表”。這類會計業(yè)務的會計處理模式是由非財務人員和ERP系統(tǒng)自動完成，在保證數(shù)據(jù)準確客觀的同時也保證了財務處理的工作效率。

（3）會計信息輸出形式的優(yōu)化：網(wǎng)絡(luò)在線實時生成報表是ERP環(huán)境下的會計業(yè)務新流程一個重要特征，報表能夠根據(jù)用戶需求實現(xiàn)報表定制。一方面，ERP系統(tǒng)的建模工具自帶的報表生成器，可以利用模型庫中不同的會計處理程序，生成各種可供選擇的會計報表形式。

另一方面，由于不同高校不同會計業(yè)務流程的用戶業(yè)務需求不同，各業(yè)務環(huán)節(jié)對會計信息的需求均有差異，ERP系統(tǒng)中自帶的模型不可能包括所有的信息，滿足用戶需要的處理模式，因此，當沒有合適的模型時，ERP系統(tǒng)的建模工具可以給用戶提供對應的接口，使用戶自身能夠通過報表信息的配置，設(shè)計出想要的格式，滿足高校會計管理的需要。

四、ERP環(huán)境的會計流程的不斷優(yōu)化

隨著時代的不斷發(fā)展和高校制度的不斷更新，高校會計業(yè)務的需求也在不斷更新，因此高校會計業(yè)務過程必然會是一個不斷優(yōu)化的動態(tài)過程，它不可能千篇一律，也不會固步自封。作為會計管理人員，也必須要有不斷優(yōu)化業(yè)務的意識。因此，ERP系統(tǒng)在使用的過程中，只有對現(xiàn)有業(yè)務流程進行持續(xù)改進和優(yōu)化，才能夠不斷滿足當前和未來的需求，讓系統(tǒng)的更新跟得上業(yè)務的變化。

同時高校業(yè)務流程和組織結(jié)構(gòu)的變化必然會使得高校的利益重新分配，必然會遇到一定的阻力。因此，業(yè)務流程的優(yōu)化和ERP的應用會給高校帶來包括組織結(jié)構(gòu)，業(yè)務流程，管理責任體系等的多層次的連鎖變化，而這一系列日常業(yè)務的巨大變化也不是一朝一夕便可以完成，也是一個長期的不斷優(yōu)化的過程，需要循序漸進，在摸索中不斷發(fā)展進步。

五、結(jié)論

本文從分析目前高校電算化的會計流程缺陷進行入手。主要分析如何在ERP環(huán)境下對會計流程進行優(yōu)化，簡要從內(nèi)容，思想，方法等多方面對ERP環(huán)境下會計流程優(yōu)化的原則進行了分析，提出了信息共享、全員參與、整體性三個原則，重點提出了如何在ERP系統(tǒng)中對會計業(yè)務流程進行優(yōu)化的幾個具體方法。實現(xiàn)合理利用和人力資源的優(yōu)化配置，提高會計工作的工作效率。另外也指出，會計流程優(yōu)化是企業(yè)管理過程中提高企業(yè)發(fā)展水平的重要一步，這一步走的時間并不是一朝一夕，要實現(xiàn)這一步，需要高校管理人員和財務會計人員從意識到行為上的積極配合。

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