高校信息系統(tǒng)建設(shè)的項(xiàng)目管理

蔣萍花

( 青島遠(yuǎn)洋船員職業(yè)學(xué)院，山東 青島 266071)

0 引言

國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020 年)指出:“信息技術(shù)對(duì)教育發(fā)展具有革命性影響，必須予以高度重視?！保?］國家已經(jīng)將教育信息化的地位和作用提到了前所未有的戰(zhàn)略高度，為高校信息化科學(xué)發(fā)展提供了良好的政策環(huán)境。

高校信息化的核心工作是建立一系列的信息系統(tǒng)，每個(gè)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程就是一個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目管理知識(shí)體系(Project Management Body of Knowledge-PMBOK)指南是全球公認(rèn)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)［2］。本文將PMBOK 中的項(xiàng)目管理技術(shù)應(yīng)用到高校信息系統(tǒng)的建設(shè)中，結(jié)合高校信息系統(tǒng)建設(shè)自身的特點(diǎn)，對(duì)PMBOK 知識(shí)體系進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟眉簦瑢で蟾咝Ｐ畔⑾到y(tǒng)建設(shè)可共享和反復(fù)使用的規(guī)則，以實(shí)現(xiàn)其管理的最佳秩序。

1 組織機(jī)構(gòu)

1.1 信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組

高校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組一般由主管信息化的副院長作為主要負(fù)責(zé)人，由各學(xué)校各個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)的部門領(lǐng)導(dǎo)作為主要成員。信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)學(xué)校信息化建設(shè)的決策和高層領(lǐng)導(dǎo)，是項(xiàng)目建設(shè)的高級(jí)管理層。

1.2 信息化建設(shè)工作小組

在信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的指導(dǎo)下，信息化建設(shè)工作小組負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，規(guī)范建設(shè)流程和制度，并參與信息系統(tǒng)的建設(shè)方案論證、立項(xiàng)審核、技術(shù)指標(biāo)的確認(rèn)和系統(tǒng)驗(yàn)收，提供技術(shù)支持。在高校，信息化建設(shè)工作小組主要由圖文信息中心或網(wǎng)絡(luò)信息中心負(fù)責(zé)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相當(dāng)于PMBOK 中的項(xiàng)目經(jīng)理，一般由圖文信息中心或網(wǎng)絡(luò)信息中心的人員擔(dān)任。

1.3 使用部門

使用部門是指系統(tǒng)建成后的業(yè)務(wù)主要使用或管理部門，在項(xiàng)目建設(shè)過程中負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能需求的提出和整理，一般為學(xué)校的二級(jí)機(jī)構(gòu)。

2 項(xiàng)目的啟動(dòng)

在項(xiàng)目管理的啟動(dòng)過程組，重要的一項(xiàng)工作則是制定項(xiàng)目章程。PMBOK 要求此過程的輸入為項(xiàng)目工作說明書、商業(yè)論證、協(xié)議、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)，通過專家判斷或引導(dǎo)技術(shù)來輸出項(xiàng)目章程。在實(shí)際的應(yīng)用中，可以對(duì)其進(jìn)行裁剪。

在高校信息系統(tǒng)建設(shè)中，信息系統(tǒng)的建設(shè)方案實(shí)際上是一種項(xiàng)目章程，可以采用PMBOK 中關(guān)于項(xiàng)目章程的理論來指導(dǎo)建設(shè)方案的制定。

2.1 建設(shè)方案的輸入

2.1.1 系統(tǒng)需求報(bào)告

系統(tǒng)需求報(bào)告由使用部門負(fù)責(zé)。使用部門可請(qǐng)求圖文信息中心或網(wǎng)絡(luò)信息中心協(xié)助，通過廠商演示、電話訪談、部門內(nèi)部資料收集等方式整理出系統(tǒng)需求報(bào)告。

卵巢良性囊腫是女性生殖系統(tǒng)常見疾病,以育齡期女性為高發(fā)人群[2]。手術(shù)是治療卵巢良性囊腫的常用術(shù)式,微創(chuàng)技術(shù)逐漸在臨床醫(yī)學(xué)中廣泛應(yīng)用,對(duì)卵巢良性囊腫具顯著的診斷及治療價(jià)值,受到廣大醫(yī)師及患者青睞。本次研究就對(duì)開腹手術(shù)相比,腹腔鏡手術(shù)患者術(shù)中出血量降低,排氣時(shí)間及住院時(shí)間顯著縮短,而手術(shù)時(shí)間有所延長,數(shù)據(jù)有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。此結(jié)果證實(shí)了,腹腔鏡手術(shù)的應(yīng)用,在小切開內(nèi)實(shí)施手術(shù),會(huì)相應(yīng)延長患者手術(shù)時(shí)間,但手術(shù)創(chuàng)傷輕微,能減少患者術(shù)中出血量,患者早期下床活動(dòng),肛門排氣較早,也相應(yīng)縮短了患者住院時(shí)間。

2.1.2 事業(yè)環(huán)境因素

事業(yè)環(huán)境因素包括以下幾個(gè)方面:

(1)基礎(chǔ)平臺(tái)。指運(yùn)載信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)，主要指數(shù)字校園公共基礎(chǔ)三大平臺(tái):公共數(shù)據(jù)中心平臺(tái)、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)、統(tǒng)一信息門戶平臺(tái)［3］。

(2)已完成的信息系統(tǒng)。已完成的信息系統(tǒng)主要影響將建設(shè)的信息系統(tǒng)的接口需求，有時(shí)也會(huì)影響功能需求。

(3)校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。校園網(wǎng)絡(luò)主要有因特網(wǎng)(INTERNET)和中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)。網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息系統(tǒng)的性能需求有影響。有的信息系統(tǒng)如教學(xué)系統(tǒng)是要采用CERNET網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行通信的。

(4)軟件規(guī)范。高校一般有數(shù)字化校園用戶界面UI 規(guī)范和統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)是信息整合的關(guān)鍵，它使得各信息系統(tǒng)之間能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享以及相互訪問，全面提升高校信息化水平［4］。

(5)組織過程資產(chǎn)。組織過程資產(chǎn)包括學(xué)校學(xué)院信息化建設(shè)實(shí)施管理辦法等工作流程或制度。還包括信息系統(tǒng)建設(shè)的各種文檔模板等。

圖1 展示了一個(gè)示例，把上述的各種輸入經(jīng)過會(huì)議討論和專家判斷等形式，由信息化建設(shè)工作小組整理，最后形成該信息系統(tǒng)的建設(shè)方案，建設(shè)方案得到信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后就可以進(jìn)行下一步流程。

2.2 建設(shè)方案的內(nèi)容

圖1 信息系統(tǒng)建設(shè)方案的制定

(1)項(xiàng)目的由來:包括系統(tǒng)定義及范圍、項(xiàng)目背景、資金和需求依據(jù)。

(2)項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)原則。

(3)系統(tǒng)功能需求。

(4)系統(tǒng)總體框架、集成與運(yùn)行環(huán)境。

(5)項(xiàng)目總體里程碑計(jì)劃。

(6)項(xiàng)目建設(shè)分工。

(7)項(xiàng)目驗(yàn)收要求。

(8)建設(shè)團(tuán)隊(duì)主要成員及其權(quán)責(zé)。

3 項(xiàng)目的規(guī)劃實(shí)施

高校一般以招標(biāo)方式進(jìn)行采購，這可降低采購成本，提高采購質(zhì)量，確保學(xué)校利益最大化。第一步，中標(biāo)人(開發(fā)商)與學(xué)校簽訂合同后，即可派技術(shù)人員入駐學(xué)校，開始進(jìn)行軟件需求的調(diào)研。需求調(diào)研由使用部門和開發(fā)商主導(dǎo)，信息化建設(shè)工作小組協(xié)作進(jìn)行。其主要輸入是項(xiàng)目的建設(shè)方案和項(xiàng)目建設(shè)合同，通過訪談、研討會(huì)等技術(shù)，最后形成軟件需求規(guī)格說明書。軟件需求規(guī)格說明書是對(duì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求報(bào)告的細(xì)化，并附加了其他的一些需求，如非功能性需求和設(shè)計(jì)約束等。軟件需求規(guī)格說明書須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、信息化建設(shè)工作小組負(fù)責(zé)人、使用部門主管、開發(fā)商負(fù)責(zé)人審批后確定基準(zhǔn)。

第二步的工作則是制訂工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃等項(xiàng)目計(jì)劃。WBS 是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組件的過程［5］。這些計(jì)劃可只由信息化建設(shè)工作小組負(fù)責(zé)人和開發(fā)商負(fù)責(zé)人審批，確定基準(zhǔn)。

第三步則是開發(fā)商根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書進(jìn)行程序開發(fā)、內(nèi)部測(cè)試和BUG 修改。

第四步則是開發(fā)商和信息化建設(shè)工作小組一起進(jìn)行試運(yùn)行環(huán)境的部署。

第五步則是開發(fā)商組織，信息化建設(shè)工作小組協(xié)助，進(jìn)行試運(yùn)行前的各類用戶的培訓(xùn)。信息化建設(shè)工作小組和使用部門相關(guān)人員都會(huì)參加此培訓(xùn)。

第六步則是多方人員參與的系統(tǒng)試運(yùn)行。開發(fā)商根據(jù)信息化建設(shè)工作小組和使用部門的相關(guān)意見進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。

最后，系統(tǒng)竣工后，進(jìn)入最終的驗(yàn)收階段。

表1 是上述項(xiàng)目實(shí)施步驟總結(jié)，外加各步驟的工期示例。

表1 項(xiàng)目規(guī)劃實(shí)施步驟及工期示例

4 項(xiàng)目的監(jiān)控

PMBOK 定義項(xiàng)目的監(jiān)控為跟蹤、審查和報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃中確定的績(jī)效目標(biāo)的過程。

監(jiān)控過程要做好范圍控制。范圍控制中最重要的是變更控制問題。所有的針對(duì)軟件需求規(guī)格說明的變更，或者是工作計(jì)劃的變更，都要有一個(gè)書面申請(qǐng)?zhí)岢?、審核與批準(zhǔn)、實(shí)施與檢查、完結(jié)變更的過程。可以成立變更委員會(huì)(CCB)，由使用部門負(fù)責(zé)人、信息化建設(shè)工作小組的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、開發(fā)商負(fù)責(zé)人或其他任何必要的利益相關(guān)者組成。重大的變更必須過經(jīng)CCB 批準(zhǔn)后由指定的執(zhí)行人執(zhí)行，由指定的審核人進(jìn)行審核后，該變更才能完結(jié)。對(duì)于緊急變更，由高級(jí)管理層根據(jù)重要性和緊迫性進(jìn)行判斷，確定其優(yōu)先級(jí)和影響程度，即時(shí)進(jìn)行相應(yīng)處理。事后要補(bǔ)全相關(guān)的變更文檔材料。

控制進(jìn)度時(shí)要首先根據(jù)前面的WBS 和詳細(xì)的項(xiàng)目工作計(jì)劃做好每日的工作。其次在實(shí)施階段做好進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)工作，調(diào)配各方資源，保證項(xiàng)目順利實(shí)施［6］。開發(fā)商定期與信息化建設(shè)工作小組、使用部門召開會(huì)議，并提供相關(guān)的工作績(jī)效報(bào)告。信息化建設(shè)工作小組負(fù)責(zé)對(duì)各種工作績(jī)效報(bào)告進(jìn)行分析，提出整改意見。

控制質(zhì)量時(shí)要做好事前、事中、事后的控制。事前要選擇信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的開發(fā)商，并在項(xiàng)目實(shí)施前編制質(zhì)量管理計(jì)劃。實(shí)施中信息化建設(shè)工作小組可以對(duì)開發(fā)商進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)工作，例如審計(jì)軟件的配置管理、變更等情況。項(xiàng)目建設(shè)好以后進(jìn)入質(zhì)保期，如有問題一定要及時(shí)糾正和記錄。

關(guān)于成本控制，在合同中，一般規(guī)定開發(fā)商(乙方)以包干的方式使用開發(fā)經(jīng)費(fèi)和報(bào)酬，所以從高校(甲方)的角度來看，不存在后續(xù)的控制成本的工作，但高?？梢杂觅|(zhì)詢的方式檢查開發(fā)商的經(jīng)費(fèi)使用情況。

關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)控制，要在合同明確技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)定方式和費(fèi)用承擔(dān)方，認(rèn)定技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的基本內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的存在、范圍、程度及損失大小等，并約定如發(fā)生非人主觀因素的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，高校和開發(fā)商雙方如何承擔(dān)損失。

5 項(xiàng)目的收尾

結(jié)束項(xiàng)目是完結(jié)所有項(xiàng)目管理過程組的所有活動(dòng)，以正式結(jié)束項(xiàng)目的過程。其輸入為項(xiàng)目管理計(jì)劃、驗(yàn)收的可交付成果、組織過程資產(chǎn)，通過專家判斷、分析技術(shù)、會(huì)議的工具與技術(shù)，一方面輸出最終產(chǎn)品、服務(wù)或成果移交，另一方面使組織過程資產(chǎn)得以更新。

項(xiàng)目驗(yàn)收前應(yīng)具備的條件有:軟件按設(shè)計(jì)文檔和合同規(guī)定的需求完成實(shí)施［7］;與項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施相關(guān)的各項(xiàng)文檔完整，符合驗(yàn)收規(guī)定;軟件質(zhì)量確認(rèn)合格;軟件經(jīng)歷上線試運(yùn)行階段，得到用戶認(rèn)可。

在高校信息系統(tǒng)建設(shè)的結(jié)束項(xiàng)目階段，可采用召開一個(gè)驗(yàn)收評(píng)審會(huì)議的方式。會(huì)議參與人和會(huì)議職責(zé)如表2 所示。

表2 驗(yàn)收評(píng)審會(huì)議人員及其職責(zé)

其驗(yàn)收材料可包括:項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施計(jì)劃、軟件需求規(guī)格說明書、需求變更記錄、系統(tǒng)概要及詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃及測(cè)試報(bào)告、使用說明書、維護(hù)文檔、信息系統(tǒng)培訓(xùn)文檔、系統(tǒng)源代碼及安裝包、驗(yàn)收申請(qǐng)書、開發(fā)實(shí)施總結(jié)報(bào)告、系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目合同等。

項(xiàng)目的各種文檔在驗(yàn)收評(píng)審會(huì)議通過后要做好歸檔和備份工作，必要時(shí)并將原件移交給檔案管理部門存檔。

6 結(jié)語

目前，各大高校以“數(shù)字化校園”為主線，需要建設(shè)許多信息系統(tǒng)，包含辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)、人力資源綜合系統(tǒng)、學(xué)工綜合系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、招生報(bào)名系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、數(shù)字圖書館系統(tǒng)等。如果這些項(xiàng)目本著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整合資源、應(yīng)用驅(qū)動(dòng)、分類推進(jìn)的原則，采用項(xiàng)目管理技術(shù)進(jìn)行建設(shè)，一定可以提高信息系統(tǒng)整體質(zhì)量和水平，利于系統(tǒng)的維護(hù)和可持續(xù)發(fā)展，減少不必要的重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。

本文的管理技術(shù)在某高校的一些信息系統(tǒng)建設(shè)中得到實(shí)踐，取得了良好的效果，希望能在更多高校的信息系統(tǒng)建設(shè)中得到推廣和改進(jìn)。

［1］ 中國人民共和國教育部. 國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010 -2020 年)［N］，中國教育報(bào)，2010-03-01.

［2］ 項(xiàng)目管理協(xié)會(huì). 項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南［M］ . 王勇，張斌，譯. 北京:電子工業(yè)出版社，2013.

［3］ 麥曉冬，袁先珍. 基于SOA 架構(gòu)的數(shù)字校園公共基礎(chǔ)平臺(tái)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］. 軟件導(dǎo)刊，2014，13 (4):87-89.

［4］ 鄭海英，鄭雅良. 我國高校信息化建設(shè)發(fā)展路徑探析. 沈陽工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)［J］，2010，3 (2):175-178.

［5］ 趙愛玲. 項(xiàng)目管理技術(shù)在國家審計(jì)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用. 審計(jì)研究［J］，2011 (5):45-50.

［6］ 張瓊，現(xiàn)代項(xiàng)目管理在校園信息化項(xiàng)目中的應(yīng)用研究. 贛南師范學(xué)院學(xué)報(bào)［J］，2012 (6):87-90.

［7］ 呂維鋒，吳佳穎. 工程項(xiàng)目驗(yàn)收管理研究［J］. 項(xiàng)目管理技術(shù)，2011，9 (3):66-70. PMT