云存儲(chǔ)技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中研究與應(yīng)用

摘 要：近些年來，高校始終朝著信息化的方向快速發(fā)展，這進(jìn)一步提高了高校日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的檔案信息量。這些大量的教學(xué)檔案信息涉及到了多種內(nèi)容，例如文字、圖像以及影像等。而單純的依靠手工管理模式早已無法及時(shí)、有效的對(duì)這些大量的教學(xué)檔案進(jìn)行管理了，必須要引入新型的技術(shù)，而云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)此，本文介紹了現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理的發(fā)展情況與特點(diǎn)，指出了云存儲(chǔ)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，著重介紹了云存儲(chǔ)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：云存儲(chǔ)技術(shù)；教學(xué)檔案；管理

Cloud storage technology research and application in the teaching archives management of colleges and universities

YUAN Xin Fang

（Adult ministry of education ，Henan Mechanical and Electrical Engineering College， Xinxiang 453000，China）

Abstract： in recent years， always in the direction of the informatization rapid development of colleges and universities， which further improves the archives information produced in the daily teaching work in colleges and universities.These large Numbers of teaching archives information involves many contents， such as text， images and video.And simply rely on manual management mode has been unable to timely and effective for the large amount of teaching archives management， must be the introduction of new technology， and cloud storage technology arises at the historic moment.To this， this paper introduces the present development situation and characteristics of teaching archives management of colleges and universities， points out the advantage of the cloud storage technology， introduces the cloud storage technology in the application of the archives management work in colleges and universities.

Keywords： cloud storage technology；Teaching archives；management

對(duì)高校的檔案管理工作而言，不論是人力資源管理、財(cái)務(wù)管理還是教學(xué)管理都有著十分重要的意義，它們?yōu)榻窈蟮臎Q策制定與發(fā)展規(guī)劃提供了重要的數(shù)據(jù)信息依據(jù)。然而在目前的高校教學(xué)檔案管理中卻總是會(huì)出現(xiàn)各種問題，如文檔類型規(guī)范性缺乏等，這些問題嚴(yán)重制約了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1 我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

從整體上看，我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀可以總結(jié)為：①教學(xué)檔案管理內(nèi)容比較分散。高校教學(xué)工作本身的內(nèi)容比較多，并不僅僅包括教務(wù)處，同時(shí)還包括學(xué)生管理部門、教學(xué)督評(píng)部門等。而這些部門為達(dá)到本部門的工作目標(biāo)，往往會(huì)制作出各式各樣的教學(xué)文檔模板交到各專業(yè)任課教師手中，因?yàn)檫@些部門的教學(xué)文檔格式各異，且文檔類型也各有不同，導(dǎo)致教學(xué)檔案很難達(dá)到規(guī)范性與統(tǒng)一性要求[1]；②在高校的日常教學(xué)工作中，教學(xué)檔案時(shí)常需要進(jìn)行改動(dòng)，但是檔案管理工作卻明確指出檔案在建檔之后一律禁止改動(dòng)。由此可見，過去的檔案管理信息技術(shù)無法有效的滿足高校教學(xué)檔案管理工作的需求；③高校教學(xué)檔案通常包括多種種類，例如紙張、書籍、照片以及音頻文件等，這部分非電子類文檔往往會(huì)受制于計(jì)算機(jī)的硬件參數(shù)、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。過去的檔案管理信息系統(tǒng)大都通過附件的形式來保存這種非結(jié)構(gòu)化電子檔案，同時(shí)還手動(dòng)輸入相應(yīng)的電子檔案使用說明。所以，盡管這些教學(xué)文檔可以進(jìn)行歸集建檔，卻時(shí)常在調(diào)取信息環(huán)節(jié)發(fā)生文件失敗、使用說明介紹模糊、等多種問題，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的使用效率。

2 云存儲(chǔ)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

云存儲(chǔ)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，存儲(chǔ)管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化與智能化。也就是說，全部的存儲(chǔ)資源都集中到同一處，任何用戶都僅能看到唯一的一個(gè)存儲(chǔ)空間。其次，存儲(chǔ)效率有了明顯的提升[2]。借助虛擬化技術(shù)能夠有效的提高存儲(chǔ)空間的利用率，最大限度的減少浪費(fèi)率。與此同時(shí)，還能夠以自動(dòng)分配數(shù)據(jù)的方式來進(jìn)一步提升存儲(chǔ)空間的利用率，并表現(xiàn)出了負(fù)載均衡的優(yōu)勢(shì)。最后，云存儲(chǔ)技術(shù)在很大程度上達(dá)到了規(guī)模效應(yīng)與彈性擴(kuò)展，極大的減少了資金的投入與其他資源的浪費(fèi)。通過云存儲(chǔ)技術(shù)用戶可以在自己的云空間中自主的對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行管理，以此來緩解高校教學(xué)檔案內(nèi)容比較分散、類型比較多的現(xiàn)狀。

3 系統(tǒng)技術(shù)方案論證

從現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案信息管理工作的實(shí)際來看，其技術(shù)方案可包括：

（1）構(gòu)建全校檔案管理信息系統(tǒng)。這一方案就是通過數(shù)字化校園平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享機(jī)制把教學(xué)、科研等檔案都集合到同一個(gè)信息系統(tǒng)內(nèi)，從而對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理。而這一覆蓋到整個(gè)高校的檔案管理信息系統(tǒng)并不是無所不及的，它受到了高校數(shù)字化環(huán)境與信息化發(fā)展的程度的約束[3]。如果開發(fā)校級(jí)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，那么這不僅要消耗很長(zhǎng)的時(shí)間與財(cái)力，還會(huì)放棄現(xiàn)行的信息系統(tǒng)，而這部分的重復(fù)性建設(shè)又會(huì)進(jìn)一步增加資源的耗費(fèi)。所以，不論是從經(jīng)濟(jì)方面考慮還是在技術(shù)方面考慮都不可行。

（2）通過軟件數(shù)據(jù)中間件技術(shù)來整合學(xué)校教學(xué)文檔資源。借助數(shù)據(jù)中間件來檢索校內(nèi)已有多個(gè)信息系統(tǒng)內(nèi)的教學(xué)文檔數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還借助校園網(wǎng)將這部分教學(xué)檔案發(fā)送到目標(biāo)服務(wù)器。這一方案缺少頂層設(shè)計(jì)，使得系統(tǒng)未配備完善的信息管理體系。不僅如此，在教學(xué)文檔集中之后也不能及時(shí)、高效的對(duì)其進(jìn)行建檔和歸檔，進(jìn)一步造成了之后的教學(xué)檔案搜索、查看等服務(wù)質(zhì)量下降。

（3）借助云存儲(chǔ)技術(shù)綜合管理教學(xué)文檔[4]。這一方案的預(yù)定目標(biāo)就是建構(gòu)一個(gè)覆蓋全校的云存儲(chǔ)空間，再將該空間中分成私有云存儲(chǔ)空間和公共云存儲(chǔ)空間。其中，前者私有云存儲(chǔ)空間的“所有者”為涉及到教學(xué)檔案管理工作的終端用戶，這些用戶能夠借助這一空間來實(shí)現(xiàn)管理與維護(hù)個(gè)人教學(xué)檔案。而后者則是每隔一段時(shí)間就訪問其他的私有云空間，從而保持同步。

4 系統(tǒng)的組織架構(gòu)

以云存儲(chǔ)技術(shù)為重要基礎(chǔ)的檔案管理信息系統(tǒng)擁有多層體系架構(gòu)，如下圖1所示。

圖1基于云存儲(chǔ)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)體系架構(gòu)

由上圖可知，以云存儲(chǔ)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)體系架構(gòu)包括了三層，也就是：檔案數(shù)據(jù)采集層、檔案數(shù)據(jù)處理層以及檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用層。在這三層中，檔案數(shù)據(jù)采集層又分為了兩部分，私有云計(jì)算模塊和公共云計(jì)算模塊。在前者中，用戶能夠自主的對(duì)本模塊中的教學(xué)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理與維護(hù)。在后者中則能夠薩繆所有私有云存儲(chǔ)空間，把私有云存儲(chǔ)空間的信息資源“復(fù)制粘貼”在公有云存儲(chǔ)中。不僅如此，公有云存儲(chǔ)空間還能夠獲取到和高校教學(xué)檔案有關(guān)的所有信息系統(tǒng)中的信息[5]。檔案數(shù)據(jù)處理層需要使用到另外一大技術(shù)，那就是數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫會(huì)抽取、轉(zhuǎn)換以及加載檔案數(shù)據(jù)采集層已經(jīng)接收到的信息，同時(shí)還會(huì)按照高校教學(xué)檔案管理自身的情況來相應(yīng)的提升維表與度量，從而更好的達(dá)到用戶的檔案數(shù)據(jù)挖掘與統(tǒng)計(jì)、查詢要求。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用層通常包括了教學(xué)檔案信息搜索、挖掘、傳送以及共享等項(xiàng)功能。對(duì)上一層數(shù)據(jù)倉庫進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問之后，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用層能夠獲得有著多維信息特點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)模型，而借助此模型能夠進(jìn)一步拓展出更多的關(guān)鍵檔案信息服務(wù)。

5 系統(tǒng)在教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

引入云存儲(chǔ)技術(shù)之后的高校教學(xué)檔案信息系統(tǒng)和過去的檔案信息管理相較而言有著多種優(yōu)點(diǎn)，主要包括：

（1）為廣大用戶提供了更大的方便，有效降低了信息管理工作的難度；

（2）將檔案信息都保存到云端，從而為其管理工作提供了便利，不論是工作交接還是器械的調(diào)整均不會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響[6]；

（3）借助輔助技術(shù)，即數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)所建立的檔案信息模型能夠順利的實(shí)現(xiàn)未來時(shí)間里的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工作，從而為信息的深度挖掘與探索奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；

（4）把學(xué)校內(nèi)部和教學(xué)檔案相關(guān)的信息系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合到一起，從而達(dá)到教學(xué)檔案數(shù)據(jù)信息的共享目標(biāo)，特別是類型各式各樣的教學(xué)檔案。在這一系統(tǒng)中，廣大用戶能夠直接通過云端服務(wù)器來進(jìn)行文件的搜索與閱覽，從而有效的降低了教學(xué)檔案信息的浪費(fèi)。

6 技術(shù)展望

云存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)與在高校檔案管理工作的引入在很大程度上緩解了目前高校教學(xué)檔案信息管理過程中遭遇的多種難題，同時(shí)還有效的降低了這一工作的技術(shù)門檻。借助云儲(chǔ)存技術(shù)用戶可以通過多種數(shù)字終端進(jìn)入檔案信息，從而有效提升了高校檔案管理水平。因此，在信息技術(shù)持續(xù)提升的未來時(shí)間與高校的進(jìn)一步建設(shè)過程中，高校的教學(xué)檔案管理工作將會(huì)進(jìn)一步朝著信息化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王佳雋.云計(jì)算技術(shù)發(fā)展分析及其應(yīng)用探討[J].計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì).2010（20）：37-38

[2]李坤.云計(jì)算下的客尸端選擇[J].考試周刊.2010（43）：29-30

[3]儲(chǔ)軍亮.云計(jì)算用于網(wǎng)絡(luò)科技信息資源整合服務(wù)初探[J].中國(guó)科技資源導(dǎo)刊.2010（06）：47-50

[4]孫培燕.云計(jì)算技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用[J].情報(bào)科學(xué).2011（04）：65-66

[5]馮永財(cái).圖書館云計(jì)算的應(yīng)用研究與實(shí)踐構(gòu)想[J].圖書館理論與實(shí)踐.2011（07）：107-109

[6]方韻.云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息化的影響和啟示[J].檔案學(xué)研究.2010（04）：87-88

作者簡(jiǎn)介

袁新芳（1966-），女，江蘇宜興人，講師，本科，研究方向：檔案學(xué)。