淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

（湖北省咸寧市廣播電視大學(xué)437100）

淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

余明紅（湖北省咸寧市廣播電視大學(xué)437100）

新時(shí)期檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案管理工作者所面臨的問(wèn)題。在加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，把握服務(wù)方向、提高人員素質(zhì)、做好案卷整理和檔案研編工作則是檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。本文分析和討論了檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案館管理現(xiàn)代化

在檔案管理日益完善的今天，檔案工作的實(shí)踐表明：要想實(shí)現(xiàn)檔案館管理工作現(xiàn)代化，就必須要加強(qiáng)服務(wù)，要建立一支專業(yè)化、素質(zhì)化、政治基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)、業(yè)務(wù)熟練的檔案隊(duì)伍，檔案管理的規(guī)范化也是檔案管理走向現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，因此，在搞好硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)服務(wù)、做好案卷整理和檔案的研編開發(fā)工作是檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要把握服務(wù)的方向

檔案工作履行其服務(wù)職能一定要有正確而堅(jiān)定的政治目標(biāo)，能彰顯出分明的階級(jí)性。第二次全國(guó)檔案會(huì)議上提出的政策方針為檔案工作的方向指明了道路。實(shí)踐檢驗(yàn)證明，檔案工作必須在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，在正確的方針政策引導(dǎo)下，不停前進(jìn)發(fā)展，在我們社會(huì)主義建設(shè)的大道上堅(jiān)定不移地前進(jìn)。因此，檔案管理工作今后的發(fā)展關(guān)鍵是充分發(fā)揮其職能，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)形式，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，才能更好地為廣大人民群眾服務(wù)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高檔案管理員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)關(guān)系著檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。所以，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提是要提升管理人員的素質(zhì)。在當(dāng)前檔案管理工作不斷發(fā)展的時(shí)候，提高檔案管理人員的素質(zhì)和內(nèi)涵是很有必要的。

（一）檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)高

豐富的專業(yè)知識(shí)和較高的職業(yè)技能是檔案人員履行職責(zé)的有效保證。尤其是涉及信息的開發(fā)及研編的工作人員，必須憑借豐富的知識(shí)和專業(yè)的職業(yè)技能才能獲得成功。檔案管理人員除了需要繼承傳統(tǒng)的工作理念，還需要具備鉆研解決工作中出現(xiàn)新問(wèn)題的意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以完善檔案管理工作的理論和實(shí)踐。

（二）檔案管理現(xiàn)代化要求檔案管理人員政治素質(zhì)高

學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論是檔案人員的政治理論水平、政治態(tài)度及職業(yè)道德的范疇。建設(shè)中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，在關(guān)于檔案管理工作的原則上，必須保證與黨中央一致，確立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，嚴(yán)格執(zhí)行我國(guó)頒布的《檔案法》，保守機(jī)密，全身心投入到檔案管理事業(yè)中。

（三）檔案管理的現(xiàn)代化還要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的時(shí)代意識(shí)

時(shí)代意識(shí)指的是檔案管理人員需要有與時(shí)代相同的觀念意識(shí)。當(dāng)今是高速發(fā)展的信息化社會(huì)，檔案資源已成為當(dāng)今社會(huì)信息資源的重要部分。所以，要求檔案管理人員需要對(duì)檔案方面的信息資源有較強(qiáng)的認(rèn)知，還需要提升對(duì)檔案管理的能力，增強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)意識(shí)，以確保滿足各方面需求。此外，檔案管理人員也要大膽使用現(xiàn)代化設(shè)備手段，更新檔案設(shè)備，努力跟上時(shí)代節(jié)拍。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高工作的質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要提高工作質(zhì)量，實(shí)踐證明，檔案的案卷收集按保管期限、內(nèi)容相關(guān)進(jìn)行組卷、編號(hào)，基本上是同類或相似問(wèn)題組成一本案卷，按照組卷編號(hào)程序有序進(jìn)行的過(guò)程，是檔案案卷材料收集、整理、加工是否完整的重要因素，而案卷的立卷方法與案卷的裝訂質(zhì)量，則可能是決定檔案管理工作現(xiàn)代化質(zhì)量的操作性影響因素。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)踐中，我們除了要保證安排好立卷的方法，以便檔案管理的分類和檢索，還需要注意案卷的裝訂問(wèn)題，以提高檔案質(zhì)量，提高工作效益。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化就是要做好研編的事務(wù)

檔案利用工作這個(gè)環(huán)節(jié)中最為突出表現(xiàn)的就是檔案工作的服務(wù)性，其中檔案的檢索及開發(fā)研編檔案信息是檔案工作服務(wù)形式的兩大重要組成部分。

手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索這兩種檢索方式組成檔案檢索。其中占最大比例的要屬傳統(tǒng)的手工檢索，以至于在手工檢索的途徑中各檔案部門做了大量的研究工作，研究并開發(fā)出多樣形式的檢索工具。實(shí)踐證明，一部分檢索工具是編制得不夠科學(xué)化或是重復(fù)，這樣在用起來(lái)的時(shí)候帶來(lái)很多的不便，造成檔案使用者不常用，甚至更多的檔案人員不愿意去使用。求“多”不求“精”的現(xiàn)象在編制檢索工具中經(jīng)常出現(xiàn)，呈現(xiàn)了一個(gè)錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，目前人們認(rèn)為檔案工作服務(wù)質(zhì)量越好跟編制檢索工具越多是相輔相成的。但往往事實(shí)相反，大量的財(cái)力、人力，物力的浪費(fèi)正是因?yàn)榫幹屏瞬灰撞僮髑也豢茖W(xué)的檢索工具造成的，這樣服務(wù)質(zhì)量反而降低了。

選題不典型、選題的盲目性都是信息開發(fā)工作中存在的普遍問(wèn)題。很多檔案部門經(jīng)常存在隨便選題，編寫人數(shù)多的問(wèn)題，檔案編制質(zhì)量和層次都低下，實(shí)用性也不高，這都是為了應(yīng)付檢查而敷衍了事。雖然有時(shí)候有部分比較好的選題，但是存在編研的時(shí)效性偏差，這樣大大地影響了作用的發(fā)揮。

檔案部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變現(xiàn)有觀念，預(yù)防問(wèn)題的發(fā)生，形成良好的服務(wù)意識(shí)，樹立品牌觀念，制作出一套更為便利的檢索工具，進(jìn)行一種過(guò)渡——由手工到計(jì)算機(jī)的一種過(guò)渡，從而探索出自動(dòng)化檢索的有效途徑。同時(shí)，制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實(shí)現(xiàn)資源的共享。同時(shí)，要學(xué)會(huì)資源配置，提前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)。有方向、有目的地進(jìn)行選擇，從而突出重點(diǎn)，使開發(fā)信息具有特色性，積極處理問(wèn)題。利用現(xiàn)代化科技進(jìn)行編改修訂，縮短開發(fā)時(shí)間，通過(guò)開發(fā)新程序、新途徑把最有價(jià)值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

（責(zé)編 田彩霞）

余明紅（1968—），女，湖北咸寧人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理方向。