論高校檔案信息化管理建設(shè)

毛凌

摘 要：檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常系統(tǒng)化的工程，這項(xiàng)工程要與學(xué)校的信息化工作互相融和、共同發(fā)展，但要保障信息安全。雖然信息化十分重要，但這種“數(shù)字化檔案”的建立必須要有序發(fā)展，不能急功近利。同時，管理檔案軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)用也要符合檔案信息工作的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化管理；數(shù)據(jù)庫；檔案工作者

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.041

1 檔案信息化的概念和建設(shè)

1.1 信息化的概念

1.1.1 狹義概念

檔案信息化的狹義概念為：使有現(xiàn)實(shí)開發(fā)價值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確指出，檔案信息化完成工作是近期信息化整理的重點(diǎn)工作任務(wù)。由于有統(tǒng)一規(guī)定，因此，學(xué)校信息化建設(shè)過程中必須要按照規(guī)劃進(jìn)行，建設(shè)過程要一致，工作等級要明確，檔案信息的安全性一定要有保證，且檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備也要充足。此外，對于歸檔文件、檔案管理和規(guī)范管理還需要進(jìn)一步強(qiáng)化，將所有方面相結(jié)合，從而有效進(jìn)行檔案管理和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

1.1.2 廣義概念

檔案信息化的廣義概念為：檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)和促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策。由此可見，整理檔案時不能簡單地對各類檔案進(jìn)行數(shù)字化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也是非常重要的，與檔案信息化建設(shè)的地位是相同的。因此，想要開展檔案數(shù)字化建設(shè)，就必須與各個方面相結(jié)合，共同促進(jìn)信息化建設(shè)。

1.2 檔案信息化建設(shè)的策略

要想正確使用檔案信息化的建設(shè)方法，要從以下3個角度出發(fā)。

1.2.1 檔案工作者

要想做好檔案信息化建設(shè)，相關(guān)人員必須要有較高的素質(zhì)，

不僅指具有專業(yè)化素質(zhì)，個人素質(zhì)也非常重要。此外，工作者不僅是指檔案管理人員和保管人員，還有檔案信息管理的所有人和提供人。一個真正的有素質(zhì)的檔案管理人必須要有很好的基本理論、專業(yè)知識和學(xué)術(shù)修養(yǎng)，還要具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)體系綜合發(fā)展能力。只有這樣，才會做好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作，做好網(wǎng)絡(luò)工作中的檔案信息資源拓展。由此可見，要想做好該工作，就要對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和相應(yīng)的教育輔導(dǎo)，廣泛提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和知識含量，使工作人員盡快了解和掌握所需要的知識、體系和技能，按時、有效地調(diào)整、優(yōu)化知識體系。此外，還要提升綜合素質(zhì)，為檔案的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2.2 檔案規(guī)范化

應(yīng)將工作重點(diǎn)放在提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和檔案工作的規(guī)范化上，想要進(jìn)一步發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，要保證檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并正確掌握互利共存的關(guān)系。此外，想要做好這些任務(wù)，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄。檔案信息管理工作的內(nèi)容非常多，工作過程極其煩瑣。想要保證檔案管理的正式性和規(guī)則性，使人們方便、迅速地在網(wǎng)上查詢所需要的信息，就一定要保證檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，否則，可能會導(dǎo)致使用者無法快速、精準(zhǔn)地找到他們所需要的信息；要設(shè)定嚴(yán)格的規(guī)章制度，高校檔案需要良好的保密管理，融和中等學(xué)校的實(shí)際情況，設(shè)立包括檔案信息資源、計(jì)算機(jī)所有活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法的網(wǎng)絡(luò)。

1.2.3 提升意識

想要更快、更好地完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)，除了一些外在提升外，還應(yīng)強(qiáng)化人的意識，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的根本。因此，為了更好地進(jìn)行建設(shè)檔案信息化建設(shè)，必須提高相關(guān)人員的認(rèn)識高度，使他們充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性。意識建設(shè)不僅要從基層做起，領(lǐng)導(dǎo)更為重要，需要依靠領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)和強(qiáng)化這種意識，同時，從基層渲染，各方面共同進(jìn)行，從而樹立完善的檔案管理意識。此外，還要重視人才的使用，廣納賢良，可以提前培養(yǎng)相關(guān)學(xué)業(yè)和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)的學(xué)生，因此，要關(guān)注檔案工作者的培訓(xùn)工作，以適應(yīng)快速改變的計(jì)劃。

2 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案信息化資源管理不夠集中

隨著我國越來越多的年輕人走進(jìn)大學(xué)校園，越來越多的學(xué)生檔案需要被建立，有的學(xué)校甚至開設(shè)了新的院系，導(dǎo)致檔案分類越來越復(fù)雜，檔案資源數(shù)量迅速增長。此外，教師也在不斷變動，信息在不斷更新，有的學(xué)校信息量過大，因此，很多部門都設(shè)有獨(dú)立的分支網(wǎng)站，比如后勤、財(cái)務(wù)等，導(dǎo)致文件數(shù)量劇增，這些文件都需要及時、準(zhǔn)確地被檔案管理部門分類。只有這樣，才能發(fā)揮檔案整理的真正目的。因此，很多學(xué)校都無法整理大量的信息檔案，進(jìn)而導(dǎo)致信息化檔案的任務(wù)量越來越大，信息的整理工作也越來越復(fù)雜。

2.2 檔案信息泄露風(fēng)險

高校檔案信息的類別十分冗雜，有教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)和后勤等，甚至還會涉及國家級檔案，而在檔案信息化的過程中，過程繁復(fù)、經(jīng)手人多、信息量大，煩瑣的過程非常容易導(dǎo)致檔案信息泄露或文件遺失。

2.3 電子文件易篡改，不易保存

電子文件的存儲十分簡單，復(fù)制十分容易，且文件在更改時沒有任何痕跡，更改簡便，因此，在實(shí)際工作中我們?nèi)耘f依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為憑證。雖然已經(jīng)出臺了《電子文件簽名法》，但這是理論性的，一旦應(yīng)用到實(shí)際的工作中，就會產(chǎn)生大量無法解決的問題。此外，電子文件并不是實(shí)物，信息與載體不同體，而現(xiàn)代的儲存系統(tǒng)又在不斷更新，產(chǎn)生了復(fù)雜的存儲問題。

3 解決方案

3.1 信息資源整合

想要化繁為簡，就要通過整合來完成。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，確定哪些信息需要?dú)w檔，由各部門分開處理后再整體整合。需要整合的數(shù)據(jù)數(shù)量非常大，且種類非常多。很多部門都會有大量信息的產(chǎn)生，積少成多，比如財(cái)務(wù)部門每天都會產(chǎn)生報(bào)表；學(xué)籍處每年都有大量的學(xué)籍錄取。這些都是通過網(wǎng)上管理的，且處理過程非常復(fù)雜，在傳遞中也會產(chǎn)生很多的副產(chǎn)信息。此外，由于信息的不斷增多，很多院系都設(shè)置了自己的分支網(wǎng)站，很多信息都通過網(wǎng)上平臺公布。這些信息不是實(shí)體物質(zhì)，可在網(wǎng)上進(jìn)行有目的的分類，較容易歸類?？衫眠@種優(yōu)勢對信息進(jìn)行管理，通過目標(biāo)性搜索，信息整合完成后通過分析和調(diào)查，追蹤好信息的出處。只有這樣，才能確立一個涵蓋校內(nèi)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)，規(guī)定時間接收信息資源，進(jìn)行有規(guī)律的資調(diào)整合和管理。

3.2 信息安全策略

高校已經(jīng)具有了成型的資源整合體系，但缺少安全系統(tǒng)。有的高等院校還在使用普通的家用計(jì)算機(jī)殺毒軟件，而這樣家庭殺毒軟件對惡性蠕蟲病毒而言沒有抵抗能力，一旦計(jì)算機(jī)被這種病毒入侵，只能將所有電腦全部斷開，逐臺掃描，工程量巨大。

對于該問題，可從以下3個層面解決：①技術(shù)層面。部署網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件、硬件防火墻，聘用專業(yè)的網(wǎng)站維護(hù)人員并培訓(xùn)，合格后使用。②策略層面。建立嚴(yán)格的安全制度，嚴(yán)格杜絕非法操作。③管理層面。按照規(guī)定的時間進(jìn)行維護(hù)、升級。

3.3 信息的保存

信息通過網(wǎng)絡(luò)載體保存時，系統(tǒng)更新等情況容易導(dǎo)致信息丟失，且信息容易被篡改。因此，信息需要備份，但并不是整體資源備份，而是將信息的原稿保存落實(shí)到每個人身上，分工完成。

4 結(jié)束語

檔案信息化是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，耗費(fèi)的時間較長，檔案管理要進(jìn)行整理、歸類、更新，還要遵從和制訂相應(yīng)的規(guī)則，且規(guī)則要根據(jù)相應(yīng)的政策不斷更新，是一項(xiàng)龐大的工程。本文對檔案信息建設(shè)的內(nèi)涵進(jìn)行了解釋，提出了資源較散、信息安全和不易儲存的問題，并提出了簡單的建議。對于檔案信息化建設(shè)管理，要從多方面共同完成信息化建設(shè)。工作時，要積極與其他部門溝通，完善信息化建設(shè)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]陳霞.談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)模式的構(gòu)建[J].檔案時空，2007（04）.

[2]任贊峰.試論高校檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2008（06）.

〔編輯：張思楠〕