如何做好檔案管理工作

孟克其其克

摘 要：檔案管理是關(guān)乎社會(huì)進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。特別是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)期，做好檔案工作尤為重要。本文分析了檔案管理的重要性，提出了一些做好檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；建議

檔案在當(dāng)今社會(huì)具有重要作用，做好檔案工作可以有效的促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的管理以及社會(huì)的進(jìn)步，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，我們要不斷的創(chuàng)新，改革我們得檔案管理制度，結(jié)合現(xiàn)代科技技術(shù)，把檔案管理工作做到最好，為社會(huì)和人民做出貢獻(xiàn)。

一、檔案的管理工作其重要性

首先，檔案的管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)科學(xué)性的工作。我們從檔案管理工作的本身出發(fā)，它是一項(xiàng)管理性質(zhì)的工作。但它有別于其他類(lèi)型的管理工作，它不僅僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)成文件的管理，還要采用比較先進(jìn)的科學(xué)手段和方法，對(duì)檔案中的資料進(jìn)行系統(tǒng)的分析和篩選，通過(guò)各種各樣的手段滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)的需求。從某一個(gè)特定的機(jī)關(guān)單位或部門(mén)的檔案管理工作來(lái)看，它又是不可缺少的組成部分。其次，對(duì)比其他工作的性質(zhì)來(lái)看，檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的行業(yè)，檔案管理的部門(mén)都是根據(jù)社會(huì)利用不同檔案的需要對(duì)檔案進(jìn)行整理的。那么這就要求檔案的管理者應(yīng)該具有足夠的服務(wù)意識(shí)，努力的為社會(huì)的建設(shè)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

二、做好檔案管理工作建議

（一）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理工作檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案管理工作的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門(mén)都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）堅(jiān)持創(chuàng)新

1.工作的思路要?jiǎng)?chuàng)新

檔案的管理工作是很容易被人忽視的工作，因此，要想創(chuàng)新，就必須要深入的對(duì)其進(jìn)行調(diào)查和研究，掌握實(shí)情，開(kāi)闊自己的視野，從而理清工作的思路，研究出適當(dāng)?shù)墓ぷ鲗?duì)策，大膽的嘗試和實(shí)踐，最終形成創(chuàng)新的成果。

2.整體的工作要?jiǎng)?chuàng)新

要選擇和樹(shù)立在檔案的管理工作中的典型，獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)有突出貢獻(xiàn)的工作人員，激勵(lì)并鞭策后進(jìn)的工作人員，從而促進(jìn)整體的檔案管理工作能夠上水平上臺(tái)階。要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，共同解決管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以典型來(lái)帶動(dòng)整體的管理工作。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認(rèn)為：只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備檔案管理工作職責(zé)服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、計(jì)劃管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)。同時(shí)結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點(diǎn)對(duì)最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。

（四）檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，立足于法，搞好建章立制堅(jiān)持工作理念創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合、利用好檔案、提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平等方法把我們的檔案工作做到最好，為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)發(fā)展做出應(yīng)有的業(yè)績(jī)。

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